LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

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Cuando hay muchos empleados, el cuestionario es más rápido y barato, pero se cuelan inexactitudes, por lo tanto es mejor que un entrevistador calificado elabore los informes de manera rápida y precisa, lo que a largo plazo compensa el costo del entrevistador. También es necesario mantener actualizados los archivos.

EJEMPLO

INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS

Nombres Completos: EDMUNDO Apellidos: MAYORGA CONZA Fecha de Nacimiento: 07 / AGOSTO / 1982 Edad: 29 AÑOS Estado Civil: CASADO Nacionalidad: ESPAÑOLA Domicilio: CALLE LOS ALAMOS D-248 Teléfono: 345-069685

ESTUDIOS REALIZADOS: Estudios Primarios: COLEGIO SAN VICENTE Estudios Secundarios: COLEGIO SAN VICENTE Estudios Superiores: UNIVERSIDAD LA RIOJA Títulos Obtenidos: ADMINISTRADOR Cursos Realizados: ESTADISTICA Y PRESUPUESTOS

DATOS FAMILIARES: Datos de Cónyuge:Nombres: ADALIA Apellidos: LOPEZ DORIGAEdad: 27 AÑOSProfesión: FARMACEUTICA

CARGAS FAMILIARES: Número de Hijos: 1 Nombres: JOSE CARLOS Apellidos: MAYORGA LOPEZEdad: 5 AÑOS

TRABAJOS ANTERIORES: Nombre ex trabajo: ENCUESTADORA SINCERA SACNombre del Jefe: REYNALDO CHAMORRO FREDERDirección: JIRON JORDANO 345Teléfono: 568-944545Que cargo ocupó: RESIDENTE ENCUESTADOR

LA PLANTILLA

La competitividad del entorno y la variabilidad del mercado de productos hacen que planificar el futuro de una empresa sea una tarea difícil y complicada de hacer. Esta planificación deberá incluir también la planificación de la plantilla.

Durante mucho tiempo los problemas que surgían en las empresas se resolvían en el día a día, pero a partir de los finales de los 70’s y la década de los 80’s surge la teoría de la gerencia que está basada en la previsión y en la planificación.

La planificación de plantillas o de recursos humanos se considera como factor estratégico que trata de adecuar la plantilla de la empresa, tanto desde el punto de vista cuantitativo como cualitativo a los objetivos estratégicos programados.

Definiciones:

La plantilla de personal se define como el número de puestos y el número de personal que ocupa esos puestos, para alcanzar los objetivos de una organización. Es decir, la plantilla de personal implica la relación ordenada de los puestos y empleados.

Objetivo de la plantilla:

Es el contar con el número de personal necesario que posea con los conocimientos, habilidades y actitudes (competencias), que le permitan lograr a una organización mayores niveles de productividad (obtener mayores resultados con menos recursos), así como satisfacer los exigentes criterios de competitividad (alto énfasis en la calidad, reducción permanente de costos, alta productividad y orientación clara hacia el cliente), que conduzcan al logro de sus objetivos: mayor utilidad económica, incrementar su valor económico y elevar la calidad de vida de su personal; o bien si se trata de una organización publica el propósito de esta será el alcance de su misión, es decir la razón por la que fue creada.

Para verificar la plantilla habrá que hacer un calendario de necesidades de personal que responda a los objetivos de la empresa. Una vez determinadas las necesidades, será la política de recursos humanos la que diseñe los planes para conseguir los trabajadores necesarios. Es un proceso largo en el que hay que poner todo el interés porque el éxito de una empresa depende en gran medida de que cuente con las personas adecuadas en el puesto adecuado y en el momento oportuno para que puedan conseguir los objetivos estratégicos programados.

Cuando hablamos de planificación de plantillas hablamos de necesidades cuantitativas y cualitativas. En ambos casos hay que distinguir entre:

- Necesidades brutas: hacen referencia al número necesario independientemente de la situación actual de la plantilla.

- Necesidades netas: es la diferencia de las necesidades brutas y la situación actual de la plantilla.

Presupuesto de la plantilla y su autorización

- Es necesario puntualizar que la plantilla de personal representa también el presupuesto de personal; el cual consiste en la expresión de un número de puestos de trabajo de diferentes tipos y las calificaciones que requieren.

- Es un importante instrumento para la planeación de mano de obra a corto plazo. El presupuesto de personal o de la plantilla consiste en la expresión de un numero de puestos de trabajo de diferentes tipos y las calificaciones que requieren, que han sido asignaos a diferentes unidades por la Dirección y para un periodo de tiempo determinado generalmente un año.

- La expresión “presupuesto personal” o “presupuesto de la plantilla de personal” se utiliza como un presupuesto de trabajo y como opuesto ha presupuesto financiero. Este último tipo de presupuesto se ha denominado presupuesto de sueldos y salarios, el cual cuando se complementa con los datos de costo indirecto forma el presupuesto de costos de personal.

- Por otro lado el presupuesto de personal se redacta por un proceso de cooperación de los jefes de línea y el departamento de personal. Este último, sin embargo, asume la responsabilidad de asegurar que los recursos del personal presupuestados podrán estar disponibles. El presupuesto de personal o de la plantilla puede ser contemplado además como una referencia que determina los limites para contratar personal, que ha sido por la Administración General y no pueden ser sobrepasados sin una autorización adicional.

- El presupuesto de personal o de la plantilla puede ser contemplado además como una referencia que determina los límites para contratar personal, que ha sido aprobada por la Administración General y no pueden ser sobrepasados sin una autorización adicional.

Control Plazas:

No se puede entender el significado de planeación de la plantilla o planeación de plazas, si no se cuenta con el concepto descontrol de plazas o control de la plantilla. El control de plazas consiste en el mecanismo de registro y manejo de las plazas previstas en el pronóstico de personal.

El control de plazas incluye:

a) Plazas ocupadas

b) Plazas vacantes

c) Sustituciones temporales