La Coordinación de tareas entre los miembros del equipo directivo requiere diálogo y consenso previos

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Tarea 4: Sesión de Síntesis.

Identificar conflictos potenciales entre los participantes clave, ya sea en sus opiniones sobre la estrategia y objetivos o aun nivel personal o interfuncional.

Después de que se hayan realizado todas las entrevistas, el arquitecto y otros miembros del equipo de diseño se reúnen para discutir las respuestas de las 8 entrevistas, subrayar temas y desarrollar una lista de provisional de objetivos e indicadores que servirán de base para la primera reunión de equipos de altos directivos.

El resultado de la sesión de síntesis deberá ser un listado y clasificación de los objetivos de las cuatro perspectivas. Cada perspectiva y cada objetivo dentro de ésta, será acompañado por citas anónimas procedentes de los ejecutivos que explican y apoyan los objetivos, y que identifican temas que el equipo ejecutivo tendrá que solucionar.

Tarea 5: Taller Ejecutivo: Primera Ronda.

El arquitecto programa y dirige una reunión con el equipo de altos directivos para iniciar el proceso de obtención del consenso en el cuadro de mando.

Luego de alcanzarse un consenso, el grupo pasa a la declaración de la misión y estrategia.

El arquitecto muestra los objetivos propuestos, sus clasificaciones y citas procedentes de las entrevistas. El grupo deberá ponerse de acuerdo sobre más de cuatro o cinco indicadores por perspectiva. Cada objetivo debe ser discutido por méritos propios, sin compararlo con otros candidatos, a fin de que su importancia específica, puntos fuertes y débiles, pueda ser explotada totalmente. Luego el grupo votará por los tres o cuatro mejores candidatos.

El equipo ejecutivo se dividirá en cuatro subgrupos, para cada una de las perspectivas. Se elige a un ejecutivo como director para cada subgrupo.

Seleccionar y Diseñar Indicadores.

Tarea 6: Reuniones de Subgrupos.

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El arquitecto trabaja con los subgrupos individuales, en las cuales se intenta conseguir cuatro objetivos principales:

- Refinar la fraseología de los objetivos estratégicos de acuerdo con las intenciones expresadas en el primer taller ejecutivo.

- Identificar, para cada uno de los objetivos, el indicador o indicadores que mejor recojan y comuniquen la intención del objetivo.

- Identificar, para cada uno de los indicadores propuestos, las fuentes de información necesaria y las acciones que haya que realizar para que esta información se accesible.

- Identificar, para cada una de las perspectivas los vínculos clave entre los indicadores dentro de la perspectiva; así como con las demás perspectivas.

El resultado final para cada perspectiva deberá ser:

- Una lista de objetivos, descritos detalladamente, para cada perspectiva.

-Una descripción de los indicadores para cada objetivo.

-Una ilustración de la forma en que puede cuantificarse y mostrarse cada indicador.

-Un modelo gráfico de la forma en que los indicadores están vinculados dentro de cada perspectiva y con los indicadores u objetivos de otras perspectivas.

Tarea 7: Taller Ejecutivo: Segunda Ronda.

El segundo taller, involucrará al equipo de altos directivos, a sus

Subordinados directos y a gran número de mandos intermedios, debate la visión de la organización, las declaraciones de la estrategia y los objetivos e indicadores provisionales para el cuadro de mando.

Los participantes comentarán los indicadores propuestos y desarrollarán un plan de implantación.

La construcción del Plan de Implantación.

Tarea 8: El Desarrollo del plan de implantación.

Un equipo de nueva conformación, con frecuencia formado por líderes de cada subgrupo, formaliza metas y desarrolla un plan de implantación de un cuadro de mando.

Este plan deberá incluir la forma en que los indicadores van a ser vinculados con las bases de datos y los sistemas de información, comunicando el CMI a toda la organización y alentando y facilitando el desarrollo de los indicadores de segundo nivel para las unidades descentralizadas.

Tarea 9: Taller Ejecutivo: Tercera Ronda.

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El equipo de alta dirección se reúne una tercera vez para llegar a un consenso final sobre la visión, objetivos y mediciones desarrolladas en los dos talleres previos, y para convalidar las metas propuestas por el equipo de implantación.

El taller ejecutivo debe identificar programas de acciones preliminares para conseguir las metas. Este proceso termina alineando las diversas iniciativas de cambio de la unidad con los objetivos, indicadores y metas de cuadro de mando.

Tarea 10: Finalizar el Plan de implantación.

Para que un CMI cree valor, debe estar integrado con el sistema de gestión de la organización. Se deberá desarrollar un plan de introducción escalonado para la introducción

del CMI.