ESTUDIO DE CASO 2 “LA GRAN CAUSA”

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Una vez por semana, cada coordinadora recibe los pedidos en un formato impreso con los datos generales de la empresa, además de los del distrito, sector, coordinador, asociada y cliente. En esta lista aparecen los 50 artículos de la empresa con su número de serie, así como las unidades solicitadas. Los pedidos que recibe la coordinadora se entregan a la empresa distrital, la cual mantiene un stock de productos para surtir la demanda.

Problemática

Desde hace dos años la empresa ha perdido control, de surtido a tiempo por las siguientes causas:

- Faltantes de stock de algunos productos de alta demanda.

- Exceso de inventario por productos mal promovidos, algunos fuera de catálogo.

- Mala captura de los pedidos por la coordinadora.

- Errores de levantamiento en los importes.

- Descuidos de facturación proporcionados por lo anterior.

- Fallas de entrega (logística).

El área de finanzas fijo una serie de políticas y controles para solucionar los problemas de contabilidad y finanzas. El área del almacén también implanto reglas, junto con los encarados de distribución. Además en cada distrito se establecieron controles especiales, en vano; incluso se ha hecho más lento el proceso, por lo que algunos empleados llamas a la empresa “el gran caos”. Por si fuera poco existen muchos conflictos de relaciones humanas, pues la coordinadoras creen que los almacenistas dan prioridad a sus consentidas, lo que afecta a sus ventas.

La presidenta de la empresa tomo hace poco un curso de administración, en el que el expositor afirmo que las empresas funcionan igual que una computadora, con un sistema operativo como base. Les platicó la siguiente parábola:

Un vendedor de alfombras en Persia observo que una tenía un bulto, por lo que procedió a golpearla con una escoba. Para su sorpresa, al otro día el bulto apareció en otra parte de la alfombra y procedió de igual forma. Esto sucedió durante varios días hasta que levantó la alfombra y se encontró una víbora bastante molesta.

El expositor explico que esta narración nos enseña que los directores de las empresas deben ver el sistema completo para resolver los problemas de raíz, y que mientras cada área de una empresa los ataque por separado, lo único que sucederá es que se trasladen, como la víbora, de un lugar a otro.

Después del seminario, la presidenta de la empresa convocó a una junta y les dijo que mientras no se encontrara un sistema obligatorio para todos, la empresa estaría dando palos de ciego. Determino necesario estudiar la factibilidad de un sistema de cómputo para que todos los datos se convirtieran en información electrónica y se viera la posibilidad de utilizar códigos de barras para agilizar las operaciones.

Preguntas

1.- ¿Por qué una computadora es igual a una empresa? Encuentre las similitudes

Una computadora es un equipo electrónico que permite procesar y acumular datos y una empresa es una unidad económica-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos , que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su partición en el mercado de bienes y servicios.

La similitud entre ellas es que para que ambas funcionen requieren de elementos internos y externos; la parte externa de una computadora es el hardware integrada por los dispositivos: teclado, pantalla, cámara web, impresora, fax, todos los dispositivos de entrada/salida y la parte externa de una empresa son los cambios tecnológicos, proveedores, clientes, leyes, competencia y mercado que son la parte intangible de una empresa.

La parte interna de una computadora es el software donde se procesa toda la información y sus elementos internos son el disco duro, la memoria RAM, tarjeta madre, procesador, etc. Y la parte interna de una empresa son los recursos humanos, recursos financieros y recursos materiales que son los elementos tangibles de una empresa.

2.- ¿Por qué todos los datos se pueden convertir en cifras electrónicas?

Porque es más fácil evaluarlos y es más factible almacenarlos y compararlos y así optimizar tiempo y recursos, también es más fácil estudiar la factibilidad de un sistema y utilizar los códigos de barras para agilizar las operaciones.

3.- ¿Considera que sin la visión de sistemas los problemas son muy difíciles de resolver, hoy en día sobre todo en una empresa de ese tamaño?

La teoría de sistemas ve a una organización como un todo, la visión va encaminando a la empresa para lograr su fin.

Si ya que una empresa, debe cumplir con la visión y sus elementos que conforman un sistema que son los insumos, proceso, producto y retroalimentación para lograr el objetivo de la empresa.

Los recursos humanos, finanzas, almacén, contabilidad, área de sistemas, técnicos son los recursos internos de la empresa, deben estar interrelacionados para lograr la visión de la empresa.

Los recursos externos son la competencia, los clientes, proveedores, mercado, leyes, cambios tecnológicos, todo esto hace a la empresa un sistema abierto porque interactúa constantemente con el ambiente.

4.- Una miscelánea, aunque sea pequeña, ¿puede aplicar el concepto de sistemas y la computadora?

Si se puede manejar los mismos términos y adaptarla según sean sus necesidades, también es más fácil y rápido el control de las mercancías con la aplicación de la teoría general de sistemas y sus recursos Ya que Toda empresa es un sistema que trabaja en base a subsistemas.

Dependiendo de sus elementos, de la cantidad de insumos: capital o inversión, personal, inventario de mercancías, legislación, etc., del proceso: subsistemas que trabajan en las diferentes áreas de producción, ventas, finanzas y contabilidad, del producto: total de ventas y productos, impuestos a pagar y el prestigio que se le valla dando a la empresa (miscelánea) y la retroalimentación: la evaluación del desempeño, opiniones, encuestas, etc.

Clasificación de la empresa “La gran causa”.

- Por su tamaño y número de empleados: grande

- Por su giro: comercial e industrial

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