Caja chica ASPECTOS GENERALES

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- Una vez autorizada la entrega de los recursos solicitados deberá disponer el respectivo desembolso a nombre del responsable operativo asignado.

- No podrán realizarse erogaciones que individualmente superen la suma de $ 2000 (dos mil pesos 00/100mn)

- No podrán realizarse solicitudes en caso de contar con una.

- Para realizar dicha solicitud se deberá respaldar mediante un recibo (vale, ver anexo 2) cumpliendo las siguientes características:

- Número de Recibo (pre numerado por sistema).

- Apellido, nombre y firma del solicitante (con letra de molde).

- Fecha de desembolso.

- Monto del desembolso en letras y números (legibles).

- Concepto del destino de los fondos.

- Firma del solicitante que recibe los fondos.

- Todos los colaboradores que reciban fondos de Caja Chica para realizar cualquier tipo de gasto autorizado, están obligados a rendir cuenta al responsable de la Caja Chica, presentando los comprobantes pertinentes, en el plazo máximo de 24 horas hábiles posteriores a la recepción de los fondos.

- El responsable solicitante deberá considerar los siguientes puntos:

- Por toda compra o servicio efectuado con dicha solicitud debe exigir el correspondiente comprobante fiscal que respalde el gasto efectuado, excepto gastos donde se trate de tickets que no lo permitan.

- Todo comprobante deberá solicitarse a nombre de BUFETE JURÍDICO BARRERA BADILLO S.C. con domicilio en Av. Jose Ma. Vertíz No. 646 c.p. 03020 México, Distrito Federal. En ningún caso el comprobante podrá estar emitido a nombre de terceras personas.

- Los comprobantes deben contener claramente la cantidad, descripción de lo adquirido, precio unitario, precio total, e importe total en letras y números.

- El recibo de comprobación (vale) no deberá presentar enmiendas, raspaduras y/o alteraciones en las cantidades (números, total, monto solicitado, diferencia y cantidad con letra, en caso de incurrir en alguno de estos se procederá a la cancelación de dicho vale). Ver capítulo de SANCIONES

- Todos los comprobantes deben llevar firma en V°b° del coordinador junior, firma de autorización del coordinador senior o coordinador nacional, lo que certificará que el gasto efectuado con su autorización. NO SE RECIBIRÁN VALES SIN FIRMAS.

Formulario de Solicitud de Compras

- Con anterioridad a la ejecución de compras de bienes, materiales de oficina, etc., el solicitante deberá informar a su coordinador, antes de realizar la compra para que este posteriormente consulte al Departamento de Compras, acerca de la existencia de dichos bienes en stock. En caso de inexistencia de los bienes consultados, el Departamento Compras deberá autorizar la compra de dicho bien mediante un email, así mismo al realizar el gasto se deberá entregar una copia del ticket o factura emitida por el gasto al área de compras, de tal forma que este quede contemplado dentro del inventario.

CAPITULO 3

RENDICIÓN, CONTROL Y REPOSICIÓN DE FONDOS

Arqueos de Caja Chica

- El responsable de la Caja Chica está obligado a mantener al día y en forma ordenada, todos los registros del movimiento financiero, la documentación que respaldé los gastos realizados y el saldo disponible, en previsión de los arqueos de caja que se pudieran realizar en forma programada o sorpresiva.

Rendición de Caja Chica

- El responsable de Caja Chica debe rendir cuenta de los gastos realizado, mediante el “Formulario Rendición de Caja Chica” (anexo B) de acuerdo a las fechas y horarios establecidos para su comprobación de cada sucursal.

- Acapulco:

Se realizara cierre de caja chica los días martes a las 12:00 pm, tomando en cuenta que la semana se lleva a cabo de martes a lunes, después de este horario no se entregara ningún tipo de recurso hasta el siguiente día, por tal motivo y después de haber realizado el cierre correspondiente se procederá a realizar el depósito del resultado remanente los días miércoles a primera hora, enviando por paquetería los recibos de comprobación (vales) los días jueves a primera hora, así como un acuse de lo enviado.

- Ecatepec, Toluca, Tizayuca:

Se realizara cierre de caja chica los días martes a las 12:00 pm, tomando en cuenta que la semana se lleva a cabo de martes a lunes, después de este horario no se entregara ningún tipo de recurso hasta el siguiente día, por tal motivo y después de haber realizado el cierre correspondiente se procederá a realizar el depósito del resultado remanente días miércoles a primera hora, enviando ya sea por paquetería o de forma personal, los recibos de comprobación (vales) los días jueves a primera hora, así como un acuse de lo enviado.

- En tanto se tramite la reposición de los fondos para caja chica, se podrá seguir utilizando el remanente de fondos no consumidos, con previa autorización del área de dirección. Siempre y cuando no se haya realizado la transferencia del complemento solicitado, de lo contrario el remanente de tendrá que depositar en el tiempo y días establecidos.

- En caso de la apertura de una nueva caja chica (nueva sucursal) el responsable del área operativa deberá informar al área de Egresos con 15 días de anticipación, informando el tipo de gastos a cubrir, así como el monto estimado a solicitar semanalmente .

Para la comprobación de caja chica, el responsable debe considerar los siguientes puntos:

- Toda operación realizada con fondos de Caja Chica deberá estar respaldada por un comprobante. Dichos comprobantes deberán cumplir con los requisitos establecidos en el capítulo 2 del presente Procedimiento. Cualquier comprobante que no cumpla con alguno de los requisitos enumerados precedentemente será rechazado.

- Para toda rendición de Caja Chica, se llenara el “Formulario de Rendición de Caja Chica” (anexo B) y contendrá todos los comprobantes respaldatorios, ordenados cronológicamente, foliados y firmados de acuerdo a lo solicitado en el capítulo 2 del presente procedimiento. El “Formulario de Rendición de Caja Chica” deberá contar