.ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN.

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La clasificación documental es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.

COMO PROCESO DE ARCHIVO

Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

2. Agrupaciones documentales (Fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental: Simple y Compleja, Tipos documentales.

AGRUPACION DOCUMENTAL:

Son el conjunto de modelos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según si jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, la series y las subseries documentales.

FONDO:

Es la totalidad de toda la información producida recibida por una por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

SECCION

Es una subdivisión del fon do identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.

SUBSECCION:

Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de oficina. División o Sección.

SERIE:

Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.

SUBSERIE:

Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

UNIDAD DOCUMENTAL

Archivísticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja.

Simple: cuando está constituida por el mismo tipo documental. Los tipos de documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros.

Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares administrativas o reglamentarias.

Compleja: cuando están integradas por tipo de documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado.

TIPOS DE DOCUMENTO.

Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

• ELEMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: ACCIONES, ESTRUCTURA ORGÁNICA Y ASUNTO.

ELEMENTOS DE LA CLASIFICACION DOCUMENTAL.

ACCIONES:

Las acciones pueden manifestarse de tres maneras: las funciones, que son las atribuciones encomendadas a una institución para que realice y cumpla los fines para los que esta fue creada. Las funciones originan un conjunto de actividades cuya puesta en marcha da lugar a la realización de unos servicios para el logro de aquellas. A su vez, estas actividades se plasman en un conjunto de trámites relativos a poner en marcha la actividad.

ESTRUCTURA ORGANICA

Los documentos se producen en las diferentes dependencias de cada entidad, por ende, deben ser agrupados de tal manera que reflejen el entramado de la organización.

ASUNTOS

Hacen referencia al contenido concreto del documento.

• FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: INSTITUCIONALES, ADMINISTRATIVOS APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.

FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACION DOCUMENTAL.

Es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser:

INSTITUCIONALES: (fondos documentales) que están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad.

ADMINISTRATIVOS: (secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.

APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documento.

- Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.

- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

• SISTEMA DE ORDENACIÓN: CONCEPTO, REGLAS Y APLICACIÓN: ALFABÉTICO, ONOMÁSTICO, TOPONÍMICO, NUMÉRICO, CONSECUTIVO U ORDINAS,