MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESDE EL PRINCIPIO AL FINAL EN LA ATENCIÓN DE UN BARCO.

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5. Digitar pólizas.

Pasos antes de ingresar los datos al sistema:

- Revisar las pólizas pendientes de factura.

- Dividir el trabajo entre los digitadores.

- Organizar las pólizas por los clientes así:

Primero Caracol knits luego RLA y Gildan que son los clientes mas importantes.

- Revisar documentación: Manifiesto, B/L y declaración de importación

Se revisa que sean los mismos valores en: FOB, FLETE, SEGURO Y CIF.

Toda la documentación debe de cuadrar ósea que todos los valores y nombres de Consignatarios lean igual en cada póliza que ingresemos.

En caso de que hayan discrepancias, se envía un correo dirigido al personal de Crowley para que ellos nos envíen lo correcto.

Pasos para ingresar los datos al sistema:

PASO 1. Caratula

- Ingresar numero pre impreso (numero de póliza).

- Ingresar RTN del consignatario o importador.

- Escribir nombre del proveedor.

- Ingresamos los domicilios del proveedor (Panamá, USA).

- Aduana de entrada/salida. (Puerto Cotes)

- Cambiar aduana transito de destino.

- Cambiar predio fiscal.

- Cambiar ruta de transito.

PASO 2. Bultos / Documentos / Info. Complementaria.

Bultos:

- MANIFIESTO: Ingresar el número de manifiesto del vapor que está en operaciones. El número de manifiesto es proveído por la naviera. (copiarlo del listado)

- TITULO DE TRANSPORTE: Ingresar el número de (Bill of Landing) titulo de transporte que se toma de la hoja del manifiesto.

Nota: Antes de colocar el numero de B/L (titulo de transporte) se coloca el prefijo, ejemplos:

- Si el barco es de USA Gulfport= USGPT

- Si el barco es de USA Everglades= USPEF

- Si el barco es de Panamá= PAPTY

- Si el barco es de Guatemala= GTSTC

1. Ingresar bultos y kilos.

Cantidad afectada= total bultos.

Peso afectado = total kilos.

2. Documentos:

Facturas 001 (se ingresan todas las facturas de la declaración).

Documento de transporte 004 (se copia el B/L).

PASO 3. Medios de Transporte.

- Numero de contenedor.

- Numero de precinto/marchamo.

- Cantidad de bultos.

- Peso de bultos.

Nota: (En caso de ser más de un contenedor solo se duplica la cantidad de contenedores)

Se modifica matricula de transporte, numero de contenedor, nombre del conductor, marchamo, documento del conductor, marca del transporte, licencia del contenedor, motor del transporte, cantidad de kilos, chasis del transporte y peso de los bultos.

Paso 4. Ítems

Se ingresan todos los ítems descritos en la declaración enviada por el cliente a la naviera.

Los espacios a llenar serán los siguientes:

- Posición arancelaria.

- Peso bruto.

- Peso neto.

- Cantidad de bultos

- Estado de la mercadería (nuevas, usadas)

- Cantidad comercial.

- Cantidad estadística.

- Importe factura.

- Importe flete.

- Importe seguro.

- Importe otros gastos.

- Descripción.

- País origen, país proc./destino, país de adquisición.(procedencia del vapor)

Nota: En caso de ser mas de un ítem se omite flete, seguro y otros gastos cuando se llena los ítems y se le agrega en la ventanilla llamada caratula.

Paso 5. Validar

Se revisa que todos los datos ingresados en el sistema INTEC estén bien ingresados y se valida la póliza que todos los datos concuerden tanto los bultos, kilos, valores CIF, rutas de transito y que todo salga a pagar 0.00 y garantizar 0.00.

Paso 6. Imprimir

Se ubica en el icono de impresión, clic en póliza y generar.

- Se modifica la dirección

- Fecha de cancelación: Fecha en que dan # de manifiesto.

- Medio de transporte: Nombre del barco.

- Transportista: Nombre de la naviera. (C.L.A.S)

- Aduana de entrada/partida: Puerto Cortes y la fecha que viene el barco.

- Marchamo se aduana: Se elimina.

- Aduana de salida: Se escribe la aduna y entre paréntesis el predio fiscal.

- Se agrega la nota de exoneración a la agencia (en caso de ser póliza comercial).

Paso 7. Registrar

- Se verifica que todos los datos estén correctos (si se registra un póliza con un error equivale a una multa) y se le da clic en el icono de registrar cuando se registra se copia el numero de correlativo de una forma clara y legible.

- (En caso de error se escribe a máquina en observaciones con la nota: correlativo correcto debe leer:………………………)