CLASES DE DOCUMENTOS

CLASES DE DOCUMENTOS

USO

DIFERENCIAS

Documento de archivo

Información producida o recibida por una entidad pública o privada

Documentos físicos

Documento electrónico

Información generada recibida o almacenada por medio electrónico o documentos que cumplen todo su ciclo documental

Documentos que se encuentra a través de algún medio electrónico

CLASIFICACIÓN

EXPLICACIÓN

DIFERENCIA

Según el soporte

Textuales: Se usan en las empresas a través de memorando, circules e informes.

Características físicas

Gráficos: Visualiza se manera rápida la información a través de algunos mapas, dibujos y planos

Imagen: Información plasmada en textos o gráficos a través de cuadros, fotografías y diapositivas.

Cinta: Medio audiovisual a través de videos, pizarrón magnético, microfilm, cintas magnéticas.

Otros soportes Disco duro, material óptico y sellos

Según el productos o autor

Documento público: Cualquier instrumento que se tramita ante un funcionario público, que cumple al Estado y tiene carácter representativo

Persona que elabora el documento y la función a la cual se destina

Documento privado: Documento producidos o recibidos por entidades privadas

Según su finalidad

Documentos dispositivos:  Comunican normas de obligatorio cumplimiento

Documento con el objetivo que debe cumplir, pero estudia la circunstancia que genera la información que se soporta

Documentos informativos: Generalidad de documentos administrativos de una empresa

Documentos testimoniales: Aquellos que sirven como prueba o testimonio

Según su difusión en el tiempo

Cada documento tiene una vigencia definida la cual contiene un principio y un final en el tiempo según tabla de retención documental

Vigencia del documento

Según su funcionalidad

Sustantivos o específicos: Son lo que soportan funciones y objetivos de la empresa en cada área

El propósito con que se crea el documento es el apoyar una gestión

Facilítativos o comunes: Apoyan la gestión empresarial y además presentan contenidos diferentes pero cumpliendo mismas funciones como las nóminas, los libros contables, hojas de vida y control de expedientes