INFORME Antecedentes de la Empresa

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El departamento de contabilidad se encuentra a cargo de la Sra Gabriela Leiva Diaz (Contadora del establecimiento), quien supervisa todas las funciones aquí realizadas. Algunas de ellas son:

- Ejecución de funciones administrativas-contables de acuerdo a los procedimientos internos del establecimiento y principios contables.

- Mantención de documentación actualizada de control financiero administrativo y contable, de acuerdo a los procedimientos internos del establecimiento.

- Administración de pagos a proveedores.

- Mantención actualizada información administrativa-contractual interna del establecimiento según la normativa legal.

- Generación de remuneraciones.

- Control de presupuestos.

- Confección de balances y estados de resultados mensuales

- Confeccion de contratos

- Confeccion y cálculos de finiquitos

- Emisión de cheques y protocolos

- Conciliación bancaria.

- Alimentación de Software de gestión.

- Manejo de reloj control.

- Tramitación de licencias médicas.

- Solicitud de presupuesto a proveedores.

3.3.-Foda Area de Recursos

Fortalezas

Debilidades

- Apoyo permanente por parte de la encargada del departamento.

- Plan de capacitación continua, en relación a los cambios de las nuevas reformas educacional.

- Revisión Mensual de presupuestos económicos existentes, mes a mes, el cual se puede controlar los gastos presupuestados.

- Plan de capacitación y perfeccionamiento ofrecidos por el sostenedor.

- Poca fluidez en la comunicación para mantención de parámetros de presupuestos.

- Desacuerdos en gastos de mayor prioridad.

- Falta de comunicación en programación de gastos.

Oportunidades

Amenazas

- Apoyo de asesor, que trabaja los reglamentos internos y los recursos del programa de Mejoramiento Escolar (PME).

- Oportunidad de mejora ofreciendo mayores conocimientos a travez de estudios superiores relacionados con el área.

- Inseguridad en rendición de gastos los cuales pueden ocasionar gastos rechazados por la superintendencia.

- Inseguridad en labores aun no manejadas en su 100 %.

4.- Descripción de funciones desarrolladas

4.1- Alimentación de Software de Gestión

Mensualmente y de acuerdo a las planillas entregadas por cada una de las entidades asociadas, se alimenta el software de gestión, ingresando descuentos por seguros, créditos y otras cuentas personales.

4.2- Administración de pagos a proveedores

Una vez aceptados los presupuestos de alguna compra requerida, se gestiona el pago ya sea al día, 30 o 60 días según convenio y se emite un cheque para posteriormente efectuar la cancelación. Sin son cheques a fecha, se dejan en una carpeta de pagos pendientes, la cual se revisa periódicamente permitiéndonos asi cancelar en las fechas acordadas.

4.2.-Emision de cheques y protocolos

Mensualmente se emiten cheques para la cancelación de diferentes gastos. Estos luegos de ser emitidos, pasan por una visacion de la directora del establecimiento, la cual da el pase para su firma. Por cada documento son 2 firmas, las cuales pueden ser por el Representante legal, Contadora del Obispado o Abogada del Obispado. Junto a cada uno de los cheques, se emite un protocolo, el cual indica el detalle del Gasto y que cuenta está destinado (gasto colegio, ley sep o integración), además se mensiona el código de cuenta por el cual posteriemente será rendido ante la superintendecia.

4.3.-Conciliacion Bancaria

Al comienzo de cada mes, se descarga la cartola bancaria del mes recién pasado y uno por uno los cheques cobrados, se van identificando para posteriormente, sumarlos y verificar si coincides los gastos registrados en el departamento, versus los datos entregados por la entidad bancaria

4.4.-Manejo de Reloj Control

A diario se ingresa a la plataforma del programa “reloj control”, en donde se ingresan los permisos, salidas especiales, licencias y faltas de los funcionarios. Además se generan los turnos para los trabajadores, información que les permitirá marcar en un rango asignado, sus entradas y salidas del establecimiento. Mensualmente, a través de esta aplicación, se genera el reporte de asistencia legal, el cual debe ser firmada, pues es el respaldo de la empresa ante irregularidades, o fiscalicacion de la inspección del trabajo. Este además es un instrumento que resguarda al trabajador ante algún accidente laboral.

4.5.-Tramitacion de licencias medicas

El departamento de contabilidad es quien establece el nexo entre el trabajador y la entidad que requiere el documento de licencia médica. Se llena la licencia con la información solicitada, anexando la documentación requerida y se lleva directamente a la Caja de Compensación o Isapre (según previsión). Así posteriormente el trabajador tiene derecho al pago del subsidio.

4.6.-Generacion y pago de remuneraciones

- Una vez alimentado el software de gestión (permisos, licencias, faltas, descuentos asociados, bonos y gratificaciones), se generan las licencias para posteriormente ingresarlas en una planilla generada por el banco, que permite subir los pagos a la plataforma y esperar allí la autorización de los encargados (mismos quienes firman cheques), ingresando su firma digital, dando el pase al pago de las remuneraciones según las fechas establecidas.

5.-Propuestas de Mejora en el desarrollo