“Cero Papeles” como Alternativa en la Modernización de las Organizaciones Públicas

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Las firmas digitales, como alternativa en la comunicación escrita que se genera al interior de las organizaciones públicas, es importante por la reducción del consumo de papel y la generación de buenos hábitos en su uso, así como también, promueve la eficiencia y productividad en la reducción de costos, tiempo y espacios de almacenamiento.

El uso de las firmas digitales sustituye a la firma manuscrita que se realiza en los documentos físicos, otorgándole el valor legal a los documentos que se generan electrónicamente. En consecuencia estos documentos electrónicos son los que cuentan con la validez correspondiente.

Esta práctica, es un aporte del uso de la tecnología de información que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivos en soportes electrónicos, propiciando el concepto de cero papel, el cual, está relacionada con la reducción ordenada del uso del papel mediante el reemplazo de los documentos físicos por soportes y medios electrónicos.

Una oficina cero papeles no propone la eliminación total de los documentos en papel, ya que es demostrado que los documentos físicos tienden a convivir con los documentos electrónicos ya que, en el caso de las instituciones del estado, no puede negar a los ciudadanos, organizaciones o empresas la utilización de estos medios físicos para presentar sus requerimientos. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia, 2013).

Es necesario considerar que estos cambios pueden ser frustrantes para algunas personas con poco nivel de tolerancia o adecuación al cambio; a comparación de otras que tienen una mayor aceptación y decisión de tomar nuevos caminos en busca del éxito esperado, cuyo impacto en una organización es positivo, toda vez que se anticipan, por lo general, al futuro deseado (Barker, 1980).

A raíz de los cambios en la economía, la globalización y los adelantos tecnológicos, entre otros, que surgen en la sociedad a nivel mundial, traen consigo nuevas necesidades que deben ser atendidas por las complejidades existentes en los procesos que en muchas oportunidades son dinámicos, no obstante, la gestión pública no puede mantenerse al margen ya que también es una actividad que forma parte de la sociedad, el cual, exige mayor eficiencia como compromiso para con los ciudadanos.

- Conclusiones.

Como consecuencia de la aparición de las redes (internet) y la masificación del correo electrónico, se consideró que en un futuro el papel desaparecería de las oficinas de forma definitiva; no obstante, en la práctica resultó lo contrario: la masificación de las TI y las comunicaciones en lugar de forzar la desaparición del papel en nuestras actividades cotidianas, incrementó su consumo al facilitar los medios para que las personas puedan imprimir documentos a partir de una vez mayor cantidad de información posible.

Actualmente, la aplicación de las practicas de oficinas cero papel en la administración pública, ha vuelto a tomar fuerza, toda vez que muchas instituciones desean automatizar sus procesos para conseguir mejorar su gestión y de esta forma proveer mejores servicios a los usuarios, incidiendo en la reducción de los costos asociados.

Se puede destacar que la nueva gestión pública implica un gran cambio de perspectiva en el ejercicio de la atención de necesidades de la población mediante herramientas que brinden mayor eficacia y eficacia en el marco de un servicio de calidad con sistemas de TI que permita un mejor control que garanticen mayor transparencia en los diversos procesos de la organización.

- Recomendaciones.

En tiempos recientes la gestión pública está inmersa a los cambios suscitados, gracias a las nuevas necesidades de la población, la cual, ha sido partícipe en la aplicación de nuevos paradigmas que contribuyen con la atención de sus requerimientos.

Por tal motivo, es importante considerar estrategias que permitan el cambio de la cultura organizacional, la cual está comprendida por el conjunto de experiencias, hábitos, costumbres, creencias y valores que caracteriza al grupo humano de una organización; de tal manera que interioricen y efectúen las prácticas necesarias que conlleven, como primer paso, al consumo responsable del papel, para la implementación de estrategias de cero papel que deriven en una administración eficiente y amigable con el medio ambiente.

Es un reto que las organizaciones deben afrontar, con la finalidad que los principales componentes que interactúan como un sistema: personas y tecnología; puedan convivir en las actividades cotidianas en pro de mantener las buenas prácticas en gestión documental, que contribuyan con procesos y servicios más eficientes y eficaces, el aumento de la productividad, el uso optimo de los recursos, mejorar el acceso a la información, mayor control y seguridad en el manejo de la información, eliminar la duplicidad de los documentos, reducir los espacios de almacenamiento, mejorar el entorno de trabajo y la comunicación interna en las organizaciones, entre otros.

- Referencias bibliográficas

Barker, J. A. (1980). Pioneros de Paradigmas. Documental Descubriendo el Futuro. EE.UU.

Chiavenato, I. (2006). Introducción a la Teoría General de la Administración. México: McGraw-Hill/Interamericana Editores S.A. de C.V.

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia. (06 de Marzo de 2013). Cero Papel en la Administración Pública. Bogotá, Colombia.

Stoner, J., Freeman, R. E., & Gilbert Jr., D. (1996). Administración. Naucalpan de Juarez: Prentice Hall Hispanoamericana S.A.