PROCESO GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE CALIDAD

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6.8 Lista Maestra de Documentos: Listado de documentos elaborados por la DGC tales como procedimientos, instructivos, procesos, registros, manuales, documentos internos y externos, otros que deben ser controlados. En el Proceso de Gestión de Documentos de la DGC; todos los documentos que no estén dentro de estas definiciones serán codificados como “Otros”.

6.9 Documentos Externos: Son aquellos generados por áreas, unidades o personas externas a la DGC siendo estos: dispositivos legales, reglamentos, normas, documentos, cartas, directivas, etc. En el Proceso Documental de la DGC estos documentos no se codifican, simplemente se registra el tipo de documento, código, origen y ubicación de acceso.

Tipo de Documento

Código Documento

Origen

Ubicación de Documento

Estante/Casillero

6.10 Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes, identificados y asignados a una persona, para su uso y aplicación correspondiente. En el Proceso de Gestión de Documentos de la DGC la distribución de documentos se hace de forma virtual, vía correo electrónico o intranet. Se mantiene solo una versión impresa original de los documentos; la cual es administrada directamente por el Asistente Administrativo-Secretaría. Eventualmente y con la aprobación de la DGC se emitirán copias controladas siempre y cuando tengan el sello azul de “copia controlada o la frase “copia controlada” en formato digital”.

6.11 Copia no controlada: Copia de los documentos, que son impresos o de forma digital con fines didácticos o de revisión o cuando alguna persona lo solicite.

6.12 Gestión de Cambios: Método por el cual se identifican los cambios de los documentos. Los documentos pueden cambiar por mejoras en el proceso, directrices de la Dirección General o cualquier otro motivo que sea sustentado al momento de la aprobación de la nueva versión. Los métodos de control de cambios propuestos para el Proceso de Gestión de Documentos son:

- Eliminación de Palabras: Tachado

- Sustitución de Palabras: Subrayado y en cursiva (K)

- Aumento de Palabras: Subrayado y en cursiva (K)

- En el caso de figuras, flujogramas, Mapas, Gráficos y/o formatos que se encuentren insertados o sean anexos de los procedimientos o de los “otros” documentos; se debe indicar lo siguiente “Aquí se presentan cambios respecto a la versión anterior”

- En el caso de figuras, flujogramas, Mapas, Gráficos y/o formatos que no se encuentren insertados, y no sean anexos de documentos; si no que – por el contrario – constituyan en sí mismo el documento; se identificará el cambio visualmente y con la identificación directa del cambio de versión

6.13 Extensión de Archivos Digitales.

Estándar que define la manera en que está codificada la información en un archivo.

Archivo Comprimido. Ejemplo: *.rar, *.zip

Archivo de Video: Ejemplo: *.wmv, *.mp4, *.avi

Archivo de Audio: Ejemplo: *. wav, *.mp3

Archivo de Imagen. Ejemplo: *.jpg, *.png, *. bmp

Archivo de Texto: Ejemplo: *. doc, *.docx, *.txt.

6.14 Formato de Archivo Impreso

Todo documento elaborado e impreso en Papel A4, Papel Carta, Papel Legal u otro tipo de papel.

6.15 Formato de Archivo Digital

Todo documento elaborado y almacenado en Medios y Formatos Digitales descritos en el punto 6.13.

6.16 Respaldo y Backup: Copia de Seguridad de documentos impresos o Digitales.

6.17 Dueño de Proceso: Persona o personas responsables de ejecutar y realizar las actividades establecidas en el proceso o sub proceso.

6.18 Conversión: Proceso de cambio de un soporte a otro o de un formato a otro de documentos de archivo. Ejemplo: Archivo *.doc a *.pdf

- REFERENCIAS

- Manual de Identidad Corporativa de la Universidad San Pedro

- Mapa de procesos de la Universidad San Pedro

- Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799

- ISO 15489 sobre Gestión Documental

- ISO 9001:2008

- CONSIDERACIONES GENERALES DE PROCESO

El Proceso de Gestión de Documentos, permitirá controlar la Base Documental mediante la descomposición de actividades o tareas que la componen, de tal forma que cualquier integrante de la DGC pueda entender en que consiste y de los diferentes pasos que se dan de forma secuencial. De esta manera cada una de dichas actividades se desarrolla en uno de los siguientes apartados, que recogen el nombre común de la actividad, los responsables de realizarlas, como se localizan secuencialmente con respecto a otras actividades, las actividades que intervienen, o cualquier otro dato que puedan tener interés directo a la comprensión del proceso.

7.1 SUB PROCESOS

Así mismo, inmersos en el Proceso de Gestión de Documentos, se ha identificado los siguientes Sub procesos:

(Ver Anexo – Pág. 2 – Procesos de Gestión de documentos.

- SUB PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

Objetivo:

Administrar, Establecer, Aprobar, Documentar, Controlar y registrar los activos documentales y de la Dirección de Gestión Calidad.

Ver Anexo – Pág. 3 - Diagrama: Sub Proceso: Gestión de documentos Internos.

- SUB PROCESO DE GESTIÓN DE CAMBIOS

Objetivo:

Salvaguardar las FUENTES documentales, para controlar modificaciones, versiones y cambios de los archivos de la Dirección de Gestión Calidad.

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