Manual de actualizacion.

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Fecha: 1 de Diciembre de 2015

Arandas, Jalisco.

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"CRAZY BREAD"

PROCESO DE ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS.

Para llevar a cabo la actualización de documentos se deberán seguir los siguientes pasos:

- Primeramente se revisa el documento.

- Se identifica si es necesario la actualización o si nos sirve tal y como esta.

- Después hacemos el cambio necesario dependiendo del documento.

- Si es un documento que proviene de Recursos Humanos, Lo más común que hacemos a la hora de actualizarlo es agregar los recibos de nomina.

- Si, el expediente que vamos a actualizar es de un nuevo empleado entonces tendremos que revisar detenidamente el documento para verificar que hay que agregar o que hay que cambiar.

- Si el documento proviene de ventas entonces tendremos que actualizar, por lo general los registros del mes.

- Si proviene del departamento de contabilidad entonces actualizaremos o agregaremos los nuevos documentos que sugirieron a los expedientes correspondientes.

- Si es un documento de compras actualizaremos las bitácoras y todos aquellos registros que se realizan anualmente.

- Una vez que hacemos el cambio y la actualización marcamos el documento con la firma de la persona encargada.

- Ahora si ya puede volver a utilizarse sin que su valides se vea afectada.

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Fecha: 1 de Diciembre de 2015

Arandas, Jalisco.

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"CRAZY BREAD"

PROCESO DE RESGUARDO DE DOCUMENTOS.

Para llevar a cabo el resguardo de documentos dentro de la empresa es necesario seguir los siguientes pasos:

- Primeramente tomaremos en consideración los siguientes aspectos:

- El lujar en donde los documentos se guardan cuando no están siendo utilizados.

- La existencia de una persona encargada del cuidado y resguardo de los documentos.

- La posibilidad de que haya desastres naturales fuera de nuestros alcance de protección.

- La posibilidad de que puedan ser robados.

- Debemos asegurarnos de que el lujar donde los documentos se resguarden se seguro, es decir, que no se humedezca fácilmente, que no entre polvo, que no le dé el sol.

- Los documentos deberán estar resguardados bajo llave y una sola persona autorizada será la encargada de traspasarlo a aquellas personas que necesiten de ellos a su vez las personas que necesiten de estor documentos deberán llenar un formulario a la hora de usarlos, el formulario de Plantilla histórica.

- Los documentos que sean confidenciales solo se les hará llegar a su destinatario antes de que sea traspasado a otra persona.

- Todos los documentos deberán estar en gavetas que los protejan de todo tipo de desastres.

- Los documentos estarán en un lujar restringido para evitar robos.

- Los documentos digitales estarán protegidos con contraseñas que protejan los documentos de personas ajenas.

PROCESO DE BAJA DE DOCUMENTOS.

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Fecha: 1 de Diciembre de 2015

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DIAGRAMAS DE FUJO.

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Fecha: 1 de Diciembre de 2015

Arandas, Jalisco.

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PROCESO DE ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS.

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