Manual para la elaboración del cuadre de caja

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ISLR / 75 % IVA: Aquí se colocan los montos de impuestos retenidos por algunas compañías, generalmente pasa cuando ese día le hemos facturado a un cliente y dice ser agente de retención puede ser de ISLR, de IVA o de ambos. En cualquiera de los casos este nos debe hacer entrega de un comprobante que avala la información y que nos dice cual es el monto retenido.- Dicho monto es el que vamos a

colocar en este recuadro respectivamente, donde dice TIPO colocamos si es IVA o ISLR y donde dice MONTO RETENIDO la cantidad en Bs.F

CUENTAS POR COBRAR (VENTAS A CREDITO): en este espacio solo se colocan las ventas a créditos del día o los documentos que quedaron pendientes de cobro, generalmente nos referimos a facturas por transferencia entre las tiendas que no son canceladas inmediatamente, ventas a crédito autorizadas por el gerente a clientes especiales, o facturas que por algún motivo ajeno o diferente a los anteriores y previamente notificado al gerente o al supervisor no fueron cobradas.- Es importante colocar en estos espacios la información correcta, para no generar diferencia en el cuadre de caja.- Donde dice EMPRESA se coloca la razón social de la factura, al lado esta FACTURA, allí va el nº del documento, y donde dice MONTO el total en Bs.F.

Luego de esto hay una línea que dice CAJA DEL DIA (DEPOSITOS DESEMBOLSOS Y CUENTAS POR COBRAR) aquí se van a sumar los depósitos, las cuentas por cobrar (de ser el caso) y las retenciones (de ser el caso), y este debe ser igual al monto del reporte ya que esto refleja las ventas del día y los montos no deben diferir. De haber alguna discrepancia debemos revisar detalladamente que fue lo que paso, ya que el cuadre no refleja mas o menos de lo que hicimos durante el día y la información nunca se ve alterada a menos que exista algún problema que no hayamos detectado.-

Nota: debajo de este recuadro hay otro similar que tiene como texto DIF, este va referido a discrepancias entre el monto del reporte y todos los depósitos del día. De haber diferencias hay que revisar.-

NOTAS DE CREDITO: con la nueva impresora fiscal ya no hacemos anulaciones si no devoluciones que generan a su vez una nota de crédito, estas deben ser colocadas con su respectiva descripción en este espacio. Hay un recuadro donde esta un símbolo así # aquí vamos a colocar el nº de la nota de crédito emitida por la impresora, en el espacio destinado a CONCEPTO vamos a explicar brevemente los motivos que dieron origen a la devolución, y donde esta el MONTO se coloca la cantidad en Bs.F. Todas las notas de crédito emitidas deben ir soportadas con su respectiva factura.-

Nota: debajo de este recuadro hay otro similar que tiene como texto DIF, este se refiere a las posibles discrepancias que puede haber entre las notas de crédito colocadas allí y las puestas en el recuadro de la parte de arriba del cuadre que contiene el mismo texto.- De ser así hay que revisar.-

OTROS DEPOSITOS DEL DIA NO RELACIONADOS CON VENTAS: este espacio va destinado a todas las operaciones que generaron un ingreso de dinero al sistema pero que no tienen nada que ver con las ventas del día, tales como son: cuentas por cobrar y cheques devueltos entre otros.- Este es creado con el fin de no afectar los totales de ventas y poder relacionar aparte los documentos pendientes, estas ventas por lo general llevan un deposito individual en el profit cuando es en cheque y efectivo, para así no generar diferencia en los reportes, cuando la cuenta es cancelada en tarjeta va a generar un sobrante en el cuadre ya que no la puedo individualizar porque este es un deposito global.- DEPOSITO se coloca el nº de planilla donde se deposito el cheque o el efectivo cancelado, CATAPORTE solo va referido a los depósitos de efectivo cuando se lo llevan

los panamericanos nº ubicado debajo del código de barras y comienza y termina con un asterisco planilla rosada.- MONTO cantidad en Bs.F.-

DESCUENTOS DADOS EN EL DIA: aquí se debe colocar el nº de factura con el monto del descuento otorgado, esto funcionaba para el sistema viejo donde le proporcionábamos al cliente descuento por porcentaje, ahora como se hace por renglón no afecta los montos de subtotal ni IVA y por lo tanto este recuadro no lo vamos a utilizar.-

COMENTARIOS: aquí se colocan observaciones de interés para la oportuna revisión del cuadre, tal como lo son diferencias generadas, el motivo por el cual ocurrió, discrepancias entre el deposito de tarjetas del profit y el cuadre, explicaciones del porque de alguna devolución entre otros.-

Finalmente encontramos un recuadro que dice CUADRE DE CAJA REALIZADO POR, en el cual deben colocar el nombre o los nombre de las personas que realizaron el cuadre de caja, tanto al medio día como el cierre completo por la tarde.-

Esta demás colocar que el gerente o el supervisor deben firmar el cuadre de caja diariamente una vez culminadas las operaciones, para así corroborar que se están efectuando los controles necesarios en cuanto a elaboración y revisión del mismo.-