Planeación del Sistema de Información para el Departamento de Recursos Humanos de la Empresa Venequip S.A.

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2. Información Relevante

"Un Sistema de Información (S.I.) es un conjunto de procedimientos, manuales y automatizados, y de funciones dirigidas a la recogida, elaboración, evaluación, almacenamiento, recuperación, condensación y distribución de informaciones dentro de una organización, orientado a promover el flujo de las mismas desde el punto en el que se generan hasta el destinatario final de las mismas", sus funciones básicas son entrada de datos, le sigue el procesamiento de esos datos y los procesos de apoyo y cierra con la salida que normalmente está relacionada con la generación de reportes de datos que son insumos para la toma decisiones.

Ahora bien dentro de la empresa Venequip S.A, específicamente el departamento de recursos humanos, no cuentan con ningún mecanismo de control especifico, tampoco se conoce la existencia de un plan estratégico que involucre el desarrollo de un sistema informático, de allí que los objetivos y metas no estén registrados de manera formal, predomina en si un modelo de trabajo informal, tampoco se cuenta con un sistema de información que les facilite todos los procesos de gestión de datos, en el pasado se llegó a utilizar un sistema propio pero que fue abandonado desde el 2006, para disminuir costos operativos desarrollándose en la actualidad todos los procesos de forma manual, lo cual impide procesar solicitudes urgentes y compromete la seguridad y actualización de los datos de los trabajadores y candidatos potenciales a ser contratados.

En este sentido la compañía está consciente que es necesario sobre todo para el departamento de recursos humanos, desarrollar un sistema que les permita dar respuesta a las necesidades de los diferentes departamentos de talento humano, adecuado para mantener a la empresa en crecimiento, además de gestionar y dar respuesta oportuna y rápida a las solicitudes de información sobre determinado trabajador.

Se establece entonces que hace 10 años se trabajaba con un sistema de información desarrollado por ellos, pero se dejó de utilizar por los costó que implicaba su actualización tanto del sistema operativo como de equipamiento físico, asimismo no tienen definida una planificación acorde con las características de los procesos actuales que son llevados por el departamento que se traduce en una improvisación que afecta la organización y recuperación de expedientes y dificulta el proceso de selección de talento humano adecuado a las características del puesto y unidad solicitante.

3. Identificación de Requisitos

El proceso de reclutamiento y selección de la empresa Venequip S.A, sigue los siguientes pasos:

- Cada departamento solicita a recursos humanos cuando lo requiere la necesidad de contratar a una persona para cubrir vacantes existentes, temporales o permanentes.

- Recursos humanos envía memorándum interno a todos los departamentos para establecer si poseen un candidato con el perfil requerido.

- Se hace solicitud a nivel de prensa, internet de un candidato que posea los requisitos solicitados

- Recibe los currículos de manera física o por correo electrónico

- Citan a los candidatos que tengan los perfiles más cercanos al solicitado y se entrevista para ampliar la información.

- Los candidatos preseleccionados son citados para ser aplicadas las pruebas complementarias.

- Se clasifican en elegibles y no elegibles guardándose el currículo para ser citado en otras oportunidades

- Se espera los resultados de las pruebas técnicas y médicas para escoger si se contrata o no

- En caso de proceder a la contratación se le apertura el respectivo expediente.

- Dicho expediente es almacenado de acuerdo al número de cédula.

- Se archiva en el archimóvil.

Proceso de adiestramiento

- Se recibe la disponibilidad de cursos a ser ofertados de parte de la presidencia

- El departamento envía la notificación a cada departamento para que ellos envíen la lista de candidatos que recibirán el curso.

- Análisis del perfil de candidatos

- Se hace lista definitiva de asistentes al curso.

- Preparación de la logística para desarrollo del curso.

- Desarrollo del curso

- Entrega de certificados

El modelo actual presenta deficiencias en sus procesos por lo cual, no se recoge la información necesaria para seleccionar candidatos idóneos, no existen parámetros específicos para desarrollar todos estos procesos, reportes incompletos que dificultan la toma decisiones de allí que el modelo de trabajo propuesto para desarrollar estas actividades se representa en el siguiente diagrama que cubre las necesidades de la empresa, específicamente del departamento de recursos humanos.

Diagrama de flujo de datos para el proceso de reclutamiento, selección y apertura de expedientes (requerido para el sistema)

Flujograma del Macro Proceso

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