ENSAYO DIRECTIVA PERMANENTE INSTRUCCIONES PARA LA APLICACIÓN DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL EN EL

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Así mismo el Jefe de Estado Mayor o Segundo Comandante, Subdirector o Ejecutivo y ordenadores del gasto, según corresponda, tendrá la responsabilidad administrativa, considerando que son los directamente responsables de brindar los apoyos necesarios para que el proceso de gestión documental tenga un soporte amparado en criterios legales y administrativos.

Se debe procurar que el personal que se desempeña en labores archivísticas tenga continuidad en el cargo y se mantenga actualizado mediante capacitaciones continuas en los procesos documentales y archivísticos que gocen de un perfil técnico, tecnólogo o estudiante de pregrado con al menos cuarto semestre en algunas de las siguientes carreras profesionales: archivo, gestión documental, sistemas de información, ciencias de la información, que deberán ser nombrados por la orden semanal o del día.

Se emiten órdenes y responsabilidades a el administrador de archivo, entre las cuales cabe resaltar la promesa de reserva, asesorar a los jefes de las dependencias y productores de los documentos sobre la aplicación de las tablas de retención documental, ser agente multiplicador y de registro (capacitador) de la política y las practicas archivísticas, control detallado sobre el préstamo de los documentos de archivo, salvaguardar los archivos bajo su custodia, haciendo especial énfasis en el mantenimiento de su seguridad, estar actualizado sobre la normatividad archivística aplicable, no debe realizar multiplicidad de cargos, su función será la de administrar el archivo central y prestar los servicios archivísticos que requieran.

Producción documental en este proceso se realiza el estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato o estructura, finalidad, área competente para el trámite, la producción de documentos está fundamentada en la satisfacción de necesidades. Estos procedimientos se encuentran aprobados dentro del SIG.

Importante dentro de la producción documental tener en cuenta los siguiente factores como enfoque fundamental para la gestión documental, Elaboración de comunicaciones oficiales internas, Determinación de uso y finalidad de documentos, Consideraciones de Estilo e identidad corporativa, Lugar y fecha, Datos del destinatario y lugar de destino, Asunto, Cuerpo y texto, Final.

Estipula un ciclo vital de documento, así:

Archivo de gestión ------ Transferencia Primaria ------ Archivo Central ----- Transferencia Secundaria ---- Archivo Histórico.

Dentro del archivo de gestión y archivo central conjugan los valores primarios, y hacen referencia los documentos administrativo, fiscal, legal, contable, técnico.

El archivo histórico conjugan los valores secundarios y hacen referencia los documentos Histórico, Científico, Cultural.

Estipula una disposición final de los documentos, así:

Disposición final de los documentos, conservación total, digitalización y microfilmación, selección, eliminación.

Los documentos que posean valores secundarios, y por tanto sean de conservación total tendrán características de almacenamiento especiales (carpetas y cajas).

Eliminación se aplicara al principio de acuerdo a la tabla de retención documental y tabla de valoración documental.

La selección se aplicara la clase y forma de selección establecida en tabla de retención documental.

La microfilmación a fin de garantizar su permanencia las películas originales o master tiene unas condiciones de almacenamiento controladas, humedad, temperatura.

La digitalización establece unos tiempos de retención y la disposición final de las series documentales cuyos expedientes se encuentran en soporte electrónico adecuadas para su conservación en estos medios.

La directiva nos indica todos los parámetros para la realización de documentos como las normas claras de cómo se debe archivar y como debe ser los recintos destinados para tal fin con especificaciones técnicas que cumplan con estándares de calidad para la conservación de los documentos, con el fin de evitar el deterioro temprano de los mismos, las cajas donde van almacenados, rótulos y organización de las carpetas de acuerdo con la tabla de retención documental, es decir nos da un instructivo general detallado y organizado con el fin de tener perfectamente ordenado nuestro inventario mediante hojas de control, libros y demás mecanismos diseñados para tal fin.

De acuerdo con la intención de la directiva mediante la estructuración clara de dichos procedimientos a realizar cabe destacar que es imperioso el cumplimiento de todas las normas establecidas a fin de llegar a ser nuestro modelo de organización militar un ejemplo para las demás instituciones del estado y población civil.

CONCLUSIONES

Esta directiva nos muestra una guía clara y oportuna para el manejo documental y organización de los archivos de las unidades militares.

Los archivos se entienden como unidades administrativas encargadas de un servicio público, cuyas funciones están determinadas por la asignación de unas competencias y el ejercicio de controles y cuidados especiales a la documentación.

Los archivos para el caso nuestro como militares se constituyen en un servicio público que es muy importante conservar los documentos ya que es su prioridad, con el fin de en algún momento determinar derechos y obligaciones que vinculen a la institución con la persona en específico, las unidades militares o cualquier fuente generadora de archivo es responsable de la preservación y confidencialidad de los datos contenidos en la documentación oficial, ya que está regulado dentro de la ley la protección de Datos.

Es importante la capacitación y el enfoque en cuanto a la importancia que se debe dar en cada una de las unidades con el ánimo de mejorar el proceso y ser útil en el desarrollo de futuras investigaciones y casos que sea necesario la implementación del archivo operacional y demás archivos de las unidades de la parte administrativa y demás dependencias que convergen para el perfecto desarrollo de cualquier sistema o unidad.

Cabe recordar que es importante destacar es la importancia de la agilidad en cada uno de los procesos de archivo con el fin de hacer más ágil y eficiente el proceso, es decir que a la hora de ser requerido un documento por parte de un solicitante para cualquier requerimiento