METODOLOGÍA PARA EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES.

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Análisis: En esta columna, el analista emitirá una opinión, con base a los principios administrativos, sobre cada uno de los elementos (DATOS) estudiados.

Propuesta: Aquí el analista ofrecerá, si es necesario, soluciones a cada una de las fallas detectadas.

Una vez concluido el análisis de información, se procederá a la elaboración de un diagnóstico el cual va a condensar la situación actual identificando fortalezas y debilidades de la organización, así como las propuestas o alternativas de solución. Como resultado final se generará un informe diagnóstico que será presentado a la Gerencia. Este informe debe contener:

- Alcance del análisis

- Explicación del sistema actual

- Cumplimiento de los objetivos organizadores: a) fallas estructurales y b) fallas procedimentales.

- Recomendaciones: (a) Prediseños de estructura, procedimientos y sus respectivos organigramas y flujogramas. (b) Recursos que requieren las propuestas (humanos, tecnológicos, financieros, tiempo). (c) Beneficio: tanto cualitativos como cuantitativos. Ej.: ahorros, calidad, nuevos servicios / productos.

FASE 3: Diseño del nuevo sistema.

Una vez concluidas las fases 1 y 2 se procederá al diseño del nuevo sistema, que no es más que desarrollar las propuestas incluidas en el diagnóstico. Evidentemente, es requisito indispensable para dar inicio a las actividades previstas en esta fase el que las propuestas hayan sido discutidas y analizadas previamente por la gerencia de la organización, con el fin de contar con la aprobación de las propuestas. Los papeles de trabajo que se derivan de esta fase son:

- Organigramas propuestos

- Flujogramas propuestos

- Manual de funciones

- Manual de procedimientos

- Cartas

El diseño de la estructura exige la elaboración del organigrama (expansión grafica) así como manual de funciones y descripciones de cargos (expresión descriptiva). Para ello, es necesario determinar las dimensiones de la estructura, las cuales son:

- Dimensión Vertical: Posición que ocupa la unidad orgánica en la estructura (y que puede apreciarse en el organigrama) dependiendo del criterio técnico de división del trabajo (SECTOR DE TRABAJO).

- Dimensión Horizontal: Posición que ocupa la unidad orgánica, dependiendo del grado de jerarquía asignado (NIVEL JERARQUICO).

El diseño de los procedimientos administrativos, al igual que la estructura organizativa, complementa una expresión gráfica y una descriptiva, es decir, el diseño de los flujogramas y del Manual de Normas y Procedimientos, respectivamente. Tanto el organigrama como los flujogramas deben elaborarse atendiendo a una técnica predefinida que permita visualizar:

- En el Organigrama: A cada una de las unidades orgánicas, su posición (vertical y horizontal) y relaciones de subordinación.

- En el Flujograma: (Uno para cada procedimiento) cada una de las tareas en estricto orden de ejecución, unidades orgánicas en donde se realiza el trabajo, formularios que intervienen y las normas que regulan el procedimiento.

Con respecto a los Manuales, tanto el de Funciones, como el de Normas y Procedimientos deben atender a los elementos de estructura y procedimientos, respectivamente. Ambos en su contenido, tienen aspectos comunes como son: uso del manual, objetivos del manual, glosario de términos, entre otros pero también, tiene aspectos específicos, a saber:

- Manual de Funciones y Descripciones de Cargos:

- Descripción de unidades orgánicas: denominación, unidad de la cual depende, unidades subordinadas, denominación del cargo responsable, objetivo, funciones, relaciones de coordinación.

- Descripción de cargos: denominación, ubicación estructural, cargo del cual depende, cargos subordinados tareas, perfil requerido.

- Organigramas: estructural y de cargos.

- Manual de Normas y Procedimientos Administrativos:

- Descripción de procedimientos: denominación, unidades que intervienen, formularios usados, objetivos, normas y descripción.

- Flujogramas (uno por cada procedimiento)

- Instructivo para el uso de los formularios denominación, objetivo, origen, distribución, características de diseño.

- Formularios (anexar el documento).

- ETAPA II: IMPLANTACION DEL SISTEMA PROPUESTO.

Una vez finalizada la Etapa I, cuyos productos de la investigación de campo fueron el Manual de Funciones y el Manuel de Normas y Procedimientos; es de vital importancia para la organización, como para el profesional que diseño el nuevo sistema, dar inicio a esta nueva Etapa, en virtud, de que la misma permitirá cristalizar y poner en marcha las correcciones que presentaba el viejo sistema, o dar inicio al nuevo sistema, según haya sido el caso estudiado, es decir, si la organización poseía un sistema con debilidades, o carecía de algunos elementos de la formalización, es este el momento de poner a funcionar el sistema propuesto.

Es importante resaltar que si no se pone en marcha esta Etapa de Implantación del nuevo sistema, la organización corre el riesgo de que se desaprovechen los dos productos que fueron originados tras una larga investigación, y que representaron una significativa inversión de dinero y de tiempo por la misma, pasando estos dos manuales a ser solo dos “buenos libros” que decoren las bibliotecas de ésta, no siendo productivos ni agregando valor a los sistemas administrativos.

Por otra parte, esta situación es negativa para el profesional que diseñó los nuevos sistemas, ya que su esfuerzo no traerá beneficios a la organización, por lo tanto, el estudio de los Sistemas Administrativos y Contables, seguirán representando sólo un elevado costo para las empresas y no una inversión que las beneficie; trayendo como consecuencia una reducción de futuras plazas de trabajo, así como, frustración laboral por no ver las mejoras organizacionales logradas con su nuevo diseño del sistema, producto de esfuerzo, intelecto y dedicación.

Por lo anteriormente