Caso práctico Quala SA

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de creación y actualización de documentos que debido a su complejidad no son atractivos a la hora de levantar un documento. Además, se ha detectado que el problema más grande que existe en las plantas producción, es la falta de un plan de entrenamiento y capacitación efectivo que permita que los operarios puedan laborar con la mínima cantidad de información que garantice la seguridad de la persona, la calidad del producto y completar el programa de producción sin mayores dificultades. Por lo anterior, es indispensable para la compañía realizar una reestructuración en cuanto al manejo de los documentos pertenecientes a los Procesos Operativos de Manufactura (POM) y que el resultado permita una expansión del conocimiento adquirido a nivel de Quala Inc. (Colombia y filiales). Para garantizar el resultado deseado se realizó un plan piloto en la planta número 2 de la compañía (que es donde se fabrican productos como Instacrem, Gelatina Frutiño, Quipitos, Batilado, Baticrema, Light Ya y Activade), que buscaba generar en las personas mayor sentido de pertenencia por su operación, crear un plan de entrenamiento y capacitación efectivo, mejorar la información del terreno para generar el hábito de la consulta por parte de los operarios, alivianar la estructura documental, crear una mejor forma de visualizar los documentos en la red, agilizar los procesos de creación y actualización de documentos, y crear mecanismos de control efectivos que permitan mantener bajo supervisión constante los documentos POM.

Cuál es el objetivo principal de la gestión documental en Quala

Título 2

Controlar y supervisar los estándares vigentes de manufactura y está en proceso de plan piloto donde quieren que sus colaboradores tengan mayor sentido de pertenencia frente a la compañía generar hábitos de consulta en sus operarios agilizando procesos de creación y actualización de documentos aliviando la estructura documental

Título 2. Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) del caso estudiado

La problemática es que maneja un gran volumen de documentación dificultando la inspección de la planta de producción, teniendo en cuenta la complejidad de la estructura documental la consulta en la red de la documentación es una problemática que nadie quiere ni tocar e el verdadero problema es la falta de un plan de entrenamiento y capacitación que permita que sus colaboradores puedan desempeñarse con la mínima cantidad de información garantizando su seguridad y la calidad del producto y de esta manera completar la producción sin dificultad.

Titulo 2. Que beneficios recibe una empresa como Quala al implementar un SGD

Recibe muchos beneficios entre los cuales a resaltar son alivianar la estructura documental, agilidad en los procesos con todo lo referente a información de la compañía y sus áreas correcto almacenaje de información virtual y en archivo, comodidad de los empleados al momento de buscar información

Titulo 2. Explique por qué es importante tener una gestión documental

La gestión documental es de suma importancia porque nos permite controlar todos los documentos de la empresa y centralizarlos permitiendo un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida personalizando los documentos de salida como son: facturas electrónicas etc. todo en un mismo sistema facilitando el trabajo y evitando documentación duplicada pues los actuales sistemas de almacenamiento generan pérdidas de tiempo y organización pues los directorios de documentación pueden originar duplicidad de los documentos

Capacidad limitada de almacenamiento, fallas en la seguridad de la información pues los datos o información confidencial queda muchas veces expuesta y la perdida de documentos es mayor.