AUDITORÍA DEL CICLO DE NÓMINA Y PERSONAL.

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Autorización adecuada Como se comentó antes, el departamento de recursos humanos debería ser el responsable de la autorización de agregar o eliminar empleados de la nómina.

Documentos y registros adecuados Los documentos y registros adecuados dependerán de la naturaleza del sistema de nómina.

Control físico sobre los activos y registros El acceso a cheques de nómina sin firmar debe restringirse.

Los cheques deben ser firmados por un empleado responsable y distribuidos por alguna persona independiente de las funciones de nómina y registro de tiempo.

Verificaciones independientes para el desempeño Los cálculos de nómina deben verificarse de forma independiente, incluyendo la comparación de los totales de lotes con los reportes sumarios. Un miembro de la administración u otro empleado responsable debe revisar los registros de salida de nómina en busca de cualquier error o irregularidad obvia o de cantidades inusuales.

Pago oportuno de los impuestos retenidos sobre nóminas y otras retenciones Es deseable comprobar si el cliente ha cumplido con la obligación legal de presentar los pagos que corresponden a todas las retenciones de nómina como parte de las pruebas sobre nómina, aunque generalmente los pagos se efectúan de los desembolsos de efectivo en general.

Relación entre nómina y evaluación del inventario En auditorías donde la nómina es una porción significativa del inventario, como ocurre frecuentemente entre las compañías manufactureras y de en construcción, una clasificación incorrecta de cuentas de las nóminas puede afectar de forma considerable la evaluación de activos en cuentas como producción en proceso, artículos terminados o construcción en proceso.

La verificación de las cuentas de pasivo asociados con la nómina, a menudo llamadas gastos de nómina acumulados, por lo común, es directa si la estructura de control interno funciona de forma eficiente.

Cuando el auditor tiene la certeza de que las operaciones en nómina se registran correctamente en el diario de nóminas y se preparan en forma precisa, y de que las formas fiscales referentes a las nóminas se pagan puntualmente, las pruebas de detalles de saldos no deben consumir mucho tiempo.

Los dos principales objetivos de auditoría relacionados con los saldos en la comprobación de pasivos de nóminas son: 1) lo acumulado se declara en la balanza de comprobación en las cantidades correctas (precisión), y 2) se registran las operaciones en el ciclo de nómina y personal en el periodo correcto (corte).

Cantidades retenidas del pago de los empleados Se comprueban los impuestos en nóminas que han sido retenidos, pero que todavía no se desembolsan, al comparar el saldo con el diario de la nómina, la forma fiscal referente a la nómina preparada en el periodo subsiguiente, y los desembolsos en efectivo del siguiente periodo.

Sueldos y salarios acumulados La acumulación de sueldos y salarios se suscita siempre que no se les paga a los empleados por los últimos días u horas de salarios devengados hasta el periodo subsiguiente. El personal asalariado, por lo general, recibe todo su pago con excepción del tiempo extra el último día del mes, pero con frecuencia varios días de salarios para los empleados por hora quedan sin pagar al final del año.

Comisiones acumuladas Los mismos conceptos utilizados en la verificación de sueldos y salarios son aplicables a las comisiones acumuladas, pero esta acumulación a menudo es más difícil de verificar porque es frecuente que las empresas tengan varios tipos de acuerdos con los vendedores y otros empleados a comisión.

Bonificaciones acumuladas En muchas compañías, las bonificaciones no pagadas de fin de año a los funcionarios y empleados son una partida grande, que cuando no se registran producen un error material. Por lo general, se logra la verificación de la acumulación registrada al compararla con la cantidad autorizada en las actas del consejo directivo.

Pago acumulado por vacaciones, pago por enfermedades u otros beneficios La acumulación congruente de estos pasivos con la del año anterior es la consideración más importante al evaluar la objetividad de las cantidades.

Pruebas de detalles de saldos para cuentas de gastos Varias cuentas en el estado de resultados se ven afectadas por las operaciones en las nóminas. La más importante son los sueldos y bonificaciones de los funcionarios, los sueldos del personal de oficina, los sueldos de vendedores y comisiones y mano de obra directa de fabricación.

Compensaciones de funcionarios Es común verificar si el total de la compensación de los funcionarios es la cantidad autorizada por el consejo directivo, porque se deben incluir sus sueldos y bonificaciones en el reporte 10-K de la SEC y en las declaraciones fiscales de impuestos federales.

Comisiones Se verifica el gasto por comisiones con relativa facilidad si la tasa de comisión es la misma para cada tipo de venta y la información necesaria de ventas está disponible en los registros contables. Se verifica el total de gastos por comisión al multiplicar la tasa de la comisión que corresponde a cada tipo de ventas, por la cantidad de ventas en esa categoría.

Gastos por impuestos sobre nóminas Se prueban los gastos por impuestos sobre nóminas para el año, al conciliar primero el total de la nómina en cada forma fiscal referente a la nómina en cada forma fiscal sobre nóminas, con el total de nóminas para todo el año. Después, se recalcula el total de impuestos sobre la nómina al multiplicar la tasa apropiada por la nómina gravable.

Nómina total Una prueba relacionada muy estrechamente con la que se hace para los impuestos a la nómina, es la conciliación del gasto total por nóminas en el libro de contabilidad general con las declaraciones de impuestos a la nómina y las formas W-2. Los objetivos de la prueba son determinar si se cargaron las transacciones en la nómina a una cuenta que no es de la nómina o no se registró en el diario de las nóminas.

Mano de obra del contratista Para reducir los costos de nómina, la mayoría de las organizaciones contratan una compañía externa para proveerse de un equipo. Las personas que proporcionan estos servicios son empleadas por una organización externa.

Ciclo de nómina y personal: el ciclo de transacción que empieza con la contratación de personal, incluye la obtención y justificación de los servicios de los empleados y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados y al gobierno y otras instituciones por impuestos y prestaciones