Detección de las necesidades.

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Según Chris Rogers, consultor senior para el control de pérdidas del Entertainment Practices Group of Aon Corporation (una empresa de administración del riesgo) se está poniendo más énfasis en la capacitación sobre seguridad en los parques temáticos con una táctica llamada “hospitalidad agresiva”, la que implica saludar a la gente, mirarlos a los ojos y ofrecerles ayuda, más que sólo esperar a que los visitantes se acerquen. “Ésta es una de las mejores y más sencillas medidas de seguridad”, comenta. Cuando los miembros del personal se ocupan de los visitantes, se vuelven más conscientes de ellos. Este alto nivel de atención también desanima a los alborotadores para que no lleguen a las instalaciones, porque por lo general van a donde pueden permanecer anónimos.

Otros asuntos de capacitación tienden a girar en torno a las iniciativas estratégicas de una organización. Las fusiones y adquisiciones, por ejemplo, requieren con frecuencia que los empleados desempeñen nuevas funciones y responsabilidades, y que se ajusten a nuevas culturas y maneras de manejar los negocios. En ninguna cuestión es más común esto que en la preparación de los nuevos líderes de las organizaciones. Otros asuntos, como el cambio tecnológico, la globalización, la reingeniería y la administración de la calidad total, influyen en la manera de trabajar y en los tipos de habilidades necesarias para ello. Aunque otros asuntos pueden ser más tácticos, sus efectos no tienen menos importancia en la capacitación.

La reestructuración de la organización, el downsizing, el empowerment y el trabajo en equipo, por ejemplo, tienen requerimientos inmediatos de capacitación. Por último, las mismas tendencias en la fuerza de trabajo repercuten en las necesidades de capacitación. A medida que los trabajadores de mayor edad se acercan a la jubilación, los más jóvenes necesitan enfocarse en obtener las habilidades y el conocimiento necesarios para ocupar su lugar. Organizaciones tan diversas como Intel y Boeing están enfrentando situaciones en las que necesitan preparar a las siguientes generaciones de empleados a medida que los grupos actuales se acercan a su jubilación. Junto con las fuerzas que influyen en las necesidades de capacitación, el análisis de la organización implica un examen (tecnológico, financiero y humano) minucioso de los recursos disponibles para cumplir con los objetivos de la capacitación.

Por lo general, las organizaciones recaban información para utilizarla en los análisis: datos como la información de los costos laborales directos e indirectos, la calidad de los bienes o servicios, el ausentismo, la rotación y el número de accidentes. La disponibilidad de los reemplazos potenciales y el tiempo requerido para capacitarlos son otros factores importantes en el análisis de la organización.

En años recientes, a medida que las organizaciones mantienen un estricto control de los costos, los presupuestos para la capacitación a menudo se reducen, aun cuando las organizaciones reconocen la necesidad de más y mejor capacitación. Para hacer frente a estas restricciones de recursos y a la vez responder a las exigencias estratégicas, los gerentes tienen que concentrarse más en sus presupuestos de capacitación y en la eficiencia de su aplicación. Empresas como Motorola, Ford y Merck han encontrado que al utilizar con sensatez la tecnología de la información, reducen su presupuesto de capacitación hasta en 30 a 50 por ciento, mientras que los niveles de servicio siguen siendo altos.

Para “hacer más con menos “los gerentes tienen que planear con cuidado en dónde gastará el dinero de la capacitación, y esto significa hacer un análisis riguroso de la organización. Otras empresas han subcontratado sus programas de capacitación a asociados externos para reducir los costos. Sin embargo, la evidencia sugiere que aunque muchas empresas descubren que pueden proporcionar a los empleados igual o mejor servicio de esta manera, pocas ven como resultado que se reduzcan sus costos de capacitación.

Análisis de las tareas

Definición.

Proceso con el cual se determina el contenido de un programa de capacitación basándose en un estudio de las tareas y deberes implicados en el puesto.

El segundo paso en la evaluación de las necesidades de capacitación es el análisis de las tareas, el cual implica revisar la descripción y las especificaciones de los puestos para identificar las actividades desempeñadas en un puesto y los conocimientos, habilidades y capacidades necesarios para realizarlas. El análisis de las tareas con frecuencia se vuelve más detallado que el análisis de puestos, pero el propósito general es determinar el contenido exacto del programa de capacitación.

El primer paso en el análisis de las tareas es hacer una lista de todas las actividades o deberes incluidos en el puesto. El segundo paso es hacer una lista de los pasos que debe dar el empleado para completar cada tarea. Una vez que se entendió el puesto por completo, se puede definir el tipo de desempeño requerido (como el discurso, la memoria, la discriminación y la manipulación) y las habilidades y el conocimiento necesarios para el mismo.

Los tipos de habilidades y conocimientos del desempeño que los capacitando necesitan pueden determinarse mediante la observación y el planteamiento de preguntas a los empleados capacitados y mediante la revisión de las descripciones de los puestos. Esta información ayuda a los capacitadores a seleccionar el contenido de los programas y a elegir el método de capacitación más efectivo.

Sin embargo, así como el análisis de puestos, el análisis de las tareas parece estar pasando del énfasis en una secuencia de tareas establecida a los conjuntos más flexibles de competencias requeridas para un desempeño superior. Empresas como Case Financial y Principal Financial Group han encontrado que, a medida que los puestos se encaminan hacia el trabajo en equipo, la flexibilidad requiere que los empleados adapten su comportamiento según se necesite.

Evaluación de competencias.

Definición.

Análisis de los conjuntos de habilidades y conocimientos necesarios para los puestos orientados a la toma de decisiones e intensivos en conocimiento.

La evaluación de competencias se enfoca en los conjuntos de habilidades y conocimientos que los empleados necesitan para tener éxito, en particular para los puestos orientados a la toma de decisiones e intensivos en conocimiento. Pero la evaluación de competencias va más