Analisis de la empresa Pro Bags SAC

...

- Finanzas

El área de finanzas está integrado por 2 personas. Tiene como principal objetivo conseguir financiamiento de las deudas contraídas por la empresa y así cubrir las operaciones anuales. Para ello su gestión está orientada a la negociación de líneas de crédito con los diferentes bancos.

Los principales inconvenientes que actualmente viene enfrentando el área son:

- Retraso en el registro de la documentación, no teniéndose al día las conciliaciones bancarias. Esto debido principalmente al procesamiento lento de la información por parte del encargado lo que a su vez genera un retraso al área de contabilidad en la presentación de balances.

- Generación de deudas por sobre stock, lo que hace que se generen gastos no previstos por el financiamiento. Esto debido a que la compras e productos son realizadas directamente por la Gerencia General quien no cuenta con un asesor o planificador de compras a lo que se suma el hecho de que la comunicación al departamento de finanzas se realiza muchas veces luego de aprobada la orden de compra.

- Recursos Humanos

El departamento de Recursos Humanos está integrado sólo por una persona. El objetivo del departamento para este año, es lograr tener un mayor alcance en la satisfacción de las necesidades de los empleados así como presentar programas de integración. Sus funciones actuales están básicamente enfocadas en el manejo y control de planillas y el reclutamiento de personal de ventas

Una situación que limita al área en el cumplimiento de sus objetivos es la falta de personal que soporte las distintas actividades de los más de 130 trabajadores. Como resultado no se generan acciones que promuevan el clima y la cultura organizacional, asimismo no existe un plan para el control de cumplimiento de objetivos, evaluación del desempeño, promociones o plan de desarrollo o actividades integradoras para los empleados centralizada en el departamento de Recursos Humanos

- Ventas

La empresa cuenta con 3 canales:

Canal Mayorista: A cargo de 4 personas. En período de campaña se contrata 2 vendedores y una digitadora más. Su principal objetivo es la venta, la cual a su vez es una “venta franca”, lo que quiere decir que no genera devoluciones.

Este canal por tanto representa el mayor margen de la empresa y cuenta con 3 tipos de clientes:

Super Mayorista, gran mayorista y mayorista, a quienes se les ofrece diferentes beneficios como descuentos, líneas de crédito previa evaluación, así como exclusividad de productos. Sin embargo, este canal no cuenta con tantas promociones y muchas veces limitación en la venta de ciertos productos no destinados a este canal.

Así mismo esta área es la que ha mostrado una mayor resistencia al nuevo sistema ERP SPRING, lo cual no ha afectado la venta, pero si el cumplimientos de los procedimientos

Retail: Integrado por 2 personas, cuyo principal objetivo es el de cerrar las órdenes de compra con anticipación, es decir antes del inicio de la campaña escolar ya que es su 75% de la venta anual.

Este canal tiene su mayor venta sólo en periodos de campaña. Asimismo este representa una venta a consignación, es decir hay una devolución de mercadería. El año 2012 se cerró con una devolución del 13%, para este año su objetivo es 10%, para ellos se tiene establecido el ingreso de las impulsadoras y un plan de visitas a los mall del encargado del area para dar empuje a la venta, adicional a esto se negocia los descuento que se darían al cierre de campaña. Estas actividades se vienen desarrollando adecuadamente, logrando gran presencia de la marca.

Tiendas:

La empresa cuenta con 2 jefes de canal que estan distribuidos en las 25 tiendas a nivel nacional, cada una estratégicamente ubicada en los principales malles de Lima, Provincia.

En total cuenta con 75 personas; 25 de los cuales son los encargados de tienda. Su actividad es la venta al consumidor final a quienes se les ofrece promociones por fechas, descuentos, obsequios, entre otros.

Una dificultad de que presenta este canal es la falta de capacitación y aprendizaje rápido sobre el Sistema Spring, lo que ha llevado errores en generar los ticket de venta, cobranzas y los arqueos mal hechos, esto por no seguir su manual de usuario de manera correcta.

- Almacén

Está conformado por 65 personas, su trabajo consiste en el control del almacenaje y la distribución de mercadería en los plazos establecidos por la empresa, 48 horas luego de aprobado el pedido. A la fecha la mercadería se viene entregando dentro del plazo establecido o en algunos casos antes.

Otra función asignada a esta área es la de control de Calidad, donde su función principal es de revisar el estado del producto que llega de las importaciones, este trabajo se puede hacer entre Mayo y octubre, pero en campaña es imposible por la demanda de ingresos que tenemos de importaciones , el cual se ha detectado posterior a la recepción que la mercadería no cumplía los niveles de calidad que la empresa solita, solo se informa de ello cuando ya la mercadería se comercializó y hemos tenido que cambiar productos usado por nuevos por fallas de fabrica, el cual cubre la garantía dado por la empresa.

La empresa cuenta con procedimientos estandarizados para el manejo del almacenaje y distribución de mercadería y el personal tiene descrita su función operativa.

Sin embargo, no se está cumpliendo con la supervisión final, previa al despacho de la mercadería lo que ha generado entregas con sobrantes y faltantes en las entregas.

En este área también se encuentra Servicio técnico, cuya función principal es la de entregar de manera rápida las reparaciones que se dan en los productos de Garantía y otros productos que por el uso también necesitan reparan.

La dificultad que tiene el personal es que no cuenta con todos los insumos para poder reparar las mochilas que les entregan, lo cual en ocasiones demoran hasta 15 días útiles. Lo que genera malestar en nuestro clientes, otro punto es que no cubre la demanda para poder cumplir con su función principal, lo cual ha llevado que en las tiendas de provincia se contrates costureros que puedan arreglar la mochilas, la cual en ocasiones le hemos tenido que dar nuestros insumos para que podamos cumplir con las fecha de entrega.

Diseño