Descripción del puesto de trabajo.

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2. MEDIR EL DESEMPEÑO: Todos los aspectos del control se manifiestan en un proceso constante y repetitivo, dependiendo su frecuencia del tipo de actividad que se mida. Así los niveles de seguridad de las partículas sólidas del aire pueden vigilarse continuamente en un laboratorio del Centro de Ingeniería Genética y Biotecnología, mientras que el avance de los objetivos de expansión a largo plazo de la organización hacia nuevos mercados, posiblemente sean revisados por la dirección general uno o dos veces en el año. Sin embargo, debe precisarse que los buenos administradores evitan que pase mucho tiempo entre una medición del rendimiento y otra.

3. DETERMINAR SI EL RENDIMIENTO CONCUERDA CON EL ESTANDAR: En muchos aspectos, este es el paso más fácil en el proceso de control. Se supone que las complejidades ya fueron resueltas en los primeros pasos. Ahora se trata de comparar los resultados medidos con las metas o criterios determinados con anterioridad. Si el desempeño corresponde con los estándares establecidos, los administradores supondrán que todo está bajo control y no tienen por qué intervenir en las operaciones.

4. TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS: Este paso es necesario si el desempeño no cumple con los niveles establecidos (estándares) y el análisis indica que se requiere de la intervención. Las medidas correctivas pueden implicar un cambio en una o varias de las actividades que se desarrollan en la organización, o bien un cambio en las normas originalmente establecidas.

Es importante señalar que el control es un proceso dinámico. A no ser que el administrador siga el proceso de control hasta el final, sólo estará vigilando el rendimiento y no ejerciendo verdaderamente el control. Siempre se debe dar importancia a encontrar vías constructivas para que el rendimiento satisfaga las exigencias, y no limitarse a señalar errores o a identificar fracasos.

Técnicas de Control

- control selectivo: Se basa en el principio de que toda la causa que motivan un fenómeno, solo un pequeño número de ella es determinante y de actuarse sobre la misma puede lograrse un efecto significativo sobre el fenómeno completo.

- control por excepción: Centra su atención en las desviaciones de manera que no se pierda tiempo en examinarlo todo, sino que vaya directamente y con mayor rapidez a lo que demande una acción rectificadora.

- control por área de responsabilidad: Esta técnica descansa en el principio del mando que establece la necesidad de una correspondencia entre la autoridad que se otorga, la media que se pone a disposición para ejecutar tal autoridad y la responsabilidad que se exige a cambio por tal ejercicio.

- control interno (mecanismos que se introducen en los controles para evitar fraudes u omisiones).

Requisitos de un sistema de control

- responder objetivos.

- debe ser económico.

- debe ser flexible.

- debe ser preventivo.

El diseño de los sistemas de control

En apariencia, diseñar un sistema de control es un proceso sencillo, pero en la práctica los administradores enfrentan una serie de desafíos cuando se diseñan sistemas de control que deben ofrecer retroalimentación sobre lo “que está pasando” de manera oportuna y barata y que además resulte aceptable para los trabajadores. La mayor parte de los problemas que se presentan tienen su origen en las decisiones sobre qué debe controlarse, y con qué frecuencia debe hacerse.

Cuando se trata de controlar demasiados elementos en las operaciones, de manera excesiva y estricta, los trabajadores se pueden molestar y desmoralizar, los administradores se pueden frustrar, y se perderá tiempo, dinero y energía. Es más, los administradores se pueden centrar en cuestiones fáciles de medir, pero que realmente tengan menos importancia. Por ejemplo, controlar el número de clientes que entran a un restaurante, en lugar del nivel de satisfacción de los mismos, que a la larga, es más importante.

Es por esto que para diseñar un sistema de control siempre hay que tener en cuenta las áreas de resultados claves y los puntos estratégicos de control en la organización.

Áreas de resultados claves: Son aquellas que deben funcionar de manera eficaz en una organización para que esta tenga éxito. Sin ellas, la organización no es la que debe ser. Son las que garantizan que se cumpla la misión. Son llamadas también áreas funcionales del rendimiento.

Puntos estratégicos de control: Son puntos críticos en el sistema de los cuales hay que tener necesariamente información para comprobar el estado del proceso, por lo tanto, son los puntos que hay que dar seguimiento”.

Elementos de un sistema de control

- Objetivo del control.

- Objeto del control.

- Técnicas de control.

- Tipos de control.

- Tipos de riesgos.

- Puntos de control, discriminatorios o estratégicos.

Características de los sistemas eficaces de control

Los sistemas confiables y eficaces de control presentan ciertas características comunes, cuya importancia relativa varia según las circunstancias individuales, pero en general los sistemas de control se fortalecen con su presencia.

- Precisa. La información referente al desempeño tiene que ser precisa. Los datos mal provenidos al control pueden hacer que la organización emprenda acciones que no lograran corregir el problema o crearan uno cuando no lo haya. Valuar la precisión de la información que se recibe es una de las funcione más importantes que deben cumplir los dirigentes.

- Oportunidad. La información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr mejoras.

- Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de control deberá ser completa y los que la utilicen han de considerarla objetiva. Cuando menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, mayores probabilidades habrá de que las personas reaccionen de manera conocedora y eficiente ante la información que reciben. Un sistema de control difícil de entender provocará errores innecesarios y conjunción o frustración entre los subordinados.

- Centrada en puntos estratégicos