PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS”

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- ALCANCE

Proyectos de construcción y mantención cuyo mandante es la Vicepresidencia de Proyectos, específicamente el proyecto “Obras Eléctricas Adicionales Interior Mina PMCHS” (Contrato N° 4501393107), el que origina, recibe, distribuye, controla y/o archiva documentos propios y externos.

- DOCUMENTO DE REFERENCIA

- VP-GC-SGC-PR-00002 “Conservación de Registros de Construcción”.

- SGP-GFCPM-SGC-PRO-001 “Procedimiento Control de Documentos en Terreno

- PRO-01 Gestión de la Documentación y Registros Rev.6 CHESTA Ingeniería s.a.

- DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

- CODELCO VP; Vicepresidencia de Proyectos de CODELCO.

- Documento: Información y su Medio de Soporte:

Se define documento a cualquiera de ellos que se utilice para ejecutar el proyecto y que deben ser retenidos como registro permanente. Los documentos oficiales son en copia dura con timbres.

- Documento Controlado:

Son los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de documentos obsoletos, para la realización de las actividades, según reflejo de la matriz de distribución y responsabilidades.

- Listado de Documentos Controlados (log):

Es el nombre del registro que contiene todos los nombres de los documentos controlados e indica la última revisión que está vigente.

- Procedimiento:

Manera especificada de desempeñar un proceso. Su objetivo es especificar los pasos que el personal responsable deberá seguir para asegurarse de que se logren las políticas y prácticas de calidad.

- Instructivo de Trabajo:

Manera específica de desarrollar una actividad. Su objetivo es complementar un procedimiento, detallando más claramente los pasos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad esperada.

- Registro:

Documento que proporciona prueba objetiva de actividades realizadas o de resultados.

- SGC:

Sistema de Gestión de Calidad de CHESTA Ingeniería S.A.

- SGDOC:

Sistema de Gestión de Documentos de CODELCO VP

- Proveedor (Vendors):

Es el proveedor de un Equipo o material, o su representante, cuyos servicios se contratan para asesorar en las etapas del Proyecto en montaje y pruebas.

- Copia Controlada

Una Copia Controlada, se define como una copia fiel del documento original y vigente

- Copia No Controlada:

Una Copia No Controlada, es una copia de un documento específicamente solicitado u obtenido de forma electrónica o impreso desde una copia digital por algún usuario o fotocopiado.

- Copia Sólo Para Información:

Una Copia Sólo de Información, se define como una copia de algún documento solicitado a control de documentos específicamente por algún usuario sólo para fines de planificación y revisión. Estos documentos no deben ser utilizados para construcción en terreno. Estos documentos son considerados documentos no- controlados, y se estamparán con las palabras “SOLO PARA INFORMACIÓN” en rojo, para identificarlos de forma clara de los documentos controlados.

Los documentos serán entregados en copia física, los planos serán entregados en formato A3 y las copias en digital serán entregadas en editor de texto pdf, con la lectura “SOLO PARA INFORMACIÓN” en rojo en cada página.

- Documento Nulo:

Corresponde a un documento de diseño que ha sido eliminado por el dueño del diseño, por cambios solicitados. El documento nulo que no ha sido firmado por la VP en cualquier revisión es eliminado. El documento nulo que si ha sido firmado por la VP quedará en custodia de Control Documento de CHESTA.

- Documento Obsoleto:

Corresponde a un documento de diseño que ha sido superado por un documento emitido en nueva revisión. El obsoleto que no ha sido firmado por la VP en cualquier revisión es eliminado. El Documento obsoleto que ha sido firmado por la VP quedará en custodia de Control Documento de CHESTA.

- Documentación Técnica:

Todos aquellos documentos de Ingeniería de Detalles e Ingeniería de Terreno que aportan e instruyen para la correcta construcción de las obras permanentes entre ellos:

• Planos.

• Especificaciones técnicas.

• Criterios de diseño.

• Memorias de cálculo.

• NCD.

• Estudios/cubicaciones.

• Manuales.

• Listados e informes técnicos.

• Hojas de datos.

• Informes del Proveedor.

• Ingeniería del Proveedor.

Ingeniería de Terreno:

• SDI.

• SCT

• NCT.

• Sketch de terreno.

• Planos Red-Line.

• Planos As-Built.

• Planes contratistas.

• Procedimientos e instructivos contratistas.

• Bases técnicas terreno.

• Informes VP.

• Informes contratistas.

- Transmittal:

Corresponde a la nota de envío que acompaña