PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS FINAL

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Manuales: MN

Procedimientos PT

Programas PG

Instrucciones: IN

Formatos: FO

YY.: Proceso

Proceso: SIG

ZZ.: Número del documento asignado: Esta numeración es de tres dígitos y debe estar comprendida entre el número 001 y el 999.

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Criterios de forma para los documentos:

Márgenes:

- Margen izquierda: 4cm

- Margen derecha: 2cm

- Margen superior e inferior: 3cm

La posición del encabezado debe ser de 1,2 cm desde arriba, y la posición de pie de página desde abajo debe de ser de 1,2 cm.

Letra y tamaño de letra:

La letra oficial es Arial. El tamaño de letra para el cuerpo del documento será de 11 puntos, a excepción del título que será de 12 puntos, centrado y en negrita, los subtítulos en negrita y ubicados en la margen izquierda.

El tamaño de la letra de tablas, figuras, dibujos o gráficas puede variar según la necesidad de ajustarlo al documento.

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Revisar y aprobar documento:

Una vez se ha documentado el procedimiento, se debe diligenciar:

- Revisión: garantiza que el contenido del borrador del documento se ajuste al proceso relevante y a los requerimientos del Sistema Integrado de Gestión de la Institución Educativa Técnico Departamental Mixto.

- Aprobación: El líder de HSEQ y/o rector garantizan la organización de los documentos a los requerimientos de la institución tanto externos como internos.

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Controlar documento:

Los documentos aprobados para su uso se registran y controlan en el Listado maestro documentos y registros FO - SIG - 001 en la que se registra el nombre y/o número del documento y su número de revisión y copias vigentes. Cuando se modifica o cambia un documento, se elimina de la lista maestra el documento que quedó obsoleto y se incluye el nuevo con lo cual se actualiza el listado maestro de los documentos.

Control del documento externo: Estos documentos de origen externo que ingresen a la institución, serán recibidos y radicados por la secretaria, para su respectiva emisión a su destinatario y luego controlarlo mediante su archivación correspondiente.

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Distribución del documento:

El objetivo es que todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión sean almacenados seguramente en una carpeta y/o en un archivador que asegure que todos los documentos sean accesibles a cualquier empleado, asegure su conservación, legibilidad y su identificación.

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Modificar el documento:

Las modificaciones que se requieran en los documentos son hechas por el responsable del proceso a quien corresponda el trabajo de que trata el documento. Con la aprobación de la modificación del documento queda obsoleto el documento anterior el cual es reemplazado por el nuevo documento identificado con el mismo número pero con la fecha de aprobación y el número de la versión.

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Eliminar Obsoletos:

Las copias de documentos obsoletos son retiradas y deben ser destruidos. El archivo original de un documento obsoleto se debe destruir a menos que tenga que ser conservado por alguna razón, en cuyo caso se marca con un sello que lo identifique como obsoleto o anulado.

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Documentos de referencias:

FO - SGC – 001 - Listado maestro documentos y registros

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Recursos:

- Humanos

- Financieros

- Software y hardware

- Referencias normativas:

ISO 9000 - 2005 Fundamentos y vocabulario

ISO 9001 - 2008 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos

ISO 10013 - 2002 Directrices para la elaboración de la documentación del SGC

ISO 14001 – 2004 Sistema de Gestión Ambiental

ISO 18001- 2007 Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo

- Control de revisiones:

REVISO

APROBO

MODIFICO