SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

...

6.3 DRM. Director de Recursos Materiales.

6.4 AA. Asistente Administrativo.

7 METODO DE TRABAJO

Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Control de Bienes de Consumo y de Activo Fijo.

7.1 DIAGRAMAS DE FLUJO

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- DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Responsable

Paso

Actividad

Documento de Trabajo

Asistente Administrativo

1.

Elabora programa para inventarios físicos.

1.1

Elabora el programa para el levantamiento de inventarios físicos de bienes de consumo y activo fijo.

Programa de Inventario

1.2

Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las áreas de la Institución los días en que se llevará a cabo la toma del padrón inventarial de activo fijo.

Correo Electrónico

y/o Circular

1.3

Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las áreas de la Institución los días que el Almacén no surtirá artículos y materiales.

1.4

Realiza por medio del Sistema de Almacén, la impresión de artículos y materiales.

Listado de Materiales

2.

Elabora etiquetas de identificación para inventarios.

Etiquetas de Identificación de Inventario

2.1

Elabora las etiquetas de identificación de inventario físico de activo fijo,

2.2

Elabora marbetes de identificación de artículos y materiales de oficina contenidos en el almacén.

Marbetes

3.

Lleva a cabo el levantamiento de inventarios

Hoja de Control

3.1

Para el activo fijo

Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario y en su caso el No. de Serie y Modelo del activo y coloca etiqueta de identificación.

3.2

Localiza la ubicación y el nombre del usuario responsable del bien.

3.3

Para bienes de consumo

Efectúa el conteo de artículos del almacén y anota en listado el resultado del conteo por artículo.

Listado de Materiales

4.

Captura en Sistema Información del Inventario

Base de datos electrónica

Resguardo de Activos

Anexo 1

4.1

Para el activo fijo

Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza el resguardo correspondiente.

4.2

Recaba firma en el resguardo y entregar al usuario un tanto del mismo.

Base de datos electrónica

Reporte

4.3

Para bienes de consumo

Captura en el Sistema de Control de Almacén el resultado del Inventario.

4.4

Turna al Director de Recursos Materiales el reporte de evaluación del inventario.

Director de Recursos Materiales

5.

Revisa reporte de evaluación de inventario.

Reporte

5.1

Revisa que el reporte de evaluación del inventario no presente diferencia mayor al 10% del valor total en existencias del Almacén General contra las cifras del Sistema de Almacén.

5.2

Informa al Órgano Interno de Control el resultado del inventario.

6.

Recibe ajustes y recomendación

6.1