IMPORTANCIA DE ORGANIZAR LA DOCUMENTACION

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TIPOS DE DATOS

PRIMITIVOS COMPUESTOS SIMPLE COMPÚESTO ORGANIZACIÓN

ENTERO ARREGLO LINEAL NO LINEAL SECUENCIAL

BOLENDO REGISTRO COLA ARBOL BINARIO RELATIVO

CARÁCTER CADENA PILA B-TREE INDEXADO

REAL LISTA ARBOL GRAL MULTILLAVE

RELACION CAMPO REGISTRO ARCHIVO

CAMPO:los datos pueden ser representados por números y caracteres de tal manera que un dato como el nombre de un empleado no.control de un alumno o un preciopueden ser identificados por un elemento que se le llama campo entonces obtendríamos los campos nombre,contro y precio.

REGISTRO:es el conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una entrada tal como un cheque bancario al ser considerado como una unidad única,el cheque bancario es por lo tanto un registro que consta 7 camppos separados todos ellos relacionados con la transacción de pago.

ARCHIVO:un archivo es una colección ce registros relacionados se incluye cada registro en un archivo ya que peretenece a la misma entidad por ejemplo un archivo de cuentaspor las cuentas de los clientes.

ARCHIVO:

1.describir físicamente el lugar y el numero de gavetas que ocupa y lo que hay en cada una de ellas.

2.explicar el sistema de clasificación:alfabetico,numérico,geográfico,cronológico.

3.realizar una clasificicacion previa,en tu escritorio para dividir los expedientes por gavetas.

4.definir que tipo de carpetas usaras ´para guardar los documentos y como colocaras los broches si se necesitan.

5.elegir folder de diferentes colores facilitara la clasificación a las gavetas..

La división puede ser por asuntos por ejemplo:

Ventas-maranja

Compras-rosa

Contratos-azul-

Personal-verde

Cronológico-por fecha de nacimiento

Por numero

Por alfabeto

Si no se tine folders de dif colores se pueden señalar con un marcador en la cejilla.

6.ARCHIVAR:siempre la misma hora de preferencia temprano antes de que haya demasiado trabajo o llegue al jefe.

7UTILIZAR:los folders vacios o las guias deterioradas con el titulo en la cejilla fuera para señalar que se ha sacado un expediente.

8DEPURAR:el archivador cuando menos una vez al año.

9.hacer una guía que se tienen puede hacerse una libreta o en tarjetas describiendo en que gaveta se encuentra.

10.REFLEXIONAR;;en que si un expediente ni se localiza en menos de tres minutos en que sistema implatando no funciona.

RECOMENDALBE:UNA AGENDA

PRIMERO ES NECESARIO

Tener un espacio en el archivo y disponer de tantos archivadores como se necesite.

Hace falta un archivador para cada cosa uno para provedores otro para clientes otro para faxes recibidos..

Ejemplo si tienes 10 cuentasen cinco bancos es necesario tener un archivador para cada cuenta en este caso tendrá dieaz archivadores solo para banco únicamente si tienen muy pocos movimientos en algún banco podrá compartir archivador con otro banco pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas.

En el lomo década arcivador tendrá escrtito de que se trata factotras de provedore,facturas de clientes,impuestos,nominas,seguros sociales etc.

hacerse