Toma de inventario de existencias

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Ahora, dependiendo del tipo de administración que se haga del inventario cambiará un poco la elaboración del Estado de Resultados.

La administración o manejo de los inventarios podrá hacerse bajo el esquema de Inventarios Periódicos o de Inventarios permanentes.

Los inventarios periódicos nos obligarán siempre a contar, relacionar las existencias para finalmente valorizarlas y obtener de este modo el valor global del inventario de mercancías.

Por su parte, los inventarios permanentes y cualquiera de los diferentes sistemas que se usen, nos obligará a controlar las existencias físicas mediante tarjetas kardex individuales o mediante lecturas sistematizadas con códigos de barras.

La utilización de los sistemas de administración de inventarios obliga a cambios en el manejo contable (utilización de cuentas).

- El Contador General en función a los papeles de trabajo elaborará un informe de inventario que será entregado a la Gerencia de Administración y Finanzas para que esta determine el destino de las diferencias de inventario previo análisis e instancias que correspondan en estos casos.

- El Departamento de Almacenes será notificado para que proceda a procesar las diferencias de inventario en el kardex físico con las correspondientes Notas de Ingreso y Salida por diferencias de Inventario. El Departamento de Contabilidad de igual forma procederá a contabilizar y procesar en el registro de kardex valorado de almacén dichas diferencias contra una cuenta denominada variaciones de inventario positivas o negativas según sea el caso.

- La Gerencia de Administración y Finanzas en función al resultado de inventario, solicitará al jefe del Departamento de Logística un informe que determine las causas de las variaciones. Deberá tener en cuenta los criterios que se detallan a continuación:

Sobrantes de Inventario.- Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas:

a) Documento fuente no registrados en el kardex físico. b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo comprobante de salida.

c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar el ajuste correspondiente el mismo que será verificado por el jefe de inventario.

Faltantes de inventario.- En este caso se determinará lo siguiente:

a) Faltantes por merma: Tratándose de bienes sólidos o líquidos que por su naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia establecida.

b) Faltantes por negligencia o sustracción: El almacenero o servidor a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida.

c) Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinará los que corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de márgenes aceptables.

- En razón a los informes mencionados y a otros elementos de juicio que considere conveniente procederá a determinar el destino de las diferencias.

- La Gerencia de Administración y Finanzas tomara las medidas que el caso amerite debiendo en todo caso comunicar al Departamento de Contabilidad el resultado del destino de las diferencias para que este proceda a contabilizar según corresponda.

- La Gerencia de Administración y Finanzas informará a la Gerencia General el resultado del inventario para su conocimiento y fines consiguientes así como entregará una copia del mismo al Departamento de Control Interno.

- Fin del procedimiento

Método de costo promedio:

Este calcula dividiendo el total del costo de la mercancía disponible para la veta por el número de unidades disponibles para la venta. Este cálculo nos dará un costo por unidad de promedio ponderado, el cual aplica a las unidades en el inventario final.

- Costo de mercancía disponible para ventas $30,000

- Número de unidades disponibles para ventas $300.00

- Costo unitario promedio $ 100.00

- Inventario final al costo promedio $ 12,000.00

Este método no da importancia a los precios que prevalecieron en el mes anterior.

METODO PEPS:

Primero en entrar, primero en salir. Es conocido como fifo, está basado en la presunción de que la primera mercancía adquirida es la primera mercancía que se vende. En otras palabras, cada venta que se hace de las mercancías más antiguas en reserva; por lo tanto el inventario final contiene todas las mercancías más resistentes adquiridas.

Caso.

- Costo de mercancías disponibles para la venta : $ 230,000.00

- Menos: inventario Final $ 103,000.00

- Costo de mercancías vendidas $ 127,000.00

MÉTODO UEPS

Ultimo en entrar, primeras en salir. Es uno de los métodos más interesantes en valuación del inventario. El flujo de costos puede ser más significativo que el flujo físico de las mercancías.

Costo de almacenamiento:

Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos: costos de existencia, que dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias.

Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tanto mayor serán los costos de existencia.

El costo de existencia (CE) es la suma de dos costos: el costo de almacenamiento ( CA) y el costo de periodo (CP)

Costo de Almacenamiento.

El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación

CA=Q/2 x T x P x I

Donde:

- Q = cantidad de material