Importancia de la labor de la profesión del archivista

Ensayo: Importancia de los Archivos

Participante: Christian García Cleves

        En el presente ensayo, se abordará lo referente a la importancia de la labor de la profesión del archivista. La persona que ejerza esta profesión ha de ser consciente de la responsabilidad de la honestidad, en todos los aspectos. La corrupción es un fenómeno que lleva a la persona a realizar actividades ilícitas en favor de otros a cambio de remuneración económica por compartir archivos de interés para los competidores u otros aspectos políticos, sociales entre otros.

        Es de interés que la persona que ejerza esta profesión lo realice desde el servicio y vocación para no incurrir en delitos que luego será confrontado por la justicia.

        En este orden de ideas, los archivos han existido desde tiempos antiguos, cuando se registraban en tablillas de arcilla o papiros, y se tiene hallazgos en los pueblos mesopotámicos, también se puede observar los jeroglíficos por los indígenas aborígenes en Colombia, también se puede hacer referencia a que son archivos porque dan a entender cómo se comunicaban.

        Pasado el tiempo, evolucionaron hacia documentos escritos en papel y, en la actualidad, a formatos digitales. Su origen se remonta a la necesidad de preservar información relevante para la toma de decisiones, la investigación, la memoria colectiva y evidencias necesarias en los procesos empresariales entre otros.

        Se puede enumerar la importancia de estos en la funcionalidad como:

        La autenticidad de los archivos debe ser genuinos, legítimos, es decir, reflejar la realidad tal como ocurrió.

        La integridad, han de estar completos y no alterados.

En la organización se parte desde la clasificación y ordenación adecuadas, siendo esenciales para su utilidad y revisión en cado de exigirlo algún personal de la corporación.

        Así mismo se puede mencionar que los archivos se clasifican según su origen (públicos o privados), su función (administrativos, históricos, científicos) y su soporte (papel o digital).

        También desde la categorización permite agruparlos por temas, fechas o instituciones.

        Es primordial saber que los archivos son vitales para la administración eficiente de organizaciones y empresas, estos facilitan la toma de decisiones, la investigación y el cumplimiento legal.

        En esta era digital las tecnologías de la información (TIC) han transformado la gestión archivística, permitiendo la digitalización y acceso remoto. Los archivos son más que simples documentos; son pilares de la memoria colectiva y herramientas para el progreso.

        En conclusión, la conceptualización archivística aborda la comprensión profunda de los archivos, su función y su papel en la sociedad. Incluye el estudio de su origen, evolución y cualidades. Estableciendo directrices para la gestión, preservación y acceso a los documentos. Según lo anterior se define prácticas como la organización, descripción y clasificación de los archivos para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos, en pro de facilitar la búsqueda, consulta y uso eficiente de la información. Y fundamental es una ayuda a evitar la pérdida o deterioro de documentos.