DISEÑO DE UN MODELO OPERATIVO DEL SISTEMA DE RACIONALIZACION

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Ejm:

- Las entradas de proveedores.

- las salidas de sus clientes.

- los puntos críticos del proceso.

¿CÓMO USARLO?

- Defina el proceso que se va a realizar.

- Escoja un proceso relacionado con el producto o servicio más importante, desde el punto de vista del cliente.

- Elabore un flujo del proceso, identificando sus grandes bloques de actividades.

- Organice, para la elaboración del flujograma, un grupo compuesto por las personas involucradas en las actividades del proceso.

- Defina detalladamente las etapas del proceso y describa las actividades y los productos o los servicios que resulten de cada una de ellas.

- Identifique los responsables para la realización de cada actividad identificada.

- Chequee si el flujograma diseñado corresponde a la forma como se ejecuta el proceso en la práctica, y haga las correcciones que considere necesarias.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS

- Sintética:

La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

- Simbolizada:

La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

- De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

IMPORTANCIA DEL FLUJOGRAMAS

El diagrama de flujo como su nombre lo indica representa el flujo de información de un procedimiento.

El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos

VENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS:

- Rápida comprensión de las relaciones.

- Análisis efectivo de las diferentes secciones del programa.

- Pueden usarse como modelos de trabajos en el diseño de nuevos programas o sistemas.

- Comunicación con el usuario.

- Documentación adecuada de los programas.

- Codificación eficaz de los programas.

- Depuración y pruebas ordenadas de programas.

DESVENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS:

- Diagramas complejos y detallados suelen ser laboriosos en su planteamiento y diseño

- Acciones a seguir tras la salida de un símbolo de decisión, pueden ser difíciles de seguir si existen diferentes caminos

- No existen normas fijas para la elaboración de los diagramas de flujo que permitan incluir todos los detalles que el usuario desee introducir.

SIMBOLOS

El flujograma utiliza un conjunto de símbolos para representar las etapas del proceso, las personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones y la circulación de los datos y los documentos. Los símbolos más comunes utilizados son los siguientes:

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OTRAS SIMBOLOGIAS:

American Society of Mechanical Enginners (ASME)

La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos –ASME ha desarrollado signos convencionales que se presentan en el cuadro N.1, a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología, en el trabajo de diagramación administrativa es limitada, porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.

International Organization for Standardization (ISO)

La Organización Internacional para la Normalización (ISO). La Norma ISO 9000 establece otro tipo de simbología necesaria para diseñar un diagrama de flujo, siempre enfocada a la Gestión de la Calidad Institucional, son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad", que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad sistemática, que esté orientada a la producción de bienes o servicios. Se componen de estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas específicas como los métodos de auditoría.

TIPOS DE FLUJOGRAMAS:

- Flujograma Pictórico: Refleja el flujo del proceso en forma gráfica simple, mediante dibujos que muestran los diferentes elementos del proceso, está dirigido a público general, no hay elementos de índole técnico.

- Flujograma En Bloques: Este es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques encadenados entre sí, cada cual con su significado. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico.

- Flujograma Vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas y líneas. En las columnas están los símbolos (de operación, transporte, control, espera y archivo), el espacio recorrido para la ejecución y el tiempo invertido, estas dos últimas son opcionales de inclusión en el diagrama de flujo. En las líneas se destaca la secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios involucrados en la rutina. Este tipo de diagrama es extremadamente útil para armar un procedimiento, ayudar en la capacitación del personal y racionalizar el trabajo.

- Flujograma Horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los mismos símbolos que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la secuencia de información