UN INSTRUCTIVO TOMA FISICA DE INVENTARIO

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registraron en el sistema hasta las 8pm

Nota: No debe quedar inventario en tránsito o pendiente por recibir

3. Corte de documentos

Esta actividad deberá ser realizada por cada uno de los supervisores de los puntos de venta a cargo

Se debe dejar evidencia en el formato “Corte de documentos” de los 2 últimos movimientos de inventarios registrados en de:

3.1. Factura de venta

3.2. Factura de compra

3.3. Documento de traspaso

3.4. Documento de baja

3.5. Orden de fabricación (todos las órdenes de producción deben estar cerradas), solo aplica para las centrale

Ver modelo del formato a continuación:

Se debe hacer la validación de los documentos físicos vs sistema y debe ser enviado el formato junto con los soportes al auxiliar de inventario o a la persona correspondiente.

 CONTEOS FÍSICOS

Se debe garantizar el conteo del 100% de las referencias de la tienda

4. Para realizar el primer y segundo conteo (Obligatorio) físico cada punto de venta usará el formato definido para éste denominado “FORMATO PLANILLA DE CONTEO INVENTARIO ” el cual será diligenciado inicialmente ( 3 primeras columnas) por el supervisor según planometría y entregado de forma física a cada uno de los involucrados, así:

• Es importante tener en cuenta para el conteo que las unidades de medida serán enviadas directamente por Auxiliar de Retail a cada uno de los PDV para que cada supervisor las pueda registrar en los formatos que imprimirá y entregará a cada equipo de sus PDV.

5. El supervisor debe registrar en el formato Excel las unidades con los resultados del primer y segundo conteo, con el fin de comparar los resultados de estos conteos e identificar las diferencias vs. las existencias en sistema en caso de presentar diferencias se debe realizar un tercer conteo de las y así determinar un valor definitivo.

Se debe dejar evidencia tanto física como en Excel de los conteos con la firma de las personas que participaron en el inventario, según la planometría designada por el supervisor al inicio del conteo.

La evidencia física de estos formatos debe ser archivada en el PDV, en la carpeta correspondiente, durante un año y luego se enviará a archivo inactivo.

Es importante, aclarar que los 2 conteos de cada referencia deberán ser realizado por personas diferentes, igualmente designadas por el supervisor (Obligatorio).

 DETERMINACIÓN Y ANALISIS DE DIFERENCIAS

6. El conteo definitivo por punto de venta debe ser aprobado por el supervisor, analizado asegurando la calidad de la información y enviado vía email a Auxiliar de Retail

7. La mesa de control realizara la comparación de las unidades del conteo definitivo con el “inventario teórico del sistema” con el fin de determinar las diferencias finales, las cuales deben ser revisadas y justificadas con el supervisor.

8. El porcentaje máximo de ajuste de inventarios permitido por punto de venta deberá ser hasta el 0,5% del valor del costo de su inventario. En caso que supere este porcentaje las diferencias deberán ser aprobadas mediante correo electrónico por la Gerencia Operativa o la Gerencia Comercial de Retail dependiendo de la justificación de la diferencia.

9. Luego de cada supervisor envíe los inventarios al Auxiliar Retail éste le enviarán las diferencias encontradas entre lo reportado y el inventario teórico y el supervisor tendrán 1 hora y 30 minutos para sustentar las diferencias. De no tener ninguna respuesta en este lapso, el auxiliar de TI cargará el conteo tal cual esté, las justificaciones deberán ser dadas de igual forma a la gerencia Operativa o Gerencia Comercial quiénes tomarán las medidas a tomar según corresponda.

Es importante resaltar que el incumplimiento de los procedimientos establecidos para la toma de inventarios será causal de sanciones