Gestion documental.

...

Aplicación de formas para un mismo fin.

Exceso de formularios de poco uso.

Formularios con número de copias innecesario.

Formularios cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creados.

Formularios para trámites en los que no son necesarios, o sin la forma y contenido requeridos.

Fuentes de información

Por lo general, los formularios que emplea una organización suelen ser diversos. Entre los más comunes se pueden mencionar:

De su uso interno (por ejemplo, el control para pedidos de papelería).

Diseñadas para la presentación de resultados (informe a órganos de gobierno).

Producto de un consultor externo (formulario para realizar un procedimiento).

De uso comercial común (formulario para solicitud de empleo).

Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaraciones de impuestos).

Requeridas por una instancia externa para uso exclusivo (encuesta de alguna cámara o confederación).

Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional (formularios continuos para captura de información).

Requerimientos para su uso

La existencia en mayor o menor medida de formularios en una organización obedece a sus necesidades----------------------función de los factores siguientes:

Internos

- El instrumento jurídico que las crea.

- Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.

- La desagregación de funciones derivadas de su base legal.

- La determinación de objetivos y programas.

- La definición de procesos.

- Los sistemas que se desarrollan para apoyar los procesos y programas.

- La traducción en procedimientos y, por ende, en operaciones de las actividades.

- El establecimiento de estrategias de negocio.

- El proceso de toma de decisiones.

Externos:

- Por cambios en las condiciones del entorno.

- Por decisiones que tiendan a globalizar la entidad.

- Por pactos o convenios nacionales o internacionales.

- En atención a demandas de clientes o proveedores.

Diseño

Preparación de un formulario considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, numero de copias, usuarios y resultados esperados.

Elementos funcionales

Identificación

- Logotipo de la organización.

- Título.

- Fecha.

- Número de hoja.

(En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y numero de hoja que sustituye, según el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate.)

- Nombre de quien lo elabora, revisa y/o autoriza.

- Clave del formulario.

Orden de los componentes

- Secuencia de datos (figura3.1)

- Flujo del trabajo.

- Cuerpo (datos principales)

- Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis en cada espacio que deba ser llenado; se anexa el instructivo (figura 3.2).

Figura 3.1

Secuencia de datos[pic 1][pic 2]

[pic 3][pic 4][pic 5][pic 6][pic 7][pic 8]

[pic 9][pic 10]

[pic 11][pic 12][pic 13][pic 14]

[pic 15]

[pic 16]

[pic 17][pic 18][pic 19][pic 20]

[pic 21][pic 22]

[pic 23]

Figura 3.2

Instrucciones.

[pic 24][pic 25]

[pic 26]

[pic 27]

[pic 28][pic 29][pic 30]

Condiciones para su llenado

Manual

Se necesitan espacios adecuados para que la información quede suficientemente clara y se eviten errores de interpretación (figura 3.3).[pic 31]

[pic 32][pic 33]

[pic 34][pic 35]

[pic 36][pic 37]

A máquina

El espaciado debe adecuarse a la longitud del carro de una máquina de escribir, aunque no existe una estandarización de este equipo (figura 3.4).

En impresoras de equipo de cómputo

Este tipo de reproducción no debe representar ningún problema, ya que los formularios tienen que haberse creado en la computadora desde un principio. En caso contrario. Puede usarse un escáner para capturarlas y darlas de alta en una unidad de memoria.

Figura3.4

Forma para llenarse en máquina.[pic 38][pic 39][pic 40][pic 41][pic 42][pic 43][pic 44]

Figuras de formularios

La clase de