Desarrollo tecnológico empresa Prohygiene S.A

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Especificación del problema:

Limitado flujo y mecanismos en la comunicación.

Demora en la instalación de equipos a clientes nuevos.

Rapidez para resolver las quejas de los clientes.

Perdida de información en el proceso de salida de equipos de la empresa.

Facturacion lenta y algunas veces con informacion erronea.

La comunicación con el cliente en la mayoría de los casos no llega a los departamentos adecuados, afectando así el desarrollo óptimo del servicio de seguimiento. La mayoría de la información queda en lo verbal y se pierde. Esto afecta a los colaboradores ya que no está seguro de cuáles son las directrices que debe seguir en cuanto a la solucion de problematicas.

El liderazgo que muestran los gerentes es autocrático, solamente el jefe autoriza ciertos procedimientos. Afecta la coordinación de transporte, en algunos casos se les ha solicitado una cantidad de vehículos para luego no utilizarlos, afectando así los costos. Las órdenes las dan los empleados pero luego son cambiadas por el líder.

Prohygiene S.A trabaja con muchas personas, bodegueros, supervisores, planeadores de carga, facturadores, etc. Por lo que los diferentes comportamientos de los individuos presentan una lucha diaria para cumplir con el servicio contratado. Lo trabajan bajo presión por lo que esto es transmitido a los empleados y la mezcla de emociones hace el trabajo más difícil.

La estructura organizacional del cliente, con la cual el proveedor tiene relación no está organizada ni estructurada, los colaboradores “se pasan la bola” cuando el proveedor tiene alguna situación que no puedan resolver solos. El proveedor no sabe si existe un proceso definido para el servicio que brinda y cada caso especial o problema que pueda presentar y si existe el cliente no lo está siguiendo.

Toma de decisiones: los colaboradores toman las decisiones de forma apresurada al no tener algunas veces la informacion correcta (ejemplo: vehículos, personal, ruta de entrega, tipos de vehículos). Esto genera gastos no contemplados.

Logística y el área comercial no trabaja en conjunto, ambos tienen instrucciones diferentes donde algunas veces se retardan las entregas a los clientes.

Las entrega no siempre son acorde al los pedidos, menor cantidad o mayor cantidad de los productos solicitados por el cliente.

Datos relevantes: La comunicación en Prohygiene S.A se da por medio de llamadas (voz) y correo electrónico. Para que la información no quede solo en lo verbal, manejan el método de correo electrónico para que todo quede por escrito. El liderazgo en la compañía es autocratico y las desiciones solo las toman los dueños, los colaboradores no tienen la potestad de tomar decisiones propias para cumplir con el servicio.

CAUSA Y EFECTO

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Justificación del estudio

Realizamos una encuesta de opinión entre los empleados para determinar el sentimiento que tienen sobre diferentes temas del lugar de trabajo. Desarrollamos preguntas sobre la comunicación interna, organización, desarrollo del trabajo, planificación entre otras más con el fin de evaluar el rendimiento de la empresa con el sistema de comunicación que mantienen. Analizamos las respuestas de la encuesta y diseñamos un plan de acción que apunta los problemas más importantes. Alentamos las respuestas honestas y sinceras de los empleados asegurándonos que las mismas son confidenciales y anónimas. Trabajada para mantener la confidencialidad de sus respuestas.

- El objetivo de la propuesta es mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa y el segumiento a los requerimientos del cliente.

- Mejorar la planificación logística de los procesos de entrega.

- Crear herramientas que promuevan un proceso de flujo de información efectiva entre las áreas involucradas.

- Crear un proceso de intercambio y registro de información.

- Estructurar y unificar los procesos de logística basado en resultados efectivos.

- Mejorar la interacción entre los colaboradores y, con ello, a elevar el interés por el aseguramiento de la calidad en el servicio.

- Generar conductas positivas y mejoras en el clima de trabajo, la productividad y la calidad y, con ello, a elevar la moral de trabajo

- Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y rendimiento colectivo

Metodologia de la propuesta.

La investigacion está orientada a posibilitar la comunicación y la motivacion, así como la puesta en práctica de aspectos afines a la mejora de las relaciones laborales en Se elabora en coordinación entre los estudiantes la UIP y Administrativos de Prohygiene S.A Está dirigido para todos los colaboradores de dicha compañía.

El analisis inicia con la revisión de los procesos de trabajo desde la perspectiva de mejorar la calidad del trabajo y la productividad Enfocado en Prohygiene S.A lo convierte en una estrategia pedagógica de aprender haciendo y de construir con el aporte de todos los participantes.

La metodología de este proyecto desarrolla con una propuesta innovadora y se implementa un programa para la administracion de la informacion interna como solucion al problema de comunicacion, implementando de un programa de intercambio de información empleado – cliente - proveedor, con el objetivo de lograr en Prohygiene S.A, el mejor desempeño de su papel en el proceso de Recepcion y entrega de las mercancia además, una adecuada retroalimentación, para