“ALFRESCO” GESTION DOCUMENTAL, AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS CON ESTRATEGIA CERO PAPEL

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En la actualidad, el flujo documental en la Universidad INCCA de Colombia, específicamente en la FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS, está representado en un 90% a través de soporte físico, por ende las implicaciones que este tiene en garantizar los tiempos en distribución de documentos, manipulación de la información y conservación de la misma entre otros, implica retraso en tiempos de respuesta hacia el interior y exterior de la facultad y de los diferentes documentos consignados en ella. Debido a que la estructura documental de la Universidad es tan densa, se presentan inconvenientes en cuanto a la administración, navegación y consulta de los documentos archivados en la red

La publicación se hace en el terreno y/o por la red, donde existen diferencias sobre la organización de la documentación, ya que actualmente Colombia tiene este tipo de documentación organizada por procesos, lo que genera confusiones a la hora de replicar buenas prácticas de documentación

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FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Es posible que las diferentes áreas de la facultad de Ingeniería de Sistemas de la Universidad INCCA de Colombia funcionen bajo un mismo estándar internacional de Gestión Documental?

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Sistematización del Problema

¿Es posible estructurar una pirámide documental que jerarquice la documentación de tal forma que permita obtener una interacción lógica entre los documentos?

¿Puede definirse una estructura documental que cumpla con la normatividad legal vigente y satisfaga las necesidades de la operación en la facultad de Ingeniería de Sistemas?

¿Existen la concientización de reciclar y/o utilizar el menor papel posible en la facultad de Ingeniería de Sistemas?

¿Existen herramientas que permitan conocer la trazabilidad en las actualizaciones de los documentos en cada área de la facultad de Ingeniería de sistemas?

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Definición del Problema

La Facultad de Ingeniería de sistemas de la Universidad INCCA de Colombia no cuenta con un sistema de repositorio de archivo y/o documentación que permita la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía dentro del marco de la gestión documental según el Archivo General de la Nación AGN.

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OBJETIVOS

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OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema de Gestión Documental bajo la iniciativa cero papel, en la universidad INCCA de Colombia, específicamente en la FACULTAD DE INEGENIERIA DE SISTEMAS, que permita tener un control total de sus documentos generados por medio de una automatización de procesos

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OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Garantizar el almacenamiento de los documentos

- Contar con la primera facultad incentivando la iniciativa CERO PAPEL

- Controlar todo tipo de documento producido o recibido por la facultad

- Evitar y/o anular perdida de documentos

- Mejorar la calidad del servicio ofrecido

- Optimizar tiempos de respuesta

- Recordar a los funcionarios sus actividades y controlar tiempos

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JUSTIFICACION

La implementación de un sistema de GESTION DOCUMENTAL, nos conduce a planear, programar, organizar, direccionar, medir y gestionar soluciones optimizadas encaminadas a ofrecer un buen producto y servicio a sus usuarios y/o funcionarios que hacen parte de todo el entorno del sistema, en el mismo sentido se busca racionar tramites y agilizar decisiones en interacción con la comunidad estudiantil.

No podemos dejar a un lado que la mayoría de entidades educativas públicas como privadas carecen de identificación sistemática de los procesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo, lo que puede llegar a recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo.

Por lo anterior, se puede afirmar que un sistema de Gestión Documental es un soporte estratégico clave en las instituciones educativas para el apoyo de sus objetivos misionales, docencia e investigación en los diferentes procesos de la gestión documental y el ciclo vital de la documentación

Además de lo anteriormente mencionado, si bien la estrategia Cero Papel en cualquier entidad tiene un componente de gestión documental y tecnológica importante, se pueden alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente disponen las entidades, la formación de una cultura que usa racionalmente los recursos redundará en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental y por ende la utilización de documentos electrónicos de archivo. Existen importantes oportunidades para lograr reducciones en el consumo de papel en toda entidad, mediante campañas de tipo cultural asociadas con la formación de buenos hábitos de consumo de papel, que en organizaciones privadas y públicas han tenido aprovisionado ahorros importantes en insumos y espacios de almacenamiento, favoreciendo mejoras en la productividad.

Por ello resulta interesante para nosotros como alumnos de la Universidad INCCA de Colombia, poder contribuir en la implementación de esta iniciativa y difundirla por múltiples canales promoviendo el cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos normalizados

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ALCANCE DEL PROYECTO

Este proyecto está enfocado hacia la automatización de procesos en Gestión Documental en la Universidad INCCA de Colombia, FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS, cuyo fin es almacenar y rastrear imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel, garantizando