Auditoria de la funcion Organizacion

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Por otro lado, tenemos a la estructura organizacional, para Hitt (2006) es la suma de las formas en las cuales una organización divide sus labores en distintas actividades y luego las coordina. Según Hellriegel (2009) se llama diseño organizacional, que en pocas palabras significa las decisiones y acciones que dan por resultado una estructura. Mientras que Robbins y Coulter (2010) definen la estructura organizativa como la distribución formal de puestos en una organización.

En concordancia a lo anterior, la estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, en otras palabras, es un sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización. Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la organización.

Cabe resaltar, que la estructura organizacional es llamada también organigrama y es un elemento base de la organización, Hitt (2006) lo conceptualizan como la ilustración de las relaciones que existen entre las unidades, así como las líneas de autoridad entre supervisores y subalternos. En consonancia, Hellriegel (2009) lo definen como un diagrama que ilustra las líneas de dependencia que existen entre las unidades y las personas de una organización. Mientras que Robbins y Coulter (2010) refieren que el organigrama es la representación visual de la estructura de una organización.

En relación a lo antes expuesto, un organigrama presenta de forma detallada y gráfica a los representantes y ejecutivos de la empresa, se elabora con el fin de saber las dependencias con que cuenta la empresa y a quien debe reconocer el empleado como su jefe inmediato y a quien recurrir en caso de dudas relacionadas, con el desenvolvimiento de su trabajo.

En cuanto a los tipos de estructura organizativa u organigrama, se tienen diversos diseños entre los cuales están, la estructura funcional, la matricial, por territorio o geográfica, por producto, por proceso, y por clientes, para efectos de la presente investigación se toma la funcional Hellriegel (2009) para ellos significa que los administradores y los empleados son agrupados con base en sus áreas de conocimiento experto y de los recursos que utilizan para desempeñar su trabajo. En este mismo orden de ideas Robbins y Coulter (2010) exponen que es un diseño organizacional que agrupa especialidades ocupacionales similares o relacionadas. Seguidamente, Koontz y Weihrich (2012) explican que es agrupar las actividades según las funciones de una empresa (producción, ventas y finanzas).

En este sentido, la organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, es la forma más lógica y básica de división por departamentos.

Otro tipo de estructura importante, es la estructura matricial, Hitt (2006) se refieren como la superposición de dos estructuras de organización, en esta disposición las relaciones de reporte se duplican, lo cual significa básicamente que una persona tiene que reportar sus actividades a dos jefes. De igual manera Bateman y Snell (2009) la exponen como una organización compuesta de relaciones de reporte duales en las que algunos directores reportan a dos superiores: un director funcional y uno divisional. A su vez, Koontz y Weihrich (2012) la precisan como la combinación de modelos de departamentalización funcionales y de proyecto o producto en la misma estructura organizacional.

Como resultado, este tipo de estructura combina especialistas de diferentes departamentos funcionales para que trabajen en uno o más proyectos dirigidos por un gerente de proyecto, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Otro aspecto a destacar es el manual de cargo, otro elemento importante dentro de la función organizacional, para Múnera (2002), es la forma en la cual se gestionan, los diferentes procesos de la empresa, como un mecanismo mediante el cual se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la organización. A su vez, Munch (2006) expresa que son documentos detallados que contienen en forma ordena información acerca de la organización de la empresa.

De lo antes planteado, los manuales se pueden definir como documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, entre otros). Así permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Por último se define los diagramas de flujos, que según Chiavenato (2000) es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. De igual forma Munch (2006) define al flujograma como la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de un procedimiento.

De acuerdo a lo anterior, se deduce que el diagrama de flujo es un esquema que se encarga de formular secuencias de un proceso, el cual contiene símbolos bien definidos que representan los pasos de alguna actividad dentro de una organización, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.

En este sentido, cuando se realiza la auditoria de la función organización se utiliza como una metodología e instrumento que permite identificar con absoluta claridad las fortalezas y debilidades de una organización en sus distintas áreas. Según Franklin (2007) la auditoria administrativa es la revisión analítica, total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable. Así mismo, Rodríguez (2003) la define como un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social.

En otras palabras, consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relación con las medidas fijadas; los recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y su forma de operar.

Ahora bien, para realizar la auditoria en la función organización se realiza un cuestionario que permite indagar de forma profunda las diversas