LOGISTICA Y GESTION DE CALIDAD

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- Determinar los recursos financieros, tecnológicos y recursos humanos que SGA debe contar para realizar la gestión de adquisición, hacer los seguimientos a las adquisiciones y evaluar a los proveedores. Esto involucra entre otras cosas definir el Software que se utilizará para dar inicio al sistema de gestión de adquisiciones.

- Determinar la envergadura de las instalaciones requeridas para dar satisfacción a los clientes internos, según esto se debe establecer donde se ubicarán los dos centros de distribución CD1 y CD2 mostrados en el esquema de planificación.

- Determinar los recursos financieros, tecnológicos, de transporte y recursos humanos que son necesarios para entregar un buen servicio por parte del Centro de Distribución CD.

- Determinar cada cuanto tiempo se hará renovación del material de transporte y del material tecnológico, cuál será la modalidad de renovación de equipos y transportes.

- Determinar los recursos tecnológicos, recursos humanos, recursos de control para implementar el Sistema de Gestión Logística.

- PROPUESTA DE UN SISTEMA DE ADQUISICIONES CENTRALIZADA

A fin de poder brindar visibilidad a toda la organización de la gestión de adquisiciones que se está llevando a cabo, se hace necesario implementar de forma corporativa una plataforma centralizada de gestión de adquisiciones.

Esta plataforma tiene como principal función, centralizar toda la información relacionada con el proceso de adquisición de cualquier tipo de artículo, sin importar el monto, origen, alcance, etc.

Como premisa inicial de este sistema, es necesario considerar el poder contar con un alcance transversal a la organización para poder brindar acceso a la información por parte de todos los involucrados; este alcance viene dado por la generación de requisiciones de material, el workflow de aprobación de las requisiciones, la gestión de las órdenes de compra, la aprobación presupuestaria de las órdenes de compra, la gestión con el proveedor, la información de despacho al Centro de Distribución de la compañía, los datos para la gestión del despacho al área requirente, la instrucción de facturación, etc.

El poder desarrollar estos pasos implica que la solución debe abarcar ciertos criterios que permitan a todas las áreas de la organización entregar información y (acorde a la norma ISO) diferenciar claramente a nivel de gestión documental, cada una de las ordenes generadas mediante el sistema.

Uno de las principales puntos en los cuales desarrollar e implementar una solución de estas características es poder brindar control y visibilidad de a información a todo nivel, al vincular a todas las áreas por las que la cadena de suministros tiene relación.

El control va directamente relacionado con 2 aspectos importantes dentro de cualquier organización. Controlar lo que se está adquiriendo y tener presupuesto asignado para ello.

Controlar lo que se está adquiriendo: Si bien dentro del sistema es posible levantar requisiciones desde cada una de las áreas, es necesario contar con una aprobación por el líder del área quien autorizará la generación de la requisición y su paso a la generación de la orden de compra.

Asignación de presupuesto: Al ya poder realizar un seguimiento vía sistema de la generación de las requisiciones de materiales es necesario poder involucrar al área de control de costos, quienes deberán analizar y codificar la orden de compra para que tenga directa relación con la cuenta contable y presupuesto asignado para la adquisición de ese ítem. Esto permitirá incluir dentro del flujo de adquisiciones al área de control de costos, y así se podrá contar con información para realizar flujos de forma efectiva.

Esta herramienta deberá también permitir desarrollar reportes personalizados para cada una de las unidades del negocio, y consolidar toda la información a nivel centralizado, entregando de manera rápida los indicadores de gestión que deban ser medidos para la toma de decisiones corporativa.

- PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO CON ASIGNACION DE RECURSOS

La transversalidad de la información hace realmente necesario poder contar con una herramienta modular que permita realizar una unión con el sistema de gestión de adquisiciones a fin de poder contar con la información de costos generados con las Órdenes de Compra que no han sido facturadas.

Toda organización anualmente debe poder contar con la generación de presupuestos para las distintas adquisiciones a realizar por las áreas; la generación de un presupuesto debe ser autorizado por la organización y permitirá desarrollar las adquisiciones relacionadas con el plan de desarrollo de la organización.

El sistema de control presupuestario tiene como principal función poder distribuir y controlar el uso del presupuesto de la organización. A nivel de costos, el control y seguimiento del presupuesto y su uso, es una gran herramienta que permite determinar claramente el uso por área de los presupuestos asignados.

Un input primordial dentro del control de costos, es poder vincular la información del presupuesto con los costos producto de las adquisiciones que se están llevando a cabo en la organización. Es en este punto en donde el área de control de costos tiene que encontrarse relacionada con la gestión de adquisiciones de la organización ya que toda orden de compra, debe encontrarse codificada con el centro de costos que tiene asignado el presupuesto para realizar dicha adquisición.

- PROPUESTA SOBRE LOS INDICADORES DE FALLAS

A fin de poder establecer indicadores de tasa de falla, es necesario poder contar con estadísticas históricas que permitan determinar un vector comparativo acorde a la siguiente estructura de tipos de vehículos que se propone para el parque detallado.

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Dentro de este nivel de apertura es posible segmentar claramente por el tipo de vehículo en donde se separa un stock operativo y un stock de seguridad que viene dado por un 17,5% promedio de vehículos por tipo para poder cubrir problemas en la gestión de los mismos.

Otro dato importante dentro de esta estimación es considerar que a mayor tamaño, mayor cantidad de m3 que pueden ser desplazados; este dato es primordial, ya que dentro del sistema de gestión de adquisiciones, es posible obtener de cada orden de compra los m3 del artículo que se está comprando; esto permitirá al sistema de gestión logístico realizar la asignación