Manual de manejo de caja chica

Manual de manejo de caja chica

1) manual de Caja Chica

Con el propósito de atender una serie de pagos menores por medio de los fondos asignados y con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Ley del Impuesto Sobre la Renta y   Código tributario de la SUNAT a partir del presente ejercicio se da conocimiento del presente Manual para regular los procedimientos a seguir en el manejo de los mismos, con el objeto de fortalecer la estructura de control interno y como herramienta de apoyo.

2) definición de Caja Chica

La caja chica constituye un fondo asignado para atender pagos en efectivo en gastos menores, exclusivamente para pagos de papelería de oficina y pagos menores a los proveedores por los gastos incurridos antes, durante y después de las operaciones de un negocio. Este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que excedan los límites establecidos en el presente Manual.

Ejemplo de gastos que se pueden cubrir con la caja chica

• Papelería de oficina
• Movilidad del coach
• Movilidad del encargado de taller
• Movilidad para asistencia de reuniones
• Movilidad de traslado de la logística
• Compra de materiales menores a 100 soles
• etc

 3) OBJETIVO.

El Objetivo de este reglamento es establecer los controles necesarios para el manejo de fondos, que faciliten y agilicen las operaciones de compras de menor cuantía monetaria que no amerite la emisión de una operación interbancaria. Este fondo se denominará "Caja Chica" y será asignado por un monto fijo. Los gastos por montos mayores deben corresponder a trabajos planificados, por lo tanto, su adquisición debe hacerse mediante la aprobación de Gerencia.

4) Alcance.

Las políticas, obligaciones y responsabilidades, descritas en el presente manual, son aplicables al a las Áreas de Gerencia, Ventas y administración y finanzas de la empresa Eliigete.

5) Normas Generales

1. El fondo fijo de caja (caja chica) está destinado para cubrir los gastos menores y urgentes de la empresa tales como papelería, artículos de limpieza, compra de artículos de oficina, movilidad, etc. o cuyo importe de los mismos no sea superior a 100 soles.
2.  El monto máximo de mantener en caja es de 2000 soles y el monto mínimo es mantener 200 soles, en caso la caja exceda, gerencia general podrá bancarizar el diferencial y dar conocimiento inmediato al área de administración   mediante un recibo de la operación. Y en caso el monto sea menor a 200 soles podrá inyectar suficiente dinero para supera el mínimo permitirle siguiendo el mismo procedimiento
3. Todos los pagos que se hagan con fondo de caja chica deberán estar previamente autorizados por el responsable del departamento Gerencia General y revisados por el Área de Administración y finanzas.
4. Todas las facturas que se paguen con caja chica deberán de contener los requisitos fiscales y fecha reciente de expedición.
5. Todo gasto de Caja Chica debe estar soportado por el original de la factura o comprobante de pago correspondiente y entregar los archivos Excel u otro documento detallando los gastos efectuados al área de administración y finanzas.
6. El personal que soliciten dinero de caja chica, están obligados a liquidar el vale y entregar según sea el caso los archivos Excel u otro documento detallando los gastos dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo de efectivo.
7. La solicitud de reposición se deberá elaborar con comprobantes propios del mes en cuestión, evitando acumular comprobantes de meses anteriores.
8. Los aumentos o disminuciones del FONDO FIJO de caja chica, serán autorizados por Gerencia General, haciendo énfasis de los motivos que justifiquen el aumento, cuando este sea el caso.
9. El área de Administración y finanzas es el responsable del control de los fondos cada fin de semana. Para ellos el área de ventas y gerencia General deben emitir los recibos sustenta torios de los gastos durante las 24 horas después de haber efectuado el gasto
10. En toda salida de caja chica se deberá recabar vale firmado por la persona que recibe el efectivo, mismo que deberá estar previamente autorizado por Gerencia Este vale se eliminará al momento de recibir las facturas correspondientes o el reembolso por la cantidad firmada en el vale.
11. La reposición del fondo de la caja chica se realizará por semana, o cuando el monto residual en efectivo así lo amerite.
12. El fondo de la caja chica será resguardado en un cajón o caja con llave que solo el responsable del fondo conservará.
13. La persona designada para resguardar la caja chica será responsable y cubrirá con sus propios recursos, cualquier gasto realizado en forma indebida o faltante detectado.
14. Este reglamento deberá de hacerse de conocimiento del responsable del fondo con objeto de que conozca el contenido del mismo.