EVALUACION DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS APLICADO EN LA ASOCIACIÓN COOPERATIVA SEIN, R.L

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Según la naturaleza, estas pueden desarrollar actividades de consumo, servicios funerarios, financiamiento, transporte y en diversos casos una sola cooperativa puede llevar a cabo varias de estas actividades al mismo tiempo. El movimiento cooperativista, es un fenómeno socioeconómico, porque concibe a la sociedad o colectivo como su base fundamental, procurando el bienestar común y económico puesto que proporciona soluciones a problemas inherentes a la economía de la comunidad.

Al igual que ocurre con cualquier otra empresa, las cooperativas desarrollan actividades de tipo mercantil y es la Ley General de Asociaciones Cooperativas y su respectivo Reglamento, el basamento legal que las rigen en primera instancia, considerando que existen otras leyes y órganos que regularizan el desenvolvimiento de estas organizaciones.

En la actualidad, el constante cambio y crecimiento comercial en Venezuela ha generado la necesidad de organizar, controlar y registrar las operaciones de las empresas, hoy en día es posible encontrar empresas que no cuenten con sistemas modernos que les faciliten el desarrollo de sus actividades diarias, por lo tanto, la persona encargada de la toma de decisión debe asegurarse que la empresa cuente con sistemas que le permita recibir la información de forma oportuna. De allí que la administración de toda empresa, precisará de la ayuda del manual respectivo como fuente de información para poder llevar a cabo de manera ordenada las funciones administrativas.

Es por este motivo que se hace necesario que la Asociación Cooperativa Sein R.L., cuente con un instrumento que sirva de apoyo para la comprensión e interpretación del proceso administrativo, que ayude a determinar el flujo de información de forma consistente y perfectamente integrado para que no se presente conflicto al momento de fluir la información. Por lo que se hace importante que se implante un sistema administrativo, constituido por un manual de normas y procedimientos que permita documentar el trabajo realizado por el personal de cada departamento.

La Asociación Cooperativa "Sein, R.L.”, inicia su marco institucional al constituirse oficialmente, registrada ante la Oficina de Registro Inmobiliario del Municipio Araure, del Estado Portuguesa, bajo el Nro. 20, folio 129 del protocolo de transcripción tomo 22. Esta cooperativa tiene su domicilio en la Av. Libertador, entre calles 23 y 24, Edificio Tía, Oficina Nro. 06 planta baja. Sector Centro, Acarigua, Municipio Páez del Estado Portuguesa.

Para cumplir con estos objetivos, se hizo necesario adoptar normas y un manual de procedimientos, el cual contribuyó a ser un valioso instrumento de trabajo que contendrá las instrucciones y procedimientos que se deben seguir en la ejecución de las actividades que realizan diariamente los trabajadores.

El objetivo del Manual de Normas y Procedimiento para la Cooperativa "Sein, R.L.”, consiste en documentar en forma integral y detallada los procedimientos administrativos, tomando en cuenta las necesidades específicas de la empresa y sus características. Además de su uso, es necesario instruir y capacitar al personal que laborara en cada departamento y hacerle comprender la necesidad de ejecutar adecuadamente las instrucciones y procedimientos dados en dicho manual. A través de él, se puede planificar de manera eficiente tanto el recurso humano como material, y obtener seguridad en el registro de las operaciones, ya que habrá uniformidad de criterios.

El siguiente trabajo comprende un estudio realizado en la Asociación Cooperativa "Sein, R.L.”, con la finalidad de Evaluar el Manual de Normas y Procedimiento Administrativos aplicado a la misma.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Cuando se habla de cooperativa hay que entender este concepto de una forma amplia y precisa, ya que de esto dependerá el éxito de la organización. Al respecto Flores (1997) afirma:

La cooperativa es una forma de organizar empresas con fines económicos y sociales, donde lo importante es trabajar en común para lograr un beneficio. Se diferencia de otro tipo de empresa en que es más importante el trabajo de los asociados que el dinero que aportan. (s/p).

Así pues las cooperativas son una herramienta que permite a las comunidades participar para elevar su calidad de vida, a través de la participación que se da por el trabajo diario y continuo. En Venezuela estas prácticas cooperativas se rigen por el Decreto de Fuerza de Ley Especial de Asociaciones Cooperativas que dicto el Presidente de la Republica el 30 de Agosto de 2001, en la cual se establecen todos los estatutos necesarios para su formación, reglamentación y participación con el Estado.

En este sentido se puede mencionar que las Cooperativas a pesar de tener formas particulares de constitución y funcionamiento, trabajan también como una organización con la finalidad de generar un producto o servicio, por lo tanto pueden tener la capacidad de responder a las exigencias del mercado, las cuales varían constantemente debido a la complejidad y a la incertidumbre generada entre otras cosas por la globalización. De ahí la importancia de un orden interno adecuado y un grado conveniente de formalización para enfocar a la empresa hacia el cumplimiento de las metas esperadas.

Aunado a esto y tomando en cuenta el Articulo 5 del Decreto de Fuerza de Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, en el que se establece que las mismas tienen libre desenvolvimiento y total autonomía, y en vista de que las organizaciones están siempre en las búsqueda constante de mejoras en los procesos con la finalidad de llegar a las metas, se puede manejar una característica diferenciadora como la formalización, basada en el manual de Normas y Procedimientos. Según Catacora F. (1996)

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable (p.74).

Los manuales permiten plasmar de manera clara y concisa toda la información referente a la organización, y por su fácil acceso sirve como guía a los miembros de la misma, en cualquier procedimiento a realizar para el alcance de las metas propuestas.

A nivel mundial las Cooperativas como modelo económico han tenido un marcado éxito, tal y como lo señala Piñate (2005, Septiembre 24) “En la actualidad constituyen una importante fuerza económica en sectores que van desde la banca, los seguros y las modernas empresas industriales y de servicios