GUIA DE APRENDIZAJE N° 1 GESTIÓN DOCUMENTAL

...

3.2(c)Diseño, análisis y descripción de cargos:

concepto de puesto, diseño de puesto, análisis de puestos; objetivos de la descripción y el análisis de los puestos, modelos de diseño: clásico, humanista y de contingencias; pasos para el análisis del puesto, métodos para reunir información.

Puesto de trabajo: Espacio físico donde se realiza una tarea dentro de la empresa u organización. Sin embargo, en algunos oficios no hay un lugar concreto donde se efectúan las tareas.

Diseño de puesto: Considerando que cada puesto necesita diferentes conocimientos, cualidades y niveles de habilidad, es necesaria una planeación efectiva de recursos humanos que tome en cuenta estos requerimientos para los puestos. Para ello, los directivos de hoy en día debieran invertir más de su tiempo preparando equipos de trabajo responsables del diseño de puestos claves en la empresa.

Análisis y descripción de puestos: el análisis de puestos sería un proceso de determinación de las funciones o actividades, responsabilidades y deberes, objetivos y condiciones que debe poseer un puesto y el tipo de persona que contenga las cualidades, calificación, conocimientos, habilidades y capacidades que le permita desempeñarlo adecuadamente.

La descripción del puesto se refiere a las tareas, los deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que las especificaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita cumplir. Por tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y esas especificaciones.

MODELOS DE DISEÑO:

Clásico: Es el utilizado por los ingenieros que comenzaron el movimiento de la administración científica, la primera de las teorías administrativas.

La administración científica sostenía que sólo mediante métodos científicos se podían proyectar los puestos y capacitar a las personas para obtener la máxima eficiencia posible. El gerente mandaba y el trabajador simplemente obedecía y operaba. La idea predominante era que cuanto más simples y repetitivas fueran las tareas tanto mayores sería la eficiencia del trabajador.

Este modelo pretendía:

1) Segmentar los puestos en tareas sencillas, repetitivas y de fácil capacitación.

2) Eliminar actividades y movimientos innecesarios que produzcan cansancio.

3) Encontrar la mejor manera para que los trabajadores se muevan, ubiquen y se conduzcan físicamente con la tarea.

4) Seleccionar científicamente el trabajador de acuerdo con las exigencias de la tarea.

5) Eliminar todo lo que pueda causar cansancio físico.

6) Establecer tiempo promedio que necesitaban los empleados para realizar la tarea.

7) Ofrecer planes de incentivos salariales.

8) Mejorar el ambiente físico de la fábrica.

Humanista: Este modelo surgió con la Escuela de relaciones Humanas durante la década de 1930, representaba el modelo administrativo de la época. El concepto de persona humana pasó de Homo economicus (el hombre motivado por las recompensas salarales) a Homo social (el hombre motivado por los incentivos sociales). Con la teoría de las relaciones humana surgen los primeros estudios sobre el liderazgo, la motivación, las comunicaciones y demás asuntos relacionados con las personas. El interés en las tareas (administración científica) y el interés en la estructura (teoría clásica) se sustituyeron por el interés en las personas.

De contingencia: Es un enfoque más moderno y amplio que toma en cuenta las diferencias individuales y las tareas involucradas. De ahí su nombre, ya que depende de la adecuación del diseño del puesto a estas dos variables. En el modelo de contingencia convergen tres variables: la estructura de la organización, la tarea y la persona que la desempeñará.

El diseño situacional es cambiante y va de acuerdo con el desempeño personal del ocupante y del desarrollo tecnológico de la tarea.

Existen cinco dimensiones esenciales en el diseño de contingencia de los puestos:

Variedad: es el número y las diversas habilidades que exige el puesto. Los puestos con mucha variedad eliminan la rutina y las personas tienen que utilizar una gran cantidad de sus habilidades.

Autonomía: es el grado de independencia y de criterio personal que tiene el ocupante para planear y realizar el trabajo.

Significado de la tarea: es el volumen del efecto reconocible que el puesto causa en otras personas. Es la interdependencia del puesto con los del resto de la organización y la participación de su trabajo en la actividad general del departamento o de toda la organización.

Identificación con la tarea: se refiere a la posibilidad de que la persona realice una pieza de trabajo entera o global y de que pueda identificar claramente el resultado de sus esfuerzos.

Retroalimentación: se refiere a aquella información que la persona recibe mientras trabaja y que le indica cómo está realizando su actividad. Ésta le permite a la persona una evaluación continua y directa de su desempeño sin necesidad del juicio periódico de un superior.

Pasos para el análisis del puesto:

Paso 1: Determinar el uso de la información en el análisis de puesto

Identificar el uso que se dará a la información, ya que esto determinara el tipo de datos que se debe reunir y la técnica de recolección de información que se debe aplicar, tal vez es conveniente una observación directa, una entrevista con cuestionarios o el registro y medición de tareas.

Paso 2: Reunir información previa

Es necesario revisar información previa disponible, como organigramas, diagramas de flujos o de proceso y descripción de puestos. El conocer previamente esto facilita la recopilación de la información.

Paso 3: Seleccionar puestos representativos para estudiarlos

Esto es necesario cuando existen muchos puestos similares por analizar, la elección de los puestos más representativos ayuda a simplificar el trabajo, ya que evita el analizar todos los puestos, representando economía de tiempo