PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 3
Enviado por Albert • 26 de Diciembre de 2017 • 14.271 Palabras (58 Páginas) • 370 Visitas
...
13.10 _ Lineamientos para Recepción de Mensajes de Datos por medio de la Página Web Institucional
13.11 _ Lineamientos para la Digitalización de Documentos
13.12 Estándares aplicados en el proceso de digitalización.
13.13 Control de calidad en la digitalización de imágenes.
13.14 Lineamientos para recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
13.15 _ Normatividad asociada al Componente de Recepción Documental
14 _ COMPONENTE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL
14.1 _ Conceptualización
14.2 _ Lineamientos para la Distribución Comunicación Oficial Externa Recibida
14.3 _ Lineamientos para las Planillas de Distribución en Caso de Requerirse la Distribución Física de los Documentos.
14.4 _ Lineamientos para la Distribución Comunicación Oficial Interna Enviada
14.5 _ Lineamientos para la Distribución de Documentos Enviados por Correo Electrónico
14.6 _ Lineamientos para la Firma de Comunicaciones Oficiales
14.7 _ Normatividad Asociada al Componente de Distribución Documental
15 _ COMPONENTE TRÁMITE O GESTION DE LOS DOCUMENTOS
15.1 _ Conceptualización
15.2 _ Lineamientos para la Trámite Final de las Comunicaciones con Destinos Externos e Interdependencias
15.3 _ Normatividad asociada al componente de trámite o gestión de los documentos.
16 _ COMPONENTE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
16.1 _ Conceptualización
16.2 _ Las Transferencias Documentales
16.3 _ Lineamientos para la Organización de Expedientes
16.4 Normatividad asociada al Componente de organización Documental
17 _ COMPONENTE CONSULTA DOCUMENTAL
17.1 _ Conceptualización
17.2 _ Lineamientos para la Consulta y Préstamo a Través de Supercor.
17.3 _ Normatividad Asociada al Componente de Consulta Documental
18 _ COMPONENTE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
18.1 Conceptualización
18.2 Sistema Integrado de Conservación (SIC)
18.3 _ Programas de Conservación Preventiva
18.4 Programa de Inspección y Mantenimiento
18.5 Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales
18.6 Programa de Limpieza de Áreas.
18.7 Programa de Control de Plagas
18.8 _ Plan de Prevención de Desastres en Gestión Documental
18.9 Conservación de Soportes Electrónicos
18.10 _ Lineamientos para la conservación de Soportes Ópticos
18.11 Normatividad asociada al Componente de Conservación Documental
19 _ COMPONENTE DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
19.1 _ Conceptualización
19.2 _ Lineamientos para la Conservación Total de la Documentación
19.3 _ Lineamientos para la Eliminación documental
19.4 _ Lineamientos para Selección documental
19.5 _ Lineamientos para Microfilmación documental
19.6 _ Normatividad asociada al Componente de Disposición Documental
20 _ DEFINICIONES
21 _ BIBLIOGRAFIA
---------------------------------------------------------------
1 OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la administración de los documentos y servir como instrumento de guía y orientación a los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud (en adelante Superintendencia) en el manejo de los documentos, así mismo facilitar un efectivo manejo documental, archivístico y de los demás temas relacionados con la gestión documental, que sean necesarios durante el desarrollo de las actividades diarias de la Entidad.
2 ALCANCE
El programa de gestión documental debe ser cumplido por todos los funcionarios y contratistas de la Superintendencia Nacional de Salud así como por y los terceros autorizados para el acceso a la información institucional. Los Lineamientos aquí definidos se aplicarán al manejo de toda la documentación que incluyen documentos en papel y electrónicos, disponibles en diferentes medios como discos, video, DVD, contenidos del sitio web institucional y mensajes electrónicos.
3 MARCO LEGAL
De conformidad con los artículos 8, 15 y 74 de la Constitución Política de Colombia, es obligación del Estado y de las personas, proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación, respetar el derecho que todas las personas tienen a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas y a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán
...