Proceso de Toma de Ramos Delimitar la Problemática: Toma de ramos en la Universidad.

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Como se puede ver en este gráfico nos conviene atacar principalmente a la deficiencia de más alta frecuencia, en este caso “pocas secciones o cupo.

Levantamiento De Proceso.

El documento que muestra el proceso de toma de ramos de los alumnos de la UTEM, se encuentra adjuntado bajo el nombre de “bizagi, toma de ramos.bpm”.

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Imagen de referencia

Analizar la situación real y reconocer las causas

El Ishikawa favor de abrir en archivo adjunto “Ishikawa toma de ramos Utem”

La problemática principal de nuestro Ishikawa tiene directa relación con la herramienta de calidad utilizada en este trabajo. La deficiencia de vacantes en las secciones para cualquier ramo dentro de la malla curricular de Ing. Civil Industrial se da a consecuencia de que los profesores part-time tiene poca disponibilidad horaria puesto que trabajan en diversas Universidades por ende tienen responsabilidades en más casas de estudio. Otro factor es que muchos no disponen de un lugar físico para atender por lo que conseguirse una sala o un espacio algunas veces puede ser complicado.

Por otro lado los profesores de planta son muy escasos lo que implica pocas secciones que a su vez no pueden aumentar ya que estas piden como requisito una cantidad mínima de alumnos para que se pueda abrir una nueva sección, pero como estamos en una malla rediseñada y somos pioneros es difícil por no decirlo imposible tener más de dos secciones con horarios distintos.

En cuanto a la infraestructura, el poder tener más salas facilitaría el aumento de secciones, elección de horarios y no habría rechazos por tope de horario o sobre cupos.

Finalmente es sabido que la tecnología ha permitido optimizar y automatizar procesos que antes se debían hacer manuales lo que demandaba mucho tiempo que podría ser destinado a otros fines. La plataforma o software creado por la Universidad no da abasto para todos los alumnos que toman ramos en las fechas indicadas, no existen términos ni condiciones antes de tomar los ramos y no se informa mediante algún correo eléctrico si los ramos solicitados han sido aceptados o rechazados lo que refleja la mala administración de la página por parte de los encargados de esta plataforma.

OBJETIVOS

Objetivos generales

Elaborar y proponer programa de mejoramiento de la toma de ramos para el segundo semestre del año 2016.

- Aumentar la disponibilidad de secciones y horarios para los ramos

- Optimizar y hacer más eficaz el canal de toma de ramos

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Objetivos específicos

- Generar un levantamiento de proceso de la toma de ramos.

- Determinar antecedentes cualitativos y cuantitativos de la situación problema.

- Generar la propuesta de mejora en los cupos y secciones.

- Validar y verificar la solución propuesta.

- Generar la matriz de impacto de la solución.

- Establecer los costos y beneficios de la solución.

- Contratar más profesores de planta.

- Mejorar software de la toma de ramos.

- En base a la infraestructura la creación de más salas.

- Mejorar el canal de interacción al momento de finalizar el proceso de toma de ramos.

Desarrollar, evaluar y planificar acciones

- Definición del problema

- Origen del problema y relevancia para la Universidad

- Periodo de toma ramos

DEFINIR:

¿Qué hacer?

-Mejorar el proceso de toma de ramos en la universidad a través de dirdoc.

- Aumentar la disponibilidad de profesores de planta.

- Aumentar la disponibilidad de secciones y cupos.

¿Cómo hacerlo?

- Intervenir en el proceso de toma de ramos, de forma interna y externa con los agentes involucrados en dicho proceso.

¿Cuándo?

- Desde la finalización del 2do semestre académico.

¿Cómo se ha realizado el trabajo?

- Buscando ejemplos de otras universidades donde estos problemas se evidencia en un grado menor.

- Analizando cualidades que se necesitan para un profesor de planta en la universidad.

- Analizando espacios idóneos para realizar proyecciones de tipo arquitectónicas.

¿Cómo mejorar el proceso?

- Actualizar la plataforma dirdoc, mediante un nuevo Software al cual se le sumaran las siguientes características

- Al momento de ser rechazado un ramo ya sea por sobrecupo, tope de horario o cualquier otro tipo de motivo, el mismo software discriminara el problema y lo solucionara aplicando todos los conductos regúlales pertinentes que se realizaban de forma manual.

- El software asignara fechas específicas por carrera para la toma de ramos, dependiendo de la cantidad de alumnos que tenga cada carrera se le asignara la cantidad de días.

- Se suprimirá la falta de información al momento de la aceptación o rechazo de un ramo, que ya este nuevo Software mediante un correo electrónico, avisara de manera oportuna si tus ramos han sido aceptados o rechazados por diversos motivos.

- Contratar más profesores de planta para la facultad de ingeniería (sede Macul), teniendo en cuenta los costos y beneficios asociados a esta inversión.

- Ampliar la infraestructura para obtener más salas. Como es sabido el espacio dentro de la facultad de ingeniería es un tanto reducido es por ello que la ampliación de la infraestructura seria creando mas pisos