Plataforma para atención al cliente

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Este proyecto se desarrolla en la sucursal de Valley International Supply ubicada en la ciudad de Matamoros, Tamaulipas, ya que esta es la oficina principal en la que se desarrollan todos los procesos administrativos, tecnológicos, publicitarios y de atención al cliente. La razón por la que la propuesta de solución se requiere poner en marcha en la sucursal antes mencionada, es porque requerirá apoyo del departamento de tecnologías de la información (IT), para crear la plataforma planeada y que esta sea elaborada con éxito.

Matamoros se destaca por ser una de las ciudades con mayor auge de productividad gracias a la industria maquiladora, sobre todo empresas dedicadas a la automatización industrial. A pesar de esta situación, la ciudad cuenta con pocas distribuidoras de materiales industriales para las maquiladoras. Estas se ven forzadas a buscar insumos y materia prima en ciudadades o países aledaños, por lo que Valley International Supply no cuenta con demasiada competencia en dicha ciudad, pero si en otras ciudades de México. Esto se toma como una gran ventaja para mejorar el sistema de atención al cliente y con ello posicionarse como la distribuidora de automatización industrial líder en la ciudad de Matamoros, y una de las más importantes en el resto del país.

Al contar la empresa con una alta carta de clientes no solo en la ciudad de Matamoros, sino también en el resto de México y ciudades en Estados Unidos, Honduras y Guatemala es posible explotar esta ventaja competitiva al máximo al sincronizar todas las sucursales y fusionar la atención al cliente un solo sistema.

“En México, la inversión en el mercado de canales y tecnología de automatización industrial se acerca a 250 millones de dólares, por lo que el país encabeza la lista de las naciones más dinámicas en este rubro”. (Crónica 2014)

ANALISIS DE LA PROBLEMÁTICA EN EL CONTEXTO

PROPUESTA DE SOLUCION

Actualmente la empresa Valley International Supply cuenta con una página que contiene los siguientes aspectos:

- Mensaje de bienvenida

- Reseña acerca de la empresa, misión y visión

- Marcas y productos que distribuye

- Formas de contacto

Debido a que la propuesta de solución para la problemática expuesta anteriormente en este proyecto se basa en crear una plataforma online a la que puedan acceder los clientes, se propone seguir el camino más viable y económico para la empresa, el cual seria mejorar la pagina web con la que ya cuenta la empresa y crear un acceso a clientes desde la misma.

Para crear dicha plataforma, será necesario realizar lo siguiente:

- Elaborar un plan de acción.

- Seleccionar un líder de proyecto.

- Revisar las herramientas y el presupuesto necesarios.

- Que el líder trabaje en conjunto con las áreas de tecnologías de la información, servicio a cliente, compras y contabilidad.

- Que el departamento de sistemas de la información diseñe la plataforma electrónica y posteriormente lo exponga al líder del proyecto.

- Implantar un tiempo específico para que este se ponga en marcha.

- Finalmente, implementar un periodo de prueba.

Para el diseño de la plataforma, el departamento de tecnologías de la información necesitara de los siguientes datos:

- Marcas.

- Números de parte.

- Descripción teórica, grafica y técnica del artículo.

- Precios.

- Tiempos de entrega

- Costos de envió.

- Políticas de la empresa.

Para lo anterior será necesario hacer un diagnostico de cuáles son los artículos que más se han vendido en los últimos tres años de cada marca. Posteriormente, será necesario que el departamento de compras se ponga en contacto con los proveedores para recabar los precios actuales de cada artículo.

Una vez recabada la información anterior, los departamentos de ventas y contabilidad deberán proporcionar el precio con utilidad de cada artículo. Así mismo, el departamento de ventas deberá proporcionar los nombres de los clientes frecuentes.

Debido a que se trabaja con varios artículos anualmente y a que la información a recabar es muy extensa, el periodo para obtener la información necesaria y diseñar la plataforma será de 6 a 8 meses.

Una vez lista la plataforma el siguiente paso será proporcionarle a los clientes frecuentes un formulario para que creen un nombre de usuario y contraseña y con ello tengan acceso a la plataforma cada que lo requieran. En dicha plataforma los clientes podrán visualizar la siguiente información:

- Precios y tiempos de entrega

- Estatus de su orden de compra al ingresar numero de orden

- Fechas de envió

- Numero de guía, destino y envíos de las ordenes

CONCLUSIONES

De poner en marcha la propuesta de solucion anteriormente redactada, la productividad de la compañía mejorara considerablemente. Asi mismo, la empresa será capaz de proporcionar un servicio al cliente mas efectivo, eficiente y eficaz al permitirle a los empleados proporcionar un mejor servicio con la ayuda de la plataforma. Los empleados usaran un mejor uso de su tiempo al momento de cotizar, colocar ordenes de compra, realizar inventario, logística, etc.