EL NUEVO CONTEXTO ECONÓMICO Y TECNOLÓGICO

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Simultáneamente coexisten otros estándares de carácter sectorial, como ODETTE para la automoción, o X12, promovido por ANSI, de amplia implantación en EE.UU.

1.1.3.- La normalización EDIFACT.

EDIFACT es un lenguaje que facilita el diálogo entre empresas comerciales a un nivel amplio. EDIFACT puede ser asimilado al lenguaje escrito. Dentro de un texto, las palabras se organizan en frases, y éstas, en párrafos. En EDIFACT, los mensajes disponen de datos que se organizan en segmentos, y éstos, en grupos de segmentos, que en un nivel más amplio constituyen grupos funcionales.

Durante la presente década se espera que aumente el número de mensajes EDIFACT de aplicación general a disposición de los usuarios del EDI, con el fin de alcanzar una masa crítica que cubra, al menos, el 80% de las necesidades planteadas por los intercambios comerciales y administrativos en Europa (masa crítica que cabe estimar en un centenar de mensajes EDIFACT).

Para poder utilizar mensajes EDIFACT, es preciso disponer de los equipos con el software adecuado, que garanticen la conversión de los mensajes EDIFACT en datos de las aplicaciones, y viceversa.

1.1.4.- Software de traducción EDI.

El propósito del software de traducción EDI es convertir un fichero de un determinado formato de un sistema operativo, como puede ser UNIX, OS/400, DOS, OS2, etc. en estándar y que, a su vez, el traductor sea capaz de convertir el fichero estándar en formato del sistema operativo de destino.

El software que se ejecuta tanto en los ordenadores remitentes como destinatarios, actúa como traductor del formato propietario de la empresa (aplicaciones de gestión comunes) al formato normalizado o estándar empleado (EDIFACT, X12…). Esta traducción incluye comúnmente tareas de verificación y transformación de datos.

Su precio es relativamente alto y es necesario disponer de diferentes traductores de mensajes EDI, en función del sistema operativo. También es necesario que los usuarios tengan conocimientos previos del programa de traducción.

1.1.5.- Las VAN o redes de valor añadido.

La transmisión de los mensajes se realiza, en modo tradicional, a través de redes de valor añadido (VAN); la mayoría de dichas VAN usa el protocolo de correo X.25 para transmitir los datos comprimidos y encriptados sobre rutas seguras. Las empresas, normalmente, pagan las transmisiones por kilocarácter, según el número de caracteres que la VAN transmite o recibe, lo cual puede llegar a ser caro en el caso de que se transmitan volúmenes muy elevados.

Una red de valor añadido es una empresa que ofrece servicios de comunicaciones. Para ello, une líneas de teléfono con ordenadores, lo que permite la transmisión de datos y otros servicios relacionados con los mensajes EDI, como el encriptado, almacenaje, acuse de recibo, etc., entre un destino y otro.

Para participar en entornos EDI, es necesario disponer de algún método de comunicación electrónica. Dos son los métodos que pueden usarse: la transmisión directa o las redes de valor añadido.

La transmisión directa tiene lugar cuando una empresa se conecta con su cliente directamente por medio de un ordenador. La comunicación usando la red de valor añadido es diferente, en vez de conectarse directamente con su cliente o agente comercial, se conecta a la red de valor añadido, que actúa como un servidor o intermediario. La empresa y sus socios de comercio, con los que establece relaciones comerciales, tienen “buzones” (mailboxes) en la red para almacenar las transacciones EDI. Si la empresa quiere recibir facturas de su socio comercial, las recoge en su buzón de la red. Si necesita un producto, encía una orden de compra al buzón apropiado de su socio comercial.

1.2.- La necesidad de una cultura digital

La experiencia desarrollada por la UE dentro del programa TEDIS concluye de forma muy clara que sólo una cuarta parte de los problemas que se plantean a la hora de poner en funcionamiento el EDI dentro de una empresa, ya sea ésta pública o privada, son de carácter técnico. Las tres cuartas partes restantes se refieren a las técnicas de gestión y, de manera expresa, a la cultura que se halla implícita en la misma. La gestión de una empresa basada en la circulación de documentos de papel difiere mucho de la gestión basada en el intercambio electrónico de mensajes.

La puesta en funcionamiento de evoluciones tecnológicas, como el EDI, repercute de manera clara en su organización, pues intenta automatizar el tratamiento de la información en todos los niveles de la estructura de la empresa, desde el marketing al servicio informático, pasando por el servicio comercial, contabilidad, investigación y desarrollo.

Para realizar cambios en la organización es necesario, en un proyecto EDI, que una institución que aglutine a los posibles beneficiarios del proyecto ejerza de manera clara una función de liderazgo y que facilite la innovación y los cambios necesarios.

Los cambios organizativos se llevarán a cabo a través de una utilización sistemática de la tecnología EDI.

Al pasar a ordenadores de menor tamaño (PC) y gracias al desarrollo de las redes locales (fenómeno de downsizing), se produce un gran cambio al conjugar las ventajas de la centralización informativa y de su descentralización. Esta aportación de la tecnología en el hardware informático es decisiva para la nueva organización y los EDI.

El EDI facilita la introducción de sistemas como el denominado “organización base cero”, cuyo objetivo es analizar toda la estructura de la empresa partiendo de cero; tomando como referencia las nuevas tecnologías, descubrir el impacto en los puestos de trabajo, buscando siempre la simplificación de la estructura, y situar la información y las decisiones en el lugar más cercano del acto empresarial.

El instrumento EDI, no solamente se debe considerar como una mera herramienta de apoyo a la gestión, sino que en sí misma posee una mayor potencialidad: está llamada a transformar muchas actividades y a favorecer la emergencia de un nuevo sistema socio-técnico. Se situaría en lo que C. Freeman ha señalado como una mutación técnica que transforma con profundidad el sistema de relaciones entre lo social, lo económico y lo técnico; es lo que, en términos de D. Bell, constituirá la sociedad del conocimiento o sociedad postindustrial.

Trabajar en lenguaje EDI significa más que aplicar un mero instrumento; se trata