LA CLAVE PARA UN PROYECTO EXITOSO DE RRHH: ANÁLISIS DE LOS ACTORES ESTRATÉGICOS

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• Si el actor estratégico es positivo, ¿qué se puede hacer para asegurar que permanezca con esa actitud?

• Si el actor estratégico es negativo, ¿qué se puede hacer para cambiar su actitud?

• Si el actor estratégico es negativo y no se puede cambiar su actitud, ¿cómo será manejado para reducir los impactos negativos que puede causar en el proyecto?

Paso 4: Comprender las relaciones entre los actores estratégicos

Después de identificar y clasificar a todos los actores estratégicos y comprender sus necesidades individuales y programas de trabajo, el siguiente y último paso en el análisis de los actores estratégicos es entender mejor cómo se relacionan entre sí. Esto ayudará a manejar las expectativas de los actores estratégicos, asegurar que los positivos se mantengan en esa actitud, reducir los efectos de los negativos y ayudar en los esfuerzos de persuasión y comunicación.

Algunas preguntas que pueden ayudar a identificar las relaciones entre los actores estratégicos:

• ¿Quién tiene influencia sobre este actor estratégico y hasta qué grado?

• ¿Sobre quién tiene influencia este actor estratégico y hasta qué grado?

• ¿A quién le reporta este actor estratégico?

• ¿Quién le reporta a este actor estratégico?

• ¿Con quién solía trabajar este actor estratégico y a quién le reportaba?

• ¿En qué otros proyectos ha participado este actor estratégico?

• ¿De qué otros comités y grupos de dirección ha sido parte este actor estratégico?

• ¿Este actor estratégico participa en otras organizaciones profesionales?

• ¿Este actor estratégico participa en alguna gestión dirigida a los proveedores, vendedores o clientes?

• ¿Este actor estratégico participa en alguna gestión dirigida a alguna agencia gubernamental o de regulación?

Con frecuencia, las relaciones de los actores estratégicos son muy complejas. Comprender los matices de las necesidades y los programas de trabajo de los actores estratégicos y cómo se relacionan entre sí suele requerir del manejo delicado y sofisticado de las relaciones, además de destrezas de asesoría, en especial al tratar con la alta gerencia o los representantes de las agencias externas. Es muy importante comprender que las relaciones entre los actores estratégicos pueden ser positivas o negativas. También es importante observar que las necesidades y los programas de trabajo de los actores estratégicos pueden ser competitivos, mutuamente excluyentes o sinérgicos.

En el gráfico de poder e interés se debe utilizar una técnica útil para comprender mejor y más claramente las relaciones entre los actores estratégicos, para luego trazar las líneas entre aquellos que tienen vinculaciones estrechas (ver Figura 2).

En este ejemplo, Sue es una actora estratégica con gran poder e interés. Bob, quien demuestra poco interés en el proyecto, tiene un poder prominente dentro de la organización. Observamos que Emma demuestra un gran interés en el proyecto, pero tiene poco poder dentro de la organización y tiene una relación con Bob. Si Emma se mantiene bien informada, podría ayudar al equipo del proyecto a manejar las necesidades y los programas de trabajo de Bob al proporcionar sus ideas en cuanto a sus motivaciones, y ayudar a garantizar que este individuo con gran poder no llegue a provocar una sorpresa negativa.

[pic 2]

Llevando este paso un poco más lejos, puede ser extremadamente provechoso que el gerente del proyecto se ubique a sí mismo en este gráfico. A menudo, los gerentes de proyecto tienen un alto interés, pero no necesariamente un gran poder. Comprender dónde encaja el gerente del proyecto y sus relaciones le ayudará a entender mejor cómo influir en esas relaciones y ‘conducir’ al proyecto hasta una culminación exitosa (ver Figura 3).

[pic 3]

En este ejemplo, Sue es una actora estratégica con gran poder e interés. Ty, quien tiene un gran interés en el proyecto, pero poco poder dentro de la organización, tiene una relación con Sue. También vemos que la gerente del proyecto, Mel, tiene una relación con Ty, pero no con Sue. Mel puede impulsar su relación con Ty de varias maneras con el fin de: (1) comprender mejor las necesidades, programas de trabajo y motivaciones de Sue; (2) ayudar a formar la relación de Mel con Sue; y (3) manejarse y comunicarse mejor con Sue.

En gráficos más sofisticados, se pueden utilizar líneas diferentes para representar los distintos tipos de relaciones. Por ejemplo, las líneas blancas pueden representar relaciones positivas; y las líneas rojas, relaciones negativas. Representar a todos los actores estratégicos (incluido el gerente del proyecto) y dibujar todas las líneas de relaciones resulta una ayuda visual bastante poderosa. Esta representación visual ayudará al gerente del proyecto a comprender y dirigir mejor el entorno de los actores estratégicos.

Conclusión

El análisis de los actores estratégicos es una herramienta poderosa que puede ayudar a garantizar el éxito de los proyectos de RRHH al identificar y comprender, claramente, las necesidades y expectativas de las personas clave que influyen y toman decisiones en la organización. Este análisis tiene cuatro pasos: identificar a los actores estratégicos, clasificarlos, entender sus necesidades y programas de trabajo y, finalmente, comprender las relaciones entre ellos. Una vez culminado el análisis, se puede desarrollar e implementar un plan de gestión de los actores estratégicos y una comunicación proactiva.