PROCESO DE COMPRA Y DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES GRUPO EULEN

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Los proveedores con un resultado entre 3% y 3.9% en su reevaluación serán calificados como Ocasional y el Coordinador de Compras le solicitara corregir sus fallas, para ello le enviará por escrito las deficiencias u observaciones que se hayan detectado durante el periodo de compras. El proveedor cuenta con 1 mes como periodo de prueba para aumentar esta calificación, de lo contrario será inactivo de la base de datos.

Los proveedores con un resultado inferior a 3% en su reevaluación serán calificados como No confiables, y se excluyen de la lista de proveedores. Para ser reactivados en la lista de proveedores deben demostrar la capacidad para cumplir con las exigencias de la Compañía, los planes de acción aplicados para no ser reiterativos y deben de presentarse al proceso de selección como si fuese un proveedor nuevo.

Si al proveedor su calificación lo vuelve a determinar como “Condicionado” pasa a ser “No confiable” y es retirado del listado de proveedores.

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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COMITÉ DE COMPRAS

No. DE ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DETALLE DE LA ACTIVIDAD

4.2.4.1

Directores de proyecto, Delegados y Supervisores

Entre el 2 al 7 de cada mes los directores, supervisores y delegados deben ingresar a la dirección de página WEB designada por el Operador Logístico, a fin de hacer los pedidos por cada centro de costos asignados, de manera previa por la delegación. El departamento de compras enviará comunicación de manera mensual a todos los interesados en este proceso con el cronograma de fechas mensual.

4.2.4.2

Director de Producto

El director de producto aprobará los pedidos cargados de acuerdo a la zona y al presupuesto asignado entre el 8 y 9 de cada mes. (Esta es la primera aprobación).

4.2.4.3

Jefe y/o coordinador de compras y Director Económico y Financiero

Una vez los delegados, el Jefe de Producto o Director de Producto hayan aprobado en la plataforma los pedidos. El Jefe y/o Coordinador de compras el día 10 realiza la aprobación en la página Web del Operador Logístico.

4.2.4.4

Operador logístico

Una vez aprobados los pedidos por el coordinador de compras el operador da inicio al proceso de alistamiento de pedidos para realizar las entregas entre el 25 y 30 de cada mes.

4.2.4.5

Jefe y/o coordinador de compras

Cuando el articulo o referencias no están en el Catalogo aprobado para el Operador Logístico, el Jefe y/o coordinador de compras genera el proceso indicado en 4.2.5, de este procedimiento..

4.2.4.6

Jefe de compras

Asistente de Compras - Auxiliares de Bodega - Conductor

La entrega de los productos (insumos y materiales) a las Delegaciones y a los diferentes puntos del país, se efectúa de acuerdo a un cronograma establecido en el mes.

Directores de proyecto, Delegados y Supervisores Coordinadores

Reciben el(s) producto(s), con base en el pedido, verificando las cantidades y especificaciones de producto relacionadas en la orden de compra y el buen estado de los mismos. En caso de productos no conformes en cuanto a cantidades, deben informar en el formato establecido 72 horas máximo después de recepción de la mercancía del transportador.

La devolución de la mercancía por No conformidades detectadas en cuanto a su aplicación y uso, deben ser reportadas en el mismo mes recibida.

CAMBIOS Y DEVOLUCIONES

Las devoluciones de productos comprados deben ser reportadas por el Director de Proyecto, Supervisores y Delegados, al Jefe de Compras máximo de 3 días después de la entrega del pedido, en el formato establecido OPSERFO13 lista de verificación la cual debe tener cada persona encargada de recibir pedidos para manifestar la conformidad de recibido de pedido.

Esta debe ser entregada o enviada via e-mail al jefe de compras y/o Coordinador que debe dar solución a la No conformidad de producto reportada informando al proveedor correspondiente de manera que se emitan los reportes de solución y/o Nota débitos respectivos a contabilidad.

FORMATO DE COTIZACIÓN

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Cotización Equinorte

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Cotización Gami

FORMATO DE ORDENES DE COMPRA

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FACTURAS [pic 8]

FORMATO DE EVALUACION DE PRODUCTOS EN PRUEBA

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FORMATOS DE REMISIÓN

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