Capital de trabajo Sistema de Control Interno

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- Dólares

Deben ser canjeados según el tipo de cambio establecido por el departamento de contabilidad y serán recibidos únicamente los billetes que se encuentren en buen estado y no mayores a US$ 20.00.

- Faltantes o sobrantes

En caso se presente faltante o sobrante en arqueo realizado a la caja única, se debe realizar el siguiente procedimiento:

- Arquear las cajas registradoras para verificar que la diferencia no se encuentre en alguna de ellas.

- Verificar que los depósitos hayan sido operados correctamente.

- Confirmar que los depósitos se encuentren debidamente respaldados por las listas de aligeramientos.

- Avisar al departamento de contabilidad a través de correo electrónico, quien verificara que todos los procedimientos hayan sido correctamente aplicados y dara apoyo a la solución de este problema.

Si después de efectuar el procedimiento anterior a la diferencia procede, el sobrante debe ser depositado y el faltante será descontado al responsable y se aplicara la política disciplinaria correspondiente.

- Evaluación

El manejo y control del efectivo de caja única será evaluado por el departamento de auditoria interna, por medios de arqueos sorpresivos en los restaurantes es importante mencionar que los gerentes y supervisores, eventualmente deben de realizar arqueos sorpresivos.

- Liquidación de gastos

- Responsables

Las personas responsables de liquidar los gastos de caja, son los gerentes o primeros asistentes de administración.

No se debe mezclar dinero personal con el de la empresa debido a que en el momento de efectuar un arqueo el sobrante será depositado.

- Liquidación de gastos a contabilidad

Las liquidaciones de gastos se harán semanalmente, para ello se deberá cumplir el siguiente procedimiento:

- Ingresar las facturas en el formato de Excel previamente establecidos.

- Imprimir 2 copias de liquidación, las cuales deberán ser firmadas por el gerente de restaurante aprobando los gastos detallados.

- Solicitar al consultor de operaciones la firma de autorización de la liquidación.

- Adjuntar los documentos de soporte o una de las copias autorizadas.

- Entregar los días lunes la liquidación y los documentos en sobre cerrados al mensajero y solicitar la firma de recibido en la otra copia de liquidación.

- Guardar en la caja la liquidación firmada por el mensajero.

En el caso de fin de mes, liquidar los documentos el primer día hábil del mes siguiente. Si cuentan con facturas pendientes de liquidar después de esta fecha podrán enviarlas al departamento de contabilidad a más tardar el 10 de siguiente mes.

Los documentos que no cumplan con los requisitos antes mencionados serán devueltos a los restaurantes por el departamento de contabilidad.

- Reintegro

Los reintegros para los restaurantes serán a través de cheques enviados por contabilidad, los viernes de la misma semana los cuales deben ser cambiados en la caja única y depositarse inmediatamente como parte de la venta del día.

- Cajas registradoras

Para el manejo adecuado del efectivo se debe tomar en cuenta lo siguiente:

- Entrega de fondo

El fondo de las cajas registradoras es el efectivo proporcionado por la caja única para dar cambio a los clientes:

El monto deberá del fondo para las cajas registradoras será de acuerdo al movimiento del restaurante y los determinara el gerente o el encargado del turno. El encargado de administración debe preparar y entregar contados los fondos a los cajeros.

- Responsable

El cajero deberá contar el fondo en presencia del encargado de administración una vez recibido el fondo por parte del colaborador solamente él debe manejar el efectivo y no permitir que otras personas colaboradores o encargado tomen dinero de su caja por ningún motivo cualquier problema que se presente será responsabilidad exclusiva del cajero a quien se le asignó el fondo.

Cuando el cajero salga a su periodo de comida la caja se cerrara o se trasladara a otro responsable por medio de arqueo lo que evitara que las responsabilidades sean delegadas a terceras personas.

- Retiro de fondo

Él encarga de administración deberá retirar el fondo de efectivo entregado al momento que el cajero lo reúna en billetes de alta denominación.

- Entrega de efectivo adicional

Si al realizar arqueo o corte a caja registradora un sobrante y al arqueo o hacer corte a otra, resulta un faltante por el mismo valor no se compensara el efectivo por lo que el faltante se depositara y el faltante se cobrara, procediendo a aplicar las políticas correspondientes.

- Aligeramiento

Es extraer de las cajas registradoras los billetes de alta denominación L.500.00 Y L.1OO, con el fin de evitar riesgos al mantener mucho efectivo en la caja. De acuerdo al movimiento del restaurante, realizara los aligeramientos que se consideran necesarios, efectuando como mínimo tres por turno.

El procedimiento para realizar aligeramiento es el siguiente:

- el encargado abrirá caja por caja , para proceder a aligerar billetes de alta denominación, por ningún motivo puede realizar aligeramientos si el cajero no esta pendiente .

- el monto del aligeramiento deberá ser extraído de la caja registradora por el colaborador, quien procederá a contarlo a entregarlo al encargado de administración deberá contar el efectivo, marcarlo en la registradora y entregar inmediatamente el vale de aligeramiento firmado al cajero.

- EL monto aligerado deberá depositarse inmediatamente, siguiendo el procedimiento d depósitos