El uso de Sistemas de informacion

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4 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Los usuarios de los SI tienen diferentes necesidades de información que están acordes a sus responsabilidades en la organización. Las máximas autoridades suelen requerir información de resumen sobre el desempeño organizacional que les permita valorar la marcha del negocio e información sobre tendencias a largo plazo para la adopción de decisiones. Los sistemas de apoyo a ejecutivos (Executive Support System, ESS) sirven a estos fines. Sintetizan la información relevante proveniente de distintas áreas de la organización y permiten tener rápido acceso a una síntesis del desempeño organizacional. También, desarrollan tendencias de largo plazo a partir de información interna y externa para auxiliar en la toma de decisiones estratégicas. Es decir, facilitan las decisiones no rutinarias que requieren juicio y evaluación para su adopción.

En cambio, los gerentes de nivel medio necesitan información más específica sobre los resultados de las áreas funcionales que dirigen para planificar y controlar el desempeño. Así, los sistemas de información gerencial (Management Information System, MIS) proporcionan a la gerencia intermedia informes sobre el desempeño actual de la organización. Los MIS resumen e informan sobre las operaciones básicas de la empresa utilizando los datos aportados por los sistemas de procesamiento de transacciones. Se orientan al control administrativo y son diseñados para presentar reportes de las operaciones cotidianas, tienen poca capacidad analítica. A su vez, los gerentes de rango medio utilizan sistemas de apoyo a la toma de decisiones (Decision Support System, DSS) que ayudan a la toma de decisiones poco habituales. Se enfocan en problemas de naturaleza única y que cambian con rapidez para cuya solución no existe un procedimiento totalmente predefinido. En este sentido, son semejantes a los ESS.

A nivel operativo, encontramos los Sistemas de procesamiento de transacciones (Transaction Processing System, TPS) cuya función es registrar las actividades cotidianas de la organización. Por ejemplo, las órdenes de venta, las reservaciones hoteleras, el mantenimiento de los registros de empleados y el embarque de pedidos. Los gerentes necesitan los TPS para supervisar el estado de las operaciones internas y las relaciones de la empresa con el entorno externo. Estos sistemas son claves en la operación de las organizaciones por dos razones. En primer lugar, deben funcionar con una gran ventana de disponibilidad ya que si fallan frenan la operación de la compañía dado que no puede registrar y procesar sus operaciones cotidianas. Este el tipo de sistema que falla cuando un empleado de atención al público dice “no puedo tomar su pedido/reclamo ahora porque no hay sistema”. En segundo lugar, la información registrada por los TPS alimenta a los otros sistemas de la organización de manera que si estos no funcionan no producen el insumo básico para el resto de los sistemas.

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En el nivel operativo, es posible identificar los TPS desde una perspectiva funcional. Por ejemplo, los sistemas de ventas y marketing soportan procesos de negocio vinculados a: tomar órdenes de compra, registrar y controlar las ventas, promover productos, contactar clientes e identificar clientes importantes. En cambio, los sistemas que soportan la actividad de producción de bienes y servicios se relacionan con el planeamiento, el desarrollo y la entrega de los bienes y servicios ofrecidos por la organización así como a controlar el flujo de la producción. Por su parte, los sistemas financieros y contables sirven para administrar los registros contables de la organización y dar cuenta de desempeño financiero. Finalmente, los sistemas de recursos humanos ayudan a desarrollar los requisitos de personal, identificar empleado potenciales, mantener registro de los empleados y de sus habilidades y desempeño, registrar las actividades de capacitación y diseñar los planes de remuneración y recompensas, entre otros.

Otro modo de clasificar a los sistemas es según las actividades que involucran. Dado que es un gran reto lograr que los diferentes tipos de sistemas operen en conjunto, crecientemente se han incorporado sistemas que automatizan procesos que abarcan varias funciones empresariales y niveles de la organización. Existen cuatro aplicaciones empresariales principales: los sistemas empresariales, los sistemas de administración de la cadena de suministro, los sistemas de administración de las relaciones con el cliente y los sistemas de administración del conocimiento.

Los sistemas empresariales, también conocidos como sistemas de planeación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) integran los procesos claves de negocios de toda una empresa en un solo software. Así, esta información que de otra forma estaría fragmentada en diferentes sistemas está integrada y disponible en toda la organización. Los ERP comprenden información de recursos humanos, logística, contabilidad, finanzas, relaciones con los clientes, producción, entre otros.

Estos sistemas tienen dos ventajas esenciales. Por un lado, aceleran la comunicación de la información en toda la compañía y facilitan la coordinación de las operaciones cotidianas. Cuando un vendedor ingresa la orden de compra de un cliente en el ERP, tiene toda la información necesaria para completar la orden. Por ejemplo, la información crediticia y el historial de compras en el módulo financiero, el stock de productos en el módulo de inventario y el itinerario de entregas en el módulo de logística. Por otro lado, aportan información valiosa para mejorar la toma de decisiones administrativas ya que proporcionan información que ayuda a los gerentes a analizar la rentabilidad general de productos, las estructuras de costos, entre otros.

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Los sistemas de administración de la cadena de suministro (Supply Chain Management, SCM): ayudan a las empresas a manejar las relaciones con sus proveedores. El objetivo principal de este sistema es poseer la cantidad correcta de productos desde su origen al punto de consumo en la menor cantidad de tiempo y al costo más bajo. Estos sistemas asisten en las cinco funciones principales de la administración de la cadena de suministros: 1) planear la estrategia para manejar todos los recursos de la organización que están involucrados en la entrega de un producto o servicio a través del desarrollo de métricas que permitan mejorar la eficacia y eficiencia. 2) abastecer de la manera más eficiente posible, es decir, administrar los procesos para manejar el inventario incluyendo la recepción y verificación