Práctica auditoria interna

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En revisión que realizamos a éstas, al 31 de diciembre de 2016, observamos las siguientes debilidades:

- No existe un auxiliar por antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar clientes, lo cual impide conocer los nombres y montos adeudados por éstos, y en consecuencia, poder determinar la razonabilidad de estas cuentas.

- El módulo de cuentas por cobrar clientes, el cual se encuentra integrado al sistema de contabilidad, no ha sido habilitado para su uso, lo que evita mantener un control automatizado de las mismas.

- La entidad no cuenta con un auxiliar de cuentas por cobrar accionistas, lo que impide conocer los nombres y saldos deudores de ésta, por lo que no pudimos satisfacernos de su razonabilidad.

- Existe un monto pendiente de ser cobrado al Sr. Carlos Arias Santana, el cual viene de periodos anteriores, y sin embargo, la empresa no ha procedido a la creación de una provisión, a fin de enfrentar las altas posibilidades de que ésta no pueda ser recuperada.

- No existe una relación de cheques devueltos por cobrar, en la cual se pueda identificar los números de cheques, fecha, nombres de los deudores y lo montos adeudados, lo que facilitaría mantener un control adecuado de los mismos.

- El departamento de contabilidad no cuenta con una persona que se encargue de analizar y conciliar las cuentas por cobrar con los registros contables. La persona que está en el departamento realiza gestiones de cobros, lo cual es incompatible, ya que debería limitarse al registro y conciliación de las cuentas por cobrar con los registros contables.

RECOMENDACIONES:

- Se sugiere implementar una política de cuentas por cobrar para determinar a qué tiempo una cuenta por cobrar se considera incobrable, de esta manera poner en manos de abogados dichas cuentas y hacer el registro de lugar.

- Se recomienda implementar auxiliares, por clientes, para poder llevar mayor control de las cuentas por cobrar.

- Se debe segmentar las cuentas por cobrar en tres grupos, cuentas por cobrar clientes, cuentas por cobrar empleados y cuentas por cobrar accionistas.

- Se recomienda registrar, inmediatamente llegue a la empresa, el asiento de reverso de los cheques devueltos, para mantener actualizado las cuentas de los clientes. También, notificar a los clientes de la devolución de los cheques.

- Se sugiere segregar las funciones de gestión de cobros y la de registro, cuadre y conciliación de cuentas por cobrar. No debe ser la misma persona la que realiza la gestión de cobros y quien registre la cuentas por cobrar. Existen riesgos en ambas funciones que pueden afectar la fiabilidad de la información con la que trabaja el responsable.

Entendemos es importante que la gerencia de la empresa corrija oportunamente las situaciones indicadas precedentemente, lo cual contribuirá al fortalecimiento de los controles internos de las cuentas por cobrar.

3.- Inventarios.

Durante los días de visita a esta empresa observamos:

- En el área de almacén no se realizaba el conteo de las mercancías que llegan de los distintos suplidores, así como muchas las facturas se despachaban sin una salida de almacén y en ocasiones no se despachaban las cantidades completas de estas mercancías y no se realizaba ningún registro correspondiente.

Esto trae como consecuencia principal que la empresa maneje información que no es real y que esta utilice dicha información para la toma de decisiones o realizar actividades con base en información errónea. Además el no conteo de las existencias o de las mercancías que llegan a la empresa puede provocar que la empresa reciba menor cantidad de las mercancías compradas y esto crea un faltante de inventario o insuficiencia de inventario, lo que como su nombre lo indica, sin el inventario suficiente para vender no solo perdemos al cliente. No tener productos efectúa la concepción que el cliente tiene del negocio, el no contar con cierto producto provoca que los consumidores asistan a otro negocio.

Cuando las facturas se despachan sin su debida salid de almacén, esto provoca desorden en la empresa, ya que es un hecho que el desorden en el área de almacén o en el área de trabajo provoca grandes pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en almacén y comprar de más o bien simplemente no encontrar material que necesitamos y este pierda su vida útil.

- Observamos que al salir las mercancías del almacén o el personal que labora en esta área no se realizaba una inspección de los vehículos o personas que salían de esta área lo que provoca que se den casos como robos. Desafortunadamente, es usual que sean los mismos empleados o aun los clientes quienes lleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva al aumento de costos, por falta del debido control de estos.

- Además, en las visitas realizadas a la empresa, observamos que luego de en ocasiones presentarse insuficiencia de inventario el departamento de compras en momentos se centró en tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces incurriendo en exceso de materiales para la venta, trayendo como consecuencia el aumento de la merma y la disminución de la calidad de los productos que se ofrecen. También, con el tener exceso de inventario la empresa debe contratar créditos con proveedores y la recuperación del efectivo que sirve para pagar dichos créditos y gastos fijos de la empresa se dificulta.

- Observamos además que quienes realizaban los registros del inventario era el mismo personal que se encargaba del manejo de los inventarios lo que en un momento puede llamar a anomalías.

- No existen listados de inventarios de equipos y de otros inventarios, los cuales permitan conocer un detalle de éstos.

- El departamento de contabilidad no posee una relación de las mercancías en tránsito.

Entendemos es conveniente realizar un análisis de las situaciones antes mencionadas, las cuales permitan realizar los correctivos correspondientes a las partidas de inventarios, y en consecuencia, contribuyan al fortalecimiento de los controles internos aplicados en las mismas y a su adecuada presentación.

RECOMENDACIONES:

Para crear información precisa que será útil para aprovisionar el producto sin excesos y sin faltantes es importante que se tomen en cuenta los siguientes puntos:

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