Es la manera adecuada de coordinar los planes para llevar acabo un objetivo.

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con claridad los labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades de trabajo opuestos de la organización. Consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo un trabajo. La descripción de funciones se realiza otra vez de las siguientes técnicas:

Descripción de puestos

Carta de distribución de trabajo o cuadro de distribución de actividades.

Coordinación

Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Es el lograr unidad de esfuerzos,es decir que las funciones y los resultados se relacionen con facilidad.

La eficacia de cualquier sistema organizacional esta correctamente relacionada con la coordinación,que se obtiene travez del establecimiento de lineas de comunicación y autoridad fluida.

Técnicas de organización

Son las herramientas necesarias para solucionar los problemas organizativos,son indispensables durante el proceso de organización y aplicarlos de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Organigramas

Manuales

Procedimientos

Diagramas de flujo

Formas

Cuadro de descripción del trabajo o de actividades

Descripción de puestos

Organigramas

Conocidos también como gráficos de organización. Son representaciones gráficos de la estructura formal de una organización que muestra las interrelaciones ,las funciones,niveles jerárquicos,obligaciones y autoridad existente dentro de ella.

Manuales

Son documentos detallados que contiene de forma ordenada y sistemática,información acerca de la organización de la empresa.

Son de gran utilidad ya que:

-Describe la estructura de funciones de toda la empresa a departamento al que se refiere.

-Uniforman y controlan el complementos de las funciones de la empresa

-Delimita actividades,responsabilidades y funciones.

Procedimientos

Establecen el orden cronológico y la secuencia ordenada de actividades homogéneas a realizar por donde fluye documentación en forma coordinada en cada unidad administrativa o puesto que interviene en la realización de un trabajo repetitivo.

El procedimiento es importante porque su buen diseño determina exacto y específicamente las actividades que deben de hacerse, cuando y quien debe realizarlas.

Son fundamentales para organizar adecuadamente dado que:

-Genera coordinación de las áreas responsables de cada una de las actividades y evita duplicidad de trabajo.

-Uniforma y controla las actividades.

-Equilibra el grado de autoridad y responsabilidad.

-Elimina o reduce los conflictos interpersonales.

-Promueva la eficiencia o la especialización.

Diagramas de flujo

Se pueden definir como la representación simbólica y gráfica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades,documentos,archivos y puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado.

-Registra sus distorsiones su seguimiento,aplicación y evaluación referente al funcionamiento de las actividades.

-Ayuda a la sistematización de actividades.

-ayuda en la inducción,adiestramiento,capacitación del personal.

*Tipos de diagrama de flujo

-Lineal o vertical

El flujo de actividades es representado de arriba hacia abajo es decir en forma vertical,así como áreas funcionales que intervienen y que son representadas por símbolos

Bloques u horizontales

La secuencia de actividades va a izquierda a derecha representando en columnas las diferentes áreas funcionales y por símbolos las actividades que intervienen en un procedimiento.

Formas (Formatos)

Es un documento,formulario, o forma impresa que contiene información formal de lo que acontece en la empresa.

Ventajas son:

-Sirve como información de respaldo.

-Elimina la comunicación informal.

-Evita conflictos entre el personal.

Cuadro de distribución de trabajo o de actividades

En esta técnica se analizan los puntos que integran un departamento para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos.

Ventajas:

-Define la naturaleza del trabajo.

-Elimina duplicidad y diferencia con un trabajo.

-Distribuye adecuadamente las descargas de trabajo de los puestos.

Análisis de puesto

Es un cuestionario que sirve para obtener información sobre sus componentes tales como titulo,funciones o actividades,requisitos de las cualidades