Manual de actualizacion.
Enviado por John0099 • 29 de Marzo de 2018 • 2.188 Palabras (9 Páginas) • 319 Visitas
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Fecha: 1 de Diciembre de 2015
Arandas, Jalisco.
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Página: 7
"CRAZY BREAD"
PROCESO DE ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS.
Para llevar a cabo la actualización de documentos se deberán seguir los siguientes pasos:
- Primeramente se revisa el documento.
- Se identifica si es necesario la actualización o si nos sirve tal y como esta.
- Después hacemos el cambio necesario dependiendo del documento.
- Si es un documento que proviene de Recursos Humanos, Lo más común que hacemos a la hora de actualizarlo es agregar los recibos de nomina.
- Si, el expediente que vamos a actualizar es de un nuevo empleado entonces tendremos que revisar detenidamente el documento para verificar que hay que agregar o que hay que cambiar.
- Si el documento proviene de ventas entonces tendremos que actualizar, por lo general los registros del mes.
- Si proviene del departamento de contabilidad entonces actualizaremos o agregaremos los nuevos documentos que sugirieron a los expedientes correspondientes.
- Si es un documento de compras actualizaremos las bitácoras y todos aquellos registros que se realizan anualmente.
- Una vez que hacemos el cambio y la actualización marcamos el documento con la firma de la persona encargada.
- Ahora si ya puede volver a utilizarse sin que su valides se vea afectada.
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Fecha: 1 de Diciembre de 2015
Arandas, Jalisco.
MPACB00
Página: 8
"CRAZY BREAD"
PROCESO DE RESGUARDO DE DOCUMENTOS.
Para llevar a cabo el resguardo de documentos dentro de la empresa es necesario seguir los siguientes pasos:
- Primeramente tomaremos en consideración los siguientes aspectos:
- El lujar en donde los documentos se guardan cuando no están siendo utilizados.
- La existencia de una persona encargada del cuidado y resguardo de los documentos.
- La posibilidad de que haya desastres naturales fuera de nuestros alcance de protección.
- La posibilidad de que puedan ser robados.
- Debemos asegurarnos de que el lujar donde los documentos se resguarden se seguro, es decir, que no se humedezca fácilmente, que no entre polvo, que no le dé el sol.
- Los documentos deberán estar resguardados bajo llave y una sola persona autorizada será la encargada de traspasarlo a aquellas personas que necesiten de ellos a su vez las personas que necesiten de estor documentos deberán llenar un formulario a la hora de usarlos, el formulario de Plantilla histórica.
- Los documentos que sean confidenciales solo se les hará llegar a su destinatario antes de que sea traspasado a otra persona.
- Todos los documentos deberán estar en gavetas que los protejan de todo tipo de desastres.
- Los documentos estarán en un lujar restringido para evitar robos.
- Los documentos digitales estarán protegidos con contraseñas que protejan los documentos de personas ajenas.
PROCESO DE BAJA DE DOCUMENTOS.
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Fecha: 1 de Diciembre de 2015
Arandas, Jalisco.
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Página: 9
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Fecha: 1 de Diciembre de 2015
Arandas, Jalisco.
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Página: 10
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DIAGRAMAS DE FUJO.
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Fecha: 1 de Diciembre de 2015
Arandas, Jalisco.
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"CRAZY BREAD"
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PROCESO DE ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS.
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