PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

SENA, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PARALELO CLASE DE DOCUMENTOS

APRENDIZ: ELI YOHANA OLIVE SALAZAR

10/12/2020

Un documento es un soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir conocimientos o ideas, permiten la comunicación humana y es un importante medio.

CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE ARCHIVO

USO

DIFERENCIA

Documentos determinados por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

• Es una constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa.

• Nos permite comunicación a otros órganos o unidades de la administración a terceros interesados, sean estas personas jurídicas públicas y privadas o a personas naturales. 

• El contenido es inseparable de su soporte.

• Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad, entre ellas la firma o sello seco.

• El registro está acogido en un medio cuya información se hace accesible a través de símbolos implícitos en él.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

USO

DIFERENCIA

Toda la información generada, enviada recibida, almacenada o acumulada por medio electrónicos. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo de su vida documental, como son los archivos de gestión, central e histórico.

• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad y conservación a largo plazo.
• Permite fácil acceso a la información.

• Su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser transferido a otros.

• Su autenticidad depende del hardware y software en el cual fue creado, solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original.

• Recoge información en un medio cuyo símbolo solo puede ser leído por un orientador u otro dispositivo que tenga las características de un ordenador.