LA GESTIÓN DEL DESEMPEÑO COMO DINAMIZADOR DE LAS ORGANIZACIONES

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La Evaluación de Desempeño tiene enfoque sistémico cuando se integran las acciones administrativas para disminuir individual y colectivamente los desempeños no deseados e incrementar los deseados. También pretende dejar claros los resultados esperados en términos de calidad, costo y oportunidad para continuar con un proceso de seguimiento.

Es importante hacer uso de medidores, (costo, calidad y oportunidad), puesto que si no los hay no será fácil cuantificar el desempeño. Si no los tiene, tendrá entonces que corregir y no prevenir, obteniendo resultados ineficientes. La medición reduce el sentimentalismo y aumenta la solución objetiva y constructiva de los problemas.

EL TABLERO DE COMANDO

El tablero de comando es un sistema de información cuya característica básica es organizar y presentar los datos a los directivos de una organización para el control de gestión y la toma de decisiones, Es una herramienta de uso en los niveles de conducción o supervisión que permite diagnosticar adecuadamente una situación y de efectuar su monitoreo en forma permanente; este Representa una exposición dinámica donde constan aquellos indicadores y sensores que significativamente pueden contribuir al diagnóstico integral de la gestión. Es el producto final de un sistema integrado de información para el Control de Gestión.

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El modelo le permite a la Alta Dirección encontrarse informada día a día y en tiempo real acerca del avance en el logro de las metas fijadas.

Los directivos, lo mismo que los conductores o pilotos, necesitan utilizar todo un equipo de instrumentos que les brinden información sobre el entorno y su actuación para poder verificar controlar su viaje hacia el cumplimiento de los objetivos planteados por la organización.

El Tablero de Comando proporciona a los directivos el equipo de instrumentos que precisan para monitorear su gestión en el cumplimiento de las metas establecidas. Su evolución hizo que en muchas empresas, no solo se utilizara como un sistema de mediciones para cada uno de los niveles de la organización sino que se integrara con los sistemas de planificación e incentivos para conducir la estrategia.

Los mecanismos que normalmente se utilizan:

a) Programas de comunicación y formación. Un requisito previo para la implantación de la estrategia es que todos los empleados y la Alta Dirección comprendan la estrategia y la conducta requerida para alcanzar los objetivos estratégicos. Es necesario un programa continuado y consistente para formar a la organización con respecto a los componentes de la estrategia.

El programa de comunicación y formación debe ser amplio y periódico. Pueden utilizarse diferentes mecanismos de comunicación como ser: notificaciones comunicadas por los directivos, videos, reuniones, folletos y boletines. La comunicación debe mantenerse en el tiempo, informando los datos de los indicadores mediante boletines, anuncios, material de los grupos de trabajo y redes electrónicas.

b) Programas de establecimiento de objetivos. Una vez que ya existe un nivel básico de comprensión, los individuos y los equipos necesitan traducir los objetivos del más alto nivel estratégico a objetivos personales y de equipo. Los programas de dirección deben vincularse a los objetivos e indicadores articulados en el Tablero de Comando.

De algún modo, los objetivos e indicadores estratégicos de alto nivel de la organización necesitan ser traducidos en acciones que cada individuo puede realizar para contribuir a los objetivos de la organización.

La estructura del cuadro de relaciones vinculadas de causa-efecto puede ser utilizada para guiar la selección de los indicadores y objetivos de nivel más bajo que deben ser consistentes con la estrategia de alto nivel.

El concepto central es definir qué inductores de actuación en los diferentes niveles deben ser utilizados para poder cumplir con los objetivos y metas planteados.

c) Vinculación del sistema de incentivos. La alineación de la organización hacia la estrategia debe ser, en última instancia, motivada mediante los sistemas de incentivos y recompensas. Este mecanismo debe ser aplicado luego del desarrollo de los programas de formación y comunicación buscando la incorporación en el Tablero de Comando indicadores que vinculen los sistemas de compensación e incentivos con los objetivos planteados.

En varias organizaciones, la articulación clara de los objetivos estratégicos de la unidad de negocios en un Cuadro de Mando Integral, con vinculaciones con los inductores asociados a la actuación, permitió que muchos integrantes de la empresa pudieran ver por primera vez, los vínculos entre lo que ellos hacen y los objetivos a largo plazo de la organización.

Para lograr una adecuada vinculación entre el sistema de compensaciones y el Tablero de Comando es necesario que los indicadores contemplados sean los adecuados y que los datos que los conforman sean fiables. También es necesario que los inductores que mejoran los resultados medidos a corto plazo sean consistentes con la consecución de los objetivos a largo plazo.