Investigacion Municipalidad de Calbuco

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La dirección del sistema estudiado está a cargo del director del Departamento de Salud; el Sr. Hernán Scholz N, responsable de planificar, coordinar, supervisar y evaluar todas las áreas y en especial, según el problema estudiado, a la encargada de finanzas y a los recursos entregados por el presupuesto anual para la atención primaria de la comunidad.

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Luego de varias semanas en la que se realizaron visitas, entrevistas y encuentros con la encargada de control del Departamento de Salud municipal de Calbuco, en donde comentó la situación actual que vive el DESAM, posteriormente se analizaron las distintas problemáticas que acontecían, y se tomó la decisión de enfocarse en el inconveniente que más afecta al mejor funcionamiento del departamento de salud para la comunidad.

La problemática que se ha escogido para ser estudiada, analizada y encontrar una óptima propuesta de solución, fue la malversación de fondos públicos de parte de la encargada de finanzas, sobre los recursos entregados por el Ministerio y la Municipalidad de Calbuco con los cuales se buscaba resolver las necesidades primarias de salud para todas las familias de la comunidad.

La malversación de fondos públicos hace referencia a la sustracción o uso indebido de dineros públicos a cargo de un funcionario o autoridad. El problema estudiado fue consecuencia de una mala y precaria administración de los recursos financieros de parte de la encargada de finanzas, provenientes del Ministerio de salud para por ejemplo programas dentales, cardiovasculares, Chile crece contigo, rehabilitación para pacientes postrados, etc. como también para el funcionamiento de las 20 Postas rurales, entre otros. Además provienen fondos de la Municipalidad que son destinados a los sueldos de los empleados del DESAM y las dependencias a cargo del departamento como el CESFAM y las diferentes postas.

Dentro de las distintas causas que han ocasionado entropía al sistema encontramos:

- Existe una única cuenta bancaria en la cual se depositan todos los dineros procedentes del Ministerio y la Municipalidad. Esto ha generado una mezcla de fondos destinados a los programas y mantenimiento de las Postas y CESFAM con los designados a los sueldos (remuneraciones, viáticos, horas extras, etc.) de los funcionarios. Esto ha conllevado a generar retrasos en los pagos de viáticos y horas extras.

- Se encontró que existe una mala comunicación y diferencias personales entre los encargados de diferentes áreas (finanzas, control, adquisición, etc.). Lo que ha producido que exista poca sinergia dentro del sistema, ya que no encuentran la forma correcta de trabajar en conjunto y en un ambiente grato.

- Otra causa que ha generado problemas al sistema es el método anticuado que usa la encargada de finanzas para llevar un control y registro de los gastos e ingresos que existen en el Departamento de Salud. La táctica usada se caracteriza por el poco uso de tecnología informática y se basa en registros escritos.

- La encargada de finanzas de uno de los elementos que más genera entropía al sistema estudiado, ya que es una persona muy estructurada con la metodología que ha llevado a lo largo de varios años de trabajo en el mismo lugar, esto sumado a la poca tolerancia a los cambios y aplicación de nuevas tecnologías para el mejor funcionamiento del Departamento.

- Falta de accesibilidad de la encargada de control a la información sobre la destinación de los recursos, ya que su función es controlar que todo se esté realizando bajo las normas establecidas por la ley.

El conjunto de los puntos señalados anteriormente han ocasionado a lo largo de una gran cantidad de años, un enorme déficit de dineros dentro de la organización, llegando a sumar la cantidad de $ 300.000.000.

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PROPUESTA DE SOLUCION

Gracias a los conocimientos adquiridos en el curso de Teoría de Sistemas y el análisis a fondo de la problemática, se ha buscado la forma de contrarrestar la entropía existente en el sistema estudiado. Para esto se recomienda aplicar los siguientes métodos:

- Crear el número de cuentas bancarias que la institución estime conveniente, para lograr llevar un orden, control y organización de los dineros según a lo que hayan sido destinados, por ejemplo los recursos económicos que van dirigidos a los sueldos, viáticos y horas extras de los funcionarios estén separados de los dineros para programas de salud. La responsable de llevar a cabo será la encargada de control, ya que es ella quien está autorizada a realizar dicha acción a la brevedad.

- Contratar un coaching en un plazo menor a dos meses, especialista en cursos de comunicación efectiva para generar una mejor convivencia, que exista un mejor clima laboral y lograr sinergia dentro del sistema.

- Solicitarle al informático que realice una capacitación destinada a la encargada de finanzas y para quienes así lo deseen, acorde a la nueva tecnología que requiere el sistema para su mejor funcionamiento en un plazo de un mes.

- Que exista la autorización a la brevedad para que la encargada de control y cualquier otra autoridad que tenga las facultades, puedan acceder a la información del sistema para lograr una mayor transparencia en el DESAM.

De esta manera será posible crear neguentropía dentro del sistema estudiado. Aplicando estas medidas podemos asegurar el óptimo funcionamiento del Departamento de salud municipal y diluir el problema existente.

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APORTES PERSONALES

En las visitas realizadas al departamento de salud, se percató de las condiciones laborales a las que están expuestos los funcionarios administrativos, las cuales resultan no ser las óptimas para una eficiente realización del trabajo. Esta situación en el espacio físico genera un ambiente de tensión, estrés e inconfortabilidad personal, por ejemplo ya existen registros de escoliosis dentro del personal, lo que podría ir en aumento de no generarse mejoras en la inmobiliaria con la que se trabaja.

En base a lo observado, es que se recomienda realizar una visita de un prevencionista de riesgos para evaluar las condiciones a las que están expuestos los trabajadores, para implementar las óptimas condiciones a las que deberían someterse