PROYECTO DE MEJORA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

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Según esta visión designa como herramientas:

*La comunicación interna: actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes originados por los diversos medios de comunicación, con el objetivo de proveer comunicación, unión, motivación y así alcanzar las metas establecidas por la organización.

- Formales: comunicación de autoridad y responsabilidad, como los son la correspondencia, los instructivos, manuales, órdenes, reglamentos, etc.

- Informales: opiniones, comentarios, rumores, etc.

Tanto canales formales como informales, deben trabajar en conjunto ya que pueden influir entre ellos y hasta ser contraproducente.

La comunicación interna constituye una herramienta clave para alcanzar los objetivos y ayuda a crear cultura de empresa; contribuye a evitar los rumores, propicia un clima de confianza y motivación, y logra que la organización sea más competitiva y rentable.

*La comunicación externa: actos comunicativos dirigidos a públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización.

*Las relaciones públicas: actividades y programas de comunicación creados para sostener buenas relaciones con los diferentes públicos de la organización.

*La publicidad: mensajes emitidos a través de medios masivos de difusión con el objetivo de incrementar la venta de los productos o servicios de la organización.

*La publicidad institucional: actividad de las relaciones públicas, que evoca en los públicos una imagen favorable de la organización.

Funciones de la comunicación interna

1. Fortalecer relaciones: lo que se busca es establecer una relación fluida entre empleados y empleadores por medio de canales adecuados entre todos los niveles.

2. Generar operatividad: la intención es facilitar la circulación e intercambio de información entre todos los niveles, permitiendo, así, un funcionamiento más ágil y dinámico de las diferentes áreas, y una mejor coordinación entre ellas.

3. Ser fuente de motivación: el objetivo es motivar y dinamizar la labor de los miembros de la organización, contribuyendo a crear un clima de trabajo agradable, que redunde en una mejor calidad del trabajo y en la mejora de la productividad y competitividad del colegio.

4. Refuerzo de actitudes: se intenta obtener la aceptación y la integración de todos los trabajadores a la filosofía, a los valores y a los fines globales de la institución. Y también se busca crear y mantener una imagen favorable de la empresa y de los miembros de la organización.

A la hora de plantear un proyecto que implique un número considerable de gente, es necesario tener en cuenta la comunicación entre todos ellos para informar, crear, convencer. Es decir, sin comunicación interna, no es posible desarrollar un proyecto serio.

La idea central es la participación; hacer partícipes a todos los miembros de la organización, motivarlos a involucrarse y a colaborar, a sugerir, a comentar.

Funciones de la comunicación organizacional

La Doctora Irene Trelles describe el siguiente patrón:

*Función descriptiva, investiga y expone el estado de los procesos comunicativos, o la concepción de las situaciones en los diferentes ámbitos de la organización.

*Función evaluadora, explica las razones por las cuales los diferentes ámbitos actúan de la manera en que lo hacen. Es la ponderación de los elementos que influyen en los procesos comunicacionales que se están produciendo.

*Función de desarrollo, analiza cómo reforzar aquello que ha sido evaluado como acertado y mejorar lo que fue considerado erróneo, y propone, además, la forma de realizarlo.

Enfoques comunicativos en organizaciones

Mecánico. Plenamente trasmisivo (flujo vertical- descendente), centra su atención en la información y las redes formales de comunicación, la retroalimentación es insuficiente. Se sobrevalora la emisión y existe cierta tendencia a la deshumanización, al desatenderse las mediaciones y la recepción. No hay un interés marcado a las relaciones con el entorno. Las organizaciones que operan bajo esta perspectiva se caracterizan por la rigidez y el poco dinamismo, la distancia entre la dirección y sus subordinados, con una consecuente falta de participación de estos en los procesos de toma de decisiones.

Psicológico. El papel de la comunicación en esta escuela es preponderante. Prioriza los factores humanos de la comunicación, así como la formación (sobrevalorada) de grupos formales e informales y el desarrollo de habilidades comunicativas con el objetivo de fomentar la participación, la motivación y la confianza de los trabajadores. Desarrolla los recursos humanos.

Sistémico. Considera la organización como organismo vivo cuyo motor es la comunicación enfocada sinérgicamente; un subsistema parte del sistema social. Incorpora el concepto de redundancia (repetición de conductas en un tiempo dado) en relación inversamente proporcional a la incertidumbre. Pondera las interrelaciones con el entorno. Flujos de comunicación multidireccionales. Trabajo grupal y búsqueda de patrones de retroalimentación.

Flujo de la información dentro de la organización

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La información dentro de las empresas fluye e n distintas vías, de un nivel jerárquico a otro, la sea de menor a mayor o lateral.

- Descendente: de los niveles jerárquicos altos hacia niveles inferiores. Son instrucciones de forma oral al personal, discursos, reuniones, llamadas telefónicas, escritos (Memorandum, cartas, informes, manual de operaciones, reportes, etc).

- Ascendente: de los niveles jerárquicos inferiores hacia los superiores, es decir, de los empleados al jefe. Esta permite la participación delos empleados en reuniones, entrevistas personales, círculos de calidad, llamadas telefónicas, encuestas, sistema de quejas y sugerencias, entre otras.

- Cruzada (u horizontal): es aquella que se presenta entre niveles similares de jerarquía. Su finalidad es incrementar la velocidad y la calidad de la transmisión